In 2021 startte een team van het Waterschap Brabantse Delta met het opstellen van een thema-architectuur voor duurzame toegankelijkheid van informatie. Maar toen het Nationaal Archief in 2023 de eerste modules van het DUTO-raamwerk publiceerde, besloten ze (na nauwkeurig onderzoek) het raamwerk te gebruiken. Hiermee konden ze voldoen aan een standaard in de markt en grotendeels de hogere detaillering overnemen.
Aanpak: niet alles in één keer
Het implementeren van DUTO is geen eenvoudige opgave. En het hoeft ook niet in een keer. Het waterschap is daarom gestart met enkele kleinere ‘quick wins’ die zorgen voor meer grip op informatiebronnen binnen de organisatie.
Allereerst heeft het team alle applicaties in kaart gebracht en bepaald welke binnen DUTO vallen. Ook hebben ze DUTO onderdeel gemaakt van het vernieuwde informatievoorzieningsproces (IV-proces). Aanvragen voor nieuwe applicaties en systemen doorlopen een gestructureerde aanpak. Het team werkt volgens archiveren by design: duurzame toegankelijkheid wordt vanaf het begin meegenomen in het ontwerp van systemen en processen. Deze aanpak zorgt dat informatie ook in de toekomst vindbaar, leesbaar en betrouwbaar blijft.
Na enkele verkennende toepassingen van de DUTO-modeleisen bij kleinere applicaties, zijn de modeleisen toegepast op de inrichting van Microsoft 365 (M365). Informatiebeheer heeft onderzocht welke modeleisen moeten worden gerealiseerd. Interne en externe experts op het gebied van M365 hebben per eis de technische oplossing bepaald. Dit pakket wordt nu vertaald naar een inrichtingsplan en projectplan.
Hoe verder?
Volgens het team heeft het DUTO-raamwerk het waterschap direct al de praktische handvatten gegeven die ze zochten. De modeleisen zijn helder en eenvoudig toepasbaar. Hierdoor kunnen ze snel handelen bij nieuwe IV-initiatieven. De belangrijkste stappen voor de komende twee jaar zijn:
- Structurele inbedding in beleid, architectuur, processen, systemen én gedrag. De DUTO-modeleisen hebben zich bewezen als praktisch en toepasbaar. Om het DUTO-raamwerk succesvol te laten landen in de organisatie moet het vastgelegd worden als standaard in de organisatie. Dus worden verankerd in beleid, architectuur en processen. En uiteindelijk in systemen én gedrag. Informatiebeheer moet geen sluitpost zijn, maar een integraal onderdeel van elk project.
- Functioneel- en informatiebeheer. Om te bepalen welke functionaliteiten in het informatielandschap nodig zijn om het beleid rond duurzame toegankelijkheid goed uit te voeren, stelt het team een actuele en duidelijke thema-architectuur informatiebeheer op. De architectuur wordt regelmatig geëvalueerd en aangepast om actueel en bruikbaar te blijven.
- Risicogestuurd informatiebeheer. Het waterschap wil risicomanagement gebruiken om te bepalen welke maatregelen nodig zijn voor goed informatiebeheer. En toewerken naar een risico-classificatiemodel (laag, midden, hoog risico) met bijbehorende beheerregimes.
Geleerde lessen
Begin klein en leer al doende, adviseert het team. De complete implementatie van het raamwerk of een architectuur is niet nodig om te starten. Gebruik die onderdelen van het raamwerk die nu al toepasbaar zijn. En verbeter de aanpak op basis van ervaring en feedback.
DUTO-modeleisen zijn geen checklist, maar een denkkader, dus geen afvinklijst. Pas ze aan binnen de eigen context en gebruik ze om bewustwording te creëren. Koppel ze aan doelen zoals risicobeheersing, transparantie of compliance.
Integreer DUTO in bestaande processen; intakeprocessen, architectuur, inkoop en risicomanagement. Gebruik bestaande middelen en koppel DUTO aan instrumenten zoals metadata-beleid, lifecyclemanagement en classificatiesystemen.
Risicoanalyse is een krachtige ingang. Door te werken met risicogestuurd informatiebeheer kunnen organisaties de modeleisen toepassen waar dit nodig is. En op een passend niveau. Gebruik een risico-classificatiemodel met bijbehorende beheerregimes om het informatiebeheer realistisch en uitvoerbaar te houden.
Gebruik het eigen netwerk en leer van elkaar. Dit helpt om stappen te zetten en keuzes te maken. Alle organisaties kennen grote uitdagingen in het informatiedomein. En er bestaat niet één oplossing. Kies de implementatiepatronen die passen bij het applicatielandschap en volwassenheid van de eigen organisatie.
Dit bericht is gebaseerd op een artikel op KIA Community van Niek Duijf, Waterschap Brabantse Delta.
