Wanneer organisaties met elkaar samenwerken rijst de vraag of een gezamenlijke selectielijst (ook wel ketenselectielijst) een goed idee is. Dat zou een oplossing zijn voor problemen met waardering en selectie in de keten. Maar is dat ook zo? Of creëer je mogelijk nieuwe problemen? Sluit een gezamenlijke selectielijst eigenlijk wel aan bij de inrichting van de samenwerking? (Let wel: het gaat hier niet over een koepelorganisatie die gemandateerd is om een gezamenlijke selectielijst op te stellen. Voor meer informatie hierover kun je de handreiking Waardering en selectie raadplegen.)
Om dit inzichtelijk te maken leggen we uit wanneer een ketenselectielijst zinvol is. En wat de uitgangspunten moeten zijn om deze op te stellen. We raden daarbij aan om altijd eerst in overleg te gaan met het Nationaal Archief. Of met de koepelorganisatie waar jouw organisatie bij is aangesloten: VNG, IPO of UvW. De antwoorden op onderstaande vragen zijn een richtlijn voor het gesprek.
Uitgangspunten voor een gezamenlijke selectielijst in een keten
- Het moet duidelijk zijn wat de reikwijdte is van de gezamenlijke selectielijst; op welke categorieën van informatieobjecten is de selectielijst van toepassing? Een informatieobject kan enkel onder één selectielijst vallen.
- Een gezamenlijke selectielijst voor een samenwerking bestaat naast de selectielijst van de organisatie.
- Een selectielijst vloeit voort uit het zorgdragerschap van de organisatie(s). Het zorgdragerschap kan niet door een selectielijst worden overgedragen.
Eerst moet duidelijk worden welk probleem een gezamenlijke selectielijst moet oplossen. Problemen die mogelijk oplossen met een gezamenlijke selectielijst zijn bijvoorbeeld:
- Onuitvoerbaarheid van de waardering van categorieën binnen de selectielijsten van de verschillende ketenpartners. Met een gezamenlijke selectielijst kun je bewaartermijnen eenmalig aan elkaar gelijk stellen. Hierdoor kun je beslisregels eenvoudiger toepassen. En daadwerkelijk vernietigen.
- Processen die niet worden benoemd binnen selectielijsten van de ketenpartners. Bijvoorbeeld PIOFACH-processen of interne processen van een informeel samenwerkingsverband. Door deze processen vast te leggen in een gezamenlijke selectielijst is de informatie uit die processen eenvoudiger te beheren. Anders kun je te maken krijgen met verschillende termijnen vanuit verschillende selectielijsten. Dit is een obstakel voor het beheer.
Een gezamenlijke selectielijst past bij sommige vormen van samenwerking beter dan bij andere. Daarbij volgen we de implementatiepatronen zoals die in module Implementatiepatronen in de keten zijn omschreven.
- Patroon Silo's geeft geen goede basis voor een gezamenlijke selectielijst. Iedereen richt namelijk de archivering zelfstandig in.
- Patroon Applicatie levert DUTO-functies geeft al een redelijke basis voor een gezamenlijke selectielijst. Uit gesprekken moet dan volgen of het handig is.
- Patroon Centrale applicatie geeft een goede basis om te onderzoeken of een gezamenlijke selectielijst een probleem kan oplossen. Uit gesprekken moet dan volgen of een gezamenlijke selectielijst handig is.
Om tot een gezamenlijke selectielijst te komen is een mandaatconstructie nodig. Hiermee moeten alle ketenpartners instemmen. Hoe dat proces eruit ziet en wat erbij komt kijken, kun je terugvinden bij het Kenniscentrum voor Beleid en Regelgeving. Het kenniscentrum omschrijft onder andere de voorwaarden en regels. En heeft ook een handreiking over mandatering geschreven.