Nu 2030 dichterbij komt, zien we dat het waarderen, selecteren en overbrengen van overheidsinformatie onder toenemende druk staat. Dit door de snelheid waarmee digitale ontwikkelingen en de maatschappelijke reactie daarop elkaar opvolgen. In Od-magazine brengt Aleid Overbeeke, senior adviseur waardering en selectie bij het Nationaal Archief, enkele vraagstukken onder de aandacht.
Fluïde informatie
De overheid is gewend aan waarderen van informatie op werkprocesniveau. Bijvoorbeeld: het geven van gevraagd of ongevraagd advies. Het waarderen van zo’n proces is niet ingewikkeld. Op basis van gestelde criteria worden adviezen bewaard of na een periode vernietigd. We krijgen echter steeds vaker te maken met informatie die fluïde is; continu wordt bijgewerkt met nieuwe data. Zoals het bewerken van gegevens voor statistisch onderzoek. Of het inwinnen en opslaan van meteorologische, oceanische en andere geofysische data. Hoe waarderen overheidsorganisaties deze informatie?
Toenemende aandacht persoonsgegevens
Door de digitalisering komt de overheid vaker in aanraking met persoonsgegevens die worden verwerkt in registratiesystemen. Denk aan de rechtspraak, de Raad voor de Kinderbescherming, de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Deze systemen bevatten vaak bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens. Door de toenemende aandacht voor de bescherming van persoonsgegevens wordt in toenemende mate van overheidsorganisaties verwacht de persoonsgegevens apart te waarderen. Persoonsgegevens staan echter zelden op zichzelf, maar zijn meestal onderdeel van documenten en datasets. Hoe lossen we dat op?
Diverse methodieken
Waardering en selectie van overheidsinformatie gebeurt aan de hand van de handreiking Waardering en selectie. Deze handreiking richt zich in eerste instantie op het waarderen van werkprocessen. Maar biedt ook handvatten voor het beoordelen van digitale informatievormen zoals (basis)registraties. Welke informatie uiteindelijk wordt bewaard of vernietigd leggen organisaties vast in een selectielijst. Tegenwoordig is het ook mogelijk om aparte selectielijsten op te stellen, bijvoorbeeld specifiek voor e-mail. Dan wordt niet meer op werkprocesniveau gewaardeerd, maar volgens de sleutelfunctionarismethode. Dit is een geheel andere benadering. De ontwikkelingen gaan echter ontzettend snel. Zo vallen ook andere digitale uitingen van de overheid – zoals berichten op Instagram, LinkedIn en X – onder de Archiefwet en moeten dus ook worden meegenomen in het selectieproces. Weer een knelpunt erbij.
Kortere overbrengingstermijn
In aanloop naar de nieuwe Archiefwet wordt de overbrengingstermijn verkort van twintig naar tien jaar. Hoe recenter de informatie, hoe gevoeliger die vaak is. Dit leidt tot extra terughoudendheid om archieven volledig over te dragen. Ondanks het feit dat de regels voor het beperken van openbaarheid duidelijk zijn vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan bedrijfsinformatie die mogelijk interessant is voor concurrenten. Opnieuw de vraag: hoe waarderen we dat?
2030
De nieuwe waarderingsmethodiek in de handreiking Waardering en selectie is een solide basis om overheidsinformatie te waarderen. Er wordt rekening gehouden met belangen van de organisatie, de burger én het cultureel erfgoed. En het is mogelijk om meerdere selectielijsten naast elkaar te hebben voor meerdere vormen van informatiedragers.
Maar de ontwikkelingen gaan veel sneller dan de overheid in de praktijk kan bijhouden. Het wordt steeds meer een gepuzzel om alle vormen van informatie (data), de verschillende belangen (privacy en openbaarheid) en uitdagingen rond context (verschillende lijsten naast elkaar) op een zorgvuldige manier te waarderen en alle belangen in balans te houden.
Integrale aanpak
De oplossing voor alle beschreven knelpunten is, volgens Overbeeke, een integrale aanpak voor waarderen en selecteren, overheidsbreed. En een commissie die zich op structurele wijze richt op de ontwikkelingen rondom de waardering en selectie van overheidsinformatie. Zo kunnen we binnen de overheid de waardering-en-selectie-aanpak stroomlijnen. Dit voorkomt het ontstaan van versnipperde of ad-hocoplossingen. Het resultaat is een waarderingsmethodiek die toekomstbestendig blijft.
Lees hier het volledige artikel Hoe waarderen we dat? in Od-magazine. Het artikel is een vervolg op een eerdere publicatie in Od-magazine: Wat willen we bewaren? Een veranderend perspectief.
