Bij veel organisaties komt archivering pas ter sprake als een systeem al is ingericht, een project bijna is afgerond of informatie lastig terug te vinden blijkt. Maar wat nou als je de vraag veel eerder stelt: hoe zorg je dat informatie ook over tien of twintig jaar nog toegankelijk, betrouwbaar en bruikbaar is? Precies die vraag stelde Wouter Raaijmakers, informatieadviseur van het team Documentaire informatievoorziening (DIV), bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).
Nog voordat Wouter aan de slag ging met duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (DUTO), zag hij dat archief- en informatiebeheer bij de overheid vaak achteraan in een proces werd ingevlogen. Terwijl beslissingen over systemen, processen en digitale informatie dan al grotendeels waren genomen. Dat moest anders.
Met hulp van het DUTO-raamwerk ontwikkelde hij samen met collega’s in én buiten het informatievakgebied een eigen aanpak: de DUTO IV-impact Assessment, kortweg DIVA. Het is een praktische toets, waarmee je nieuwe systemen en applicaties direct kunt toetsen op archivering en informatiebeheer. Volgens Wouter komt duurzame toegankelijkheid op die manier waar het hoort: aan de ontwerptafel.
Een raamwerk dat richting geeft
Toen Wouter in zijn vakgebied begon, kwam hij al gauw in aanraking met het DUTO-raamwerk. Het was duidelijk een bruikbaar kompas. Maar het riep ook een vraag op: hoe vertalen organisaties het raamwerk naar hun eigen praktijk? 'Het DUTO-raamwerk gaf ons richting. Het bood niet zozeer een kant-en-klare oplossing, maar vooral een gemeenschappelijke taal om over duurzaam toegankelijke overheidsinformatie te praten', vertelt Wouter.
De uitdaging was vervolgens om die vertaalslag zelf te gaan maken voor de NVWA. Dat was geen eenvoudige opgave. Wouter legt uit: 'Bij de NVWA werken we aan zeven publieke belangen, van voedselveiligheid en productveiligheid tot het ontmoedigen van alcohol- en tabaksgebruik. Met ruim 4.000 collega's produceren en verwerken we elke dag enorme hoeveelheden informatie. Hoe zorg je dat al die informatie geordend en toegankelijk wordt beheerd én hoe neem je collega’s daarin mee?'
'Met ruim 4.000 collega’s produceren en verwerken we elke dag enorme hoeveelheden informatie.'
Voor de NVWA betekende dit dat Wouter duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie naar de ontwerptafel moest brengen. Daar waar zijn collega’s daadwerkelijk systemen ontwikkelen, processen ontwerpen en applicaties inkopen. De DIVA staat namelijk niet op zichzelf. De NVWA werkte de afgelopen jaren aan een organisatiebreed actieplan om grip te krijgen op veranderingen in de informatievoorziening, zoals de introductie van nieuwe applicaties en systemen. Hét moment om met de DIVA ook archivering en informatiebeheer een vaste plek in dat proces te geven. Door mee te denken bij de aanschaf van software, een intern ontwikkeltraject of een systeemwijziging.
Van theorie naar een gesprek aan tafel
Terwijl zijn team zocht naar een manier om archief- en informatiebeheer eerder aan tafel te krijgen, zag Wouter hoe andere disciplines hun plek aan tafel hadden vormgegeven. Zo zijn in veel organisaties privacyvraagstukken inmiddels stevig verankerd in verandertrajecten. Daarvoor wordt vaak gebruikgemaakt van een data protection impact assessment (DPIA): een vaste toets waarmee je privacy vanaf het begin in projecten kunt meenemen. 'De DPIA kennen we allemaal, maar toen dacht ik: waarom hebben we dan niet iets vergelijkbaars voor archief- en informatiebeheer? We willen allemaal dat informatie duurzaam toegankelijk blijft, maar er is geen vaste manier of een vast moment waarop we daarover het gesprek voeren.'
Samen met collega’s van de beleidsafdeling en de uitvoering bracht Wouter de 89 modeleisen van DUTO terug naar een set van 15 praktische aandachtspunten die aansluiten bij de praktijk van de NVWA. Dat vormde de basis voor de ontwikkeling van de DIVA. Geen controle-instrument dat achteraf beoordeelt of alles goed is gegaan, maar een hulpmiddel om vroegtijdig de juiste vragen te stellen. Vragen over bewaren, vernietigen, migreren en het toegankelijk houden van informatie werden daarmee onderdeel van gesprekken die toch al werden gevoerd. 'Het doel is niet om mensen extra werk te geven. We wilden een manier vinden om informatiebeheer op een natuurlijke manier onderdeel te maken van bestaande processen.'
Niet meer vanaf de zijlijn
De DIVA veranderde vooral de manier waarop het gesprek over informatiebeheer werd gevoerd. Projectteams vullen zelf de eerste helft van een formulier in. Daarna zitten ze samen met een informatieadviseur, vullen ze de rest gezamenlijk in en gaan ze in gesprek over de uitkomsten en de onderliggende businesscase. Welke informatie ontstaat er in een systeem? Hoelang moet die beschikbaar blijven? Kan informatie worden vernietigd als dat nodig is? En wat betekent dat voor de inrichting van een applicatie?
Door die vragen een structurele plaats te geven in het proces, ontstaat meer inzicht in de eisen die je vanuit archivering en informatiebeheer aan een systeem stelt. Tegelijkertijd krijgen projectteams de ruimte om uit te leggen welke keuzes zij maken en waarom. Het gesprek verschuift daarmee van een losse adviesvraag naar een gezamenlijke afweging.
'Geen controle-instrument dat achteraf beoordeelt of alles goed is gegaan, maar een hulpmiddel om vroegtijdig de juiste vragen te stellen.'
Volgens Wouter zit daarin misschien wel de grootste winst. DUTO en de DIVA zorgen ervoor dat informatiebeheer niet langer een onderwerp is voor een kleine groep specialisten. Het wordt een gezamenlijke verantwoordelijkheid van iedereen die betrokken is bij de verandering en innovatie van de informatievoorziening. 'Het gaat er niet om dat wij achteraf controleren of iets goed of fout is', zegt Wouter. 'Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie realiseer je niet alleen. De DIVA is een instrument door én voor de product owners, business analisten, business owners en informatiemanagers. We werken samen om het werk van onze inspecteurs uiteindelijk makkelijker te maken.'
Een voorbeeld, geen blauwdruk
De aanpak van de NVWA trekt inmiddels ook de aandacht van andere organisaties. Regelmatig krijgt Wouter vragen over de DIVA en de manier waarop de NVWA een vertaling van de modeleisen uit het DUTO-raamwerk heeft toegepast. Toch is het volgens hem niet de bedoeling dat andere organisaties de aanpak klakkeloos overnemen. 'Wat voor ons werkt, hoeft niet automatisch voor een andere organisatie te werken. Iedere organisatie heeft haar eigen systemen, processen en uitdagingen. De kracht zit juist in het durven maken van die vertaalslag.'
Dat is volgens hem ook precies de waarde van het DUTO-raamwerk. Het raamwerk schrijft niet voor hoe organisaties moeten werken, maar biedt een stevig fundament waarop organisaties verder kunnen bouwen. Voor de een leidt dat misschien tot een impact assessment, voor een ander tot een andere aanpak. Zolang het gesprek over duurzaam toegankelijke overheidsinformatie maar op tijd wordt gevoerd.
Gewoon beginnen
Met de komst van de nieuwe Archiefwet verwacht Wouter dat duurzaam toegankelijke overheidsinformatie steeds nadrukkelijker onderdeel wordt van verandertrajecten. Daarnaast is het volgens hem sowieso een uitgelezen moment om het belang van archief- en informatiebeheer nog eens onder de aandacht te brengen. Daarom waarschuwt hij: blijf niet wachten op de perfecte aanpak. 'Wij zijn ook niet begonnen met een uitgewerkt eindbeeld. We zagen een vraagstuk in de praktijk en zijn met collega’s uit allerlei hoeken van de organisatie gaan kijken hoe we dat konden oplossen. Vervolgens hebben we stap voor stap gebouwd aan iets dat voor onze organisatie werkt.'
'We hebben het raamwerk naar onze eigen situatie vertaald en keuzes durven maken.'
De belangrijkste les die hij andere organisaties wil meegeven? Niet dat zij precies dezelfde route moeten volgen, maar dat het dus goed mogelijk is om vanuit het DUTO-raamwerk een aanpak te ontwikkelen die past bij de eigen praktijk. En daarvoor heb je de durf nodig om gewoon te beginnen. 'We zijn best brutaal geweest', vertelt Wouter. 'We hebben het raamwerk naar onze eigen situatie vertaald en keuzes durven maken.'
