Belang van waardering en selectie in de keten
Keteninformatie is een belangrijke basis voor een goede samenwerking binnen een keten. Die keteninformatie moet ook worden gewaardeerd en geselecteerd. Afspraken hierover leggen we vast in selectielijsten. De selectielijst moet aansluiten bij de ketensamenwerking. Anders kan dit negatieve gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering: onduidelijkheid waar het zorgdragerschap ligt, het te vroeg vernietigen van informatie en vernietiging van informatie die (nog) bewaard had moeten worden. Daarnaast is het van belang dat de selectielijst ook daadwerkelijk wordt toegepast. Alleen dan kan op een juiste manier worden vernietigd en overgebracht.
Doel en doelgroep
Deze module richt zich enerzijds op de opstellers van selectielijsten en anderzijds op de informatieprofessionals die de selectielijsten toepassen in de keten.
Deze module beschrijft waar je op moet letten bij het opstellen en toepassen van een selectielijst als je samenwerkt in een keten. Op welke momenten moet je extra stappen zetten om goed aan te sluiten op de selectielijsten van de ketenpartners in jouw keten? Wanneer je te maken hebt met een bestaande selectielijst die niet goed aansluit op de keten moet je daarop kunnen inspelen. Daarom laat de module ook zien welke scenario’s voor handen zijn om waardering en selectie alsnog toe te passen.
Gebruik van deze module
Deze module kan dus gebruikt worden wanneer een overheidsorganisatie aan de slag gaat met een selectielijst én samenwerkt in ketens. Twee scenario’s zijn mogelijk. We werken beide verder uit.
- Het opstellen van een selectielijst voor de organisatie
- Een gezamenlijke selectielijst voor de samenwerking
Mogelijke graadmeters voor welk scenario van toepassing is op jouw organisatie:
| Scenario | Graadmeters |
|---|---|
| Selectielijst apart voor elke organisatie in de samenwerking. |
|
| Gezamenlijke selectielijst voor alle organisaties in de samenwerking. |
Dit punt wordt op de pagina verder uitgewerkt. |
Wanneer aan de slag met waardering en selectie in de keten?
Hierbij pas je het principe van archiveren by design toe. Vanaf het moment dat ketenpartnres afspraken maken over het opzetten van een ketensamenwerking, moeten ze waardering en selectie bespreken. Als je mogelijke risico’s rond het vernietigen en bewaren van informatie vooraf niet kunt identificeren, kan dit in de toekomst problemen veroorzaken. Dit staat ook in de eindrapportage van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed over archivering en ketensamenwerking. Wanneer je achteraf een oplossing voor waardering en selectie moet bedenken, zorgt dit voor complexe oplossingen waarvan de implementatie een lange doorlooptijd heeft. Denk bijvoorbeeld aan het achteraf toekennen van bewaartermijnen.