KIA-kennistournee duurzaam informatiebeheer

ook in Den Haag drukbezocht
KIA-tournee 2018, Den Haag.
5 november 2018

Het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) organiseert in 2018 opnieuw een kennistournee door Nederland. Dit jaar is het thema Aan de slag met duurzaam informatiebeheer. De 2e bijeenkomst was op 25 oktober in het Provinciehuis in Den Haag. En ook hier zijn constructieve, waardevolle discussies gevoerd, ideeën geopperd en is informatie gedeeld. Allemaal over samenwerking tussen overheden en archieven ter verbetering van duurzaam digitaal archiveren. 

Dagvoorzitter Puck Huitsing ("Een betere samenwerking tussen archiefvormers en archiefinstellingen is noodzaak. Gebruik KIA daarvoor!") en VVD-archivaris Sylvia Bakker ("Duurzame toegankelijkheid is essentieel als je een zaak wil reconstrueren") leidden de dag in. Vervolgens nam Marianne Loef, archiefinspecteur provincie Noord-Holland, de deelnemers mee in de uitdagingen van de AVG. Een paar van haar waardevolle opmerkingen: "Neem als organisatie vooral passende beveiligingsmaatregelen, zoals regels rond wachtwoorden, het loggen van gegevens, etc." En: "Bijna de helft van de meldingen over datalekken gaat over papieren bestanden. Hou ook die bestanden goed in de gaten!"

Wat ontbreekt er?

Robbert Jan Hageman vertelde over innovatie bij het Nationaal Archief. Hij vroeg aan de zaal welke kennisproducten ontbraken of waar meer aandacht voor zou moeten zijn. Dit leverde een aantal kritische signalen en Q&A’s op, zoals:

  • Harmonisatie van de selectielijsten op een goed vindbaar platform. Nu doet elke overheid en instellingengroep het op zijn eigen manier.

Hier wordt al aan gewerkt. Er bestaat een overzicht van selectielijsten op de pagina ‘waardering en selectie’ op de website van het NA. Daarop staan selectielijsten van verschillende overheden. Maar je kunt enkel zoeken op lijstnamen, nog niet in de lijsten zelf. Dat gaan we verbeteren. 

  • De Omgevingswet komt er aan, die moet elke overheid op dezelfde manier hanteren. 

Ketenarchivering en vernietiging komen hier samen, hier moeten we zeker wat mee gaan doen.

Hand in eigen boezem

Erik Saaman van het Nationaal Archief hield een wervelende presentatie over ‘Archivering by design’. Overheden hebben inmiddels aandacht voor digitale archivering, er is veel bereikt op het punt van bewustwording. Men werkt digitaal en bewaart de informatie ook digitaal. Maar duurzame toegankelijkheid is vaak niet in orde. Aan wie ligt dat? Saaman stelt dat informatieprofessionals ook de hand in eigen boezem moeten steken. “Wij weten precies hoe archiveren werkt, maar niet zo goed hoe het werkproces van ambtenaren is ingericht.” Zijn dringende advies: “Denk niet vanuit de oplossing maar begin bij het goed begrijpen van het probleem en de omstandigheden in de primaire werkprocessen.”       

Tips voor de Archiefwet

Pieter van Koetsveld, ministerie OCW, lichtte de wijziging van de Archiefwet toe. En riep op wensen daarover te formuleren. Wat moet veranderen of juist niet? Het leverde de nodige reacties op. Een kleine greep: 

  • Neem de verplichting op om altijd een gemeentearchivaris te benoemen. Bij gemeenten waar een gemeentearchivaris is aangesteld zijn zaken veel beter op orde. Dat geldt ook voor het toezicht.
  • Neem ‘archiefbewustzijn’ in de wet op. Zie de AVG. Archiveren by design moet verplicht worden. 
  • Neem een boeteregeling op, dat werkt bij de AVG ook goed. 
  • Geef rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijker aan dan nu.       

Lees het volledige verslag op het kennisplatform Informatiehuishouding Overheden. Alle presentaties zijn daar terug te vinden.