Inrichten implementatiepatronen
Het DUTO-raamwerk maakt gebruik van implementatiepatronen. Deze geven in hoofdlijnen ontwerpvarianten weer waar DUTO-functies en -processen in het applicatielandschap worden ingericht. Het DUTO-raamwerk onderscheidt de volgende vijf DUTO-processen:
- registreren;
- bewaren;
- migreren;
- vernietigen;
- ter beschikking stellen.
Per proces moeten functies worden ingericht. In totaal zijn er zestien DUTO-functies. Dit zijn generieke functies voor alle DUTO-processen, zoals metagegevensbeheer en toegangsbeheer. En specifieke functies voor specifieke DUTO-processen, zoals publicatie voor ter beschikking stellen en bevriezing voor bewaren.
Het DUTO-raamwerk heeft een opzet die in de eerste plaats toepasbaar is binnen organisaties. In deze module gaat het om de ketencontext. En moet nog meer rekening gehouden worden met de concrete behoeften die ook buiten de organisatie spelen. Deze module is dan ook een aanvulling op het DUTO-raamwerk.
Voor ketens zijn de implementatiepatronen uit het DUTO-raamwerk gebruikt om tot de volgende patronen te komen:
- silo’s;
- applicatie levert DUTO-functies;
- centrale applicatie.
Welk implementatiepatroon past bij mijn informatieketen?
Om DUTO te implementeren in een ketensamenwerking onderscheiden we drie patronen. Zie tabel. In de rechterkolom staan de implementatiepatronen uit het DUTO-raamwerk. De implementatiepatronen zijn hier een doorvertaling van.
| Situatie | Patroon Keten | Patroon DUTO-raamwerk |
|---|---|---|
| Maakt elke organisatie in de informatieketen gebruik van eigen applicaties? En zijn er vooraf afspraken gemaakt over het uitwisselen van informatie tussen de organisaties, zonder het gebruik van een centrale voorziening? | Het patroon silo’s past het beste bij jouw informatieketen. | DUTO-functies in vak-/ taakapplicatie (één specifieke vakapplicatie). |
| Wordt gebruik gemaakt van een centrale voorziening, informatieknooppunt of shared service? | Het patroon applicatie levert DUTO-functies past het beste bij jouw informatieketen. | DUTO-functie in aparte applicatie met een applicatieservice (een generieke applicatie levert DUTO-functionaliteit aan een of meer specifieke vakapplicaties). |
| Maakt de gehele informatieketen gebruik van één applicatie voor het uitvoeren van het werkproces? | Het patroon centrale applicatie past het beste bij jouw informatieketen. | DUTO als bedrijfsdienst of -voorziening (een bundeling van diensten ondersteunt het bedrijfsproces). |
Wanneer je begint met de inrichting van een informatiesysteem voor een informatieketen moet het patroon goed aansluiten bij de mogelijkheden en verwachtingen binnen de ketensamenwerking.
Wanneer organisaties met elkaar samenwerken in ketens, dragen ze bij aan het opleveren van een ketenproduct of -dienst. Deze zijn algemeen geformuleerd. Een voorbeeld is dat de strafrechtketen het ketenproduct veiligheid oplevert. En de keten voor sociale zekerheid het ketenproduct bestaansminimum (bron: Grijpink). De ketenpartners leveren hun bijdrage via een deelproces. Deze deelprocessen leveren dan ook weer deelproducten op. Een ketenproces bestaat in dit geval eigenlijk niet, maar bestaat uit een keten van processen.
Op de afbeelding is te zien dat een ketenproces bestaat uit verschillende deelprocessen. Als voorbeeld in dit plaatje bestaat het ketenproces uit drie deelprocessen. Het ketenproces leidt tot een ketenproduct of -dienst.
Elke organisatie richt zijn eigen applicatielandschap in aan de hand van de DUTO-processen en DUTO-functies. Dat betekent dat elke organisatie de eigen applicatie(s) inricht met het DUTO-raamwerk. De nadruk voor de inrichting van de keten ligt op de uitwisseling van informatie.
Op de afbeelding is te zien dat een ketenproces bestaat uit verschillende deelprocessen. Als voorbeeld in dit plaatje bestaat het ketenproces uit drie deelprocessen. Het ketenproces leidt tot een ketenproduct of -dienst.
In deze afbeelding staat elk deelproces door middel van een streep in verbinding met een blok. Elke streep staat voor het leveren van ondersteuning aan het deelproces. In elk blok staan dezelfde onderdelen. Elk blok staat voor een overheidsorganisatie. En binnen het blok dat een overheidsorganisatie voorstelt staat een applicatielandschap. Met daarin twee bolletjes van verschillende kleur. Eén bolletje staat voor de DUTO-processen en één bolletje staat voor de DUTO-functies. Tussen de blokken die de overheidsorganisaties voorstellen staat een pijl twee kanten op die de uitwisseling van gegevens tussen de overheidsorganisaties voorstelt.
Aandachtspunten bij implementatie
Aangezien de organisaties met dit patroon geen directe toegang hebben tot elkaars informatie, ligt de nadruk hier op de gegevensuitwisseling tussen de ketenpartners. Om ervoor te zorgen dat die uitwisseling op een veilige, betrouwbare en gestroomlijnde manier gebeurt is het volgende nodig:
- het inrichten van koppelvlakken en aansluitingen tussen systemen;
- standaarden en protocollen voor gegevensuitwisseling;
- vastleggen van aansluitvoorwaarden;
- vastleggen van beheer van koppelvlakken, standaarden, protocollen en aansluitvoorwaarden;
- vastleggen van uniforme procesafspraken en afstemmen over gegevensverwerking.
Elke organisatie richt zijn eigen applicatielandschap in aan de hand van de DUTO-processen en DUTO-functies. Maar niet alle DUTO-functies zitten in de applicaties. Een of meerdere functies worden namelijk aangeboden aan de organisatie vanuit een generieke voorziening die voor de keten is ingericht.
De generieke voorziening levert de DUTO-functie als een service aan de organisaties in de ketensamenwerking. Denk daarbij aan een generieke voorziening waarin gegevensverzamelingen worden opgeslagen of ingewonnen (DUTO-functie: opslag en inwinning) en beheerd (DUTO functie: opname) en daarna gedistribueerd (DUTO-functie: uitwisseling) aan de ketenpartners.
Op de afbeelding is te zien dat een ketenproces bestaat uit verschillende deelprocessen. Als voorbeeld in dit plaatje bestaat het ketenproces uit drie deelprocessen. Het ketenproces leidt tot een ketenproduct of -dienst.
Onder dit blok staat een blok dat staat voor een beheerorganisatie. Die staat via pijltjes in verbinding met de deelprocessen. In het blok van de beheerorganisatie staat een applicatielandschap. Met daarin een bolletje dat de DUTO-functies voorstelt. Met de pijltjes wordt aangegeven dat het applicatielandschap DUTO-functies levert aan de deelprocessen.
Ook staat het blok van de beheerorganisatie in verbinding met drie blokken eronder. Deze blokken staan voor de overheidsorganisaties. In elk blok staan dezelfde onderdelen. Elk blok staat voor een overheidsorganisatie. En binnen het blok dat een overheidsorganisatie voorstelt staat een applicatielandschap. Met daarin twee bolletjes van verschillende kleur. Eén bolletje staat voor de DUTO-processen en één bolletje staat voor de DUTO-functies.
Aandachtspunten bij implementatie
De specifieke DUTO-functies in de generieke voorziening moeten eenmalig worden ingericht. Dit betekent dat voor bovenstaand voorbeeld niet nogmaals de opslag wordt geregeld voor dezelfde gegevens in een eigen applicatie. We geven nog vijf andere aandachtspunten voor de inrichting mee.
- Leg duidelijk vast wie op welk moment bij welke informatie kan die vanuit de gemeenschappelijke voorziening beschikbaar wordt gesteld.
- Creëer een duidelijk overzicht van de informatiestromen tussen de organisaties. En tussen de organisaties en de gemeenschappelijke voorziening.
- Geef antwoord op de vraag hoe de organisaties de informatie gebruiken. Dit helpt bij het nemen van besluiten.
- Maak afspraken met de beheerorganisatie van de applicatie die de DUTO-functies levert. Deze beheerorganisatie hoeft geen onderdeel van de samenwerking te zijn. Bijvoorbeeld een organisatie als Justitiële Informatiedienst (Justid). Denk hierbij aan afspraken over procedures en een exitstrategie.
- Zorg voor duidelijke werkinstructies en houd deze up-to-date.
De DUTO-functies en DUTO-processen worden binnen één applicatielandschap ingericht. Dus niet per organisatie, maar eenmalig in één applicatielandschap. Een voorwaarde hierbij is dat het een lange-termijnsamenwerking betreft. Er is namelijk commitment nodig vanuit alle samenwerkingspartners om de applicatie in te richten en te beheren. Alle DUTO-functies moeten namelijk vooraf, by design, afgestemd worden op de werking van de gehele keten en alle ketenpartners.
Binnen zo’n gezamenlijk applicatielandschap moet wel een tenantstructuur ingericht worden. Elke organisatie heeft dan een eigen ‘gedeelte’ heeft binnen de applicatie. Dit is nodig om de verschillende administraties van elkaar te scheiden.
Op de afbeelding is te zien dat een ketenproces bestaat uit verschillende deelprocessen. Als voorbeeld in dit plaatje bestaat het ketenproces uit drie deelprocessen. Het ketenproces leidt tot een ketenproduct of -dienst.
Onder het blok van het ketenproces staat een ander blok. Dit blok staat in verbinding met het ketenproces door middel van pijl. In dit blok staat een beheerorganisatie die een applicatielandschap beheert. In het applicatielandschap staan drie blokken van overheidsorganisaties met daarin een symbool van een database. Dit stelt de verschillende tenants voor binnen het applicatielandschap. Daarnaast staat in het applicatielandschap ook twee bolletjes van verschillende kleuren. Deze staan voor de DUTO-processen en de DUTO-functies.
Aandachtspunten bij implementatie
Bij een gezamenlijk applicatielandschap waarin alle deelprocessen zich afspelen komt minder nadruk te liggen op gegevensuitwisseling tussen verschillende beheersystemen. Binnen deze constructie is het belangrijker om na te kunnen gaan onder wiens verantwoordelijkheid de keteninformatie eigenlijk valt. Zodat de uiteindelijke zorgdrager DUTO-functies zoals vernietiging of overbrenging kan uitvoeren. We benoemen vier aandachtspunten.
- Maak een overzicht van informatiestromen aan de hand van de verschillende tenants van de centrale applicatie.
- Regel applicatie-, technisch en functioneel beheer in voor de centrale applicatie. Beleg dit duidelijk bij professionals in de partnerorganisaties.
- Zorg voor een duidelijke administratieve scheiding tussen de partnerorganisaties. Dit kan bijvoorbeeld met metagegevens.
- Maak afspraken met de beheerorganisatie van de centrale applicatie. Deze beheerorganisatie hoeft geen onderdeel te zijn van de informatieketen. Denk hierbij aan afspraken over procedures en een exitstrategie.