1.04.02 Inventaris van het archief van de Verenigde Oost-Indische Compagnie (VOC), 1602-1795 (1811)

Download inventaris als:PDF|XML Download inventaris Download inventaris
Sluiten
Taalgebruik in onze archieven Taalgebruik in onze archieven

Op onze website kunt u archieven doorzoeken met behulp van inventarissen (beschrijvingen van archieven, ook wel toegang genoemd). Deze inventarissen zijn vaak net zo oud als de archieven zelf. De mogelijkheid bestaat dat u woorden tegenkomt die vroeger gewoon waren, maar nu als kwetsend, racistisch of discriminerend ervaren worden.

Het Nationaal Archief onderzoekt momenteel de mogelijkheden om dit taalgebruik in inventarissen aan te passen, te verklaren of te voorzien van hedendaagse alternatieven.

Ik heb het begrepen

Zoekhulpen bij dit archief

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer

F.S. Gaastra
Introduction in English .

1. Inleiding

De in 1602 opgerichte Verenigde Oostindische Compagnie (VOC) is van alle handelscompagnieën uit de zeventiende en achttiende eeuw ongetwijfeld de meest succesvolle geweest. De VOC slaagde er spoedig na haar oprichting in de Portugezen, die al een eeuw eerder hun handelsimperium in Azië gevestigd hadden, ver terug te dringen en als mededinger in de Europees-Aziatische handel nagenoeg uit te schakelen. De voornaamste concurrent van de VOC, de in 1600 in Londen gevormde East India Company (EIC), ontbrak het aanvankelijk aan financiële draagkracht, organisatorisch vermogen en steun van de overheid om voldoende tegenspel te bieden aan de Nederlandse Compagnie. Pas aan het einde van de zeventiende eeuw werd de EIC een werkelijk geduchte concurrent, die vervolgens in de loop van de achttiende eeuw de VOC op verschillende terreinen voorbij zou streven. Toch bleef de VOC als handelsorganisatie tot aan het einde van haar bestaan in 1800 de grootste van de Aziatische compagnieën.
Zie bijvoorbeeld de cijfers over de scheepvaart van de Nederlandse Oostindische compagnieën in J.R. Bruijn, F.S. Gaastra en I. Schöffer, ed., Dutch-Asiatic Shipping in the 17th and 18th Centuries. Rijks geschiedkundige publicatiën, grote serie 165-167 (3 delen; Den Haag 1979 en 1987), met name deel II en III.
Voor de snelle groei van de Nederlandse Compagnie is een aantal factoren aan te wijzen. Allereerst verschafte de kapitaalrijkdom in de Republiek de VOC een forse voorsprong. De VOC kon daardoor de kostbare militaire operaties financieren die nodig waren om het wereldmonopolie op de handel in fijne specerijen te verwerven. De verovering van de Banda-eilanden in 1622 gaf de Compagnie het monopolie in nootmuskaat en foelie. Meer tijd kostte de verwerving van het monopolie in kruidnagelen. Door vernietiging van kruidnagelbomen op diverse eilanden in de Molukken slaagde de VOC erin de teelt van deze specerij op Ambon te concentreren. De verovering van Makassar in 1667 bracht de laatste haven waar Europese en Aziatische kooplieden 'gesmokkelde' - dat wil zeggen de buiten de VOC om aangevoerde - kruidnagelen konden opkopen, in handen van de VOC. Het monopolie in de kaneelhandel tenslotte werd verkregen door de verdrijving van de Portugezen van Ceylon. Die geschiedde in twee fasen: tussen 1627 en 1642 en van 1654 tot 1658.
De activiteiten van de VOC betroffen niet alleen het vervoer van Aziatische produkten naar de Europese markten. De VOC slaagde erin om in Indië (zoals het gehele handelsgebied van de Compagnie indertijd werd genoemd) kapitaal te accumuleren om een handelsnetwerk tussen de diverse factorijen op te bouwen. Deze intra-Aziatische handel heeft de Compagnie gedurende de zeventiende en achttiende eeuw grote inkomsten bezorgd. Tussen circa 1635 en 1690 waren deze inkomsten groter dan de uitgaven; het Indisch bedrijf van de VOC maakte toen dus winst en daarvan profiteerde ook het bedrijf in Nederland. Bovendien had de Nederlandse Compagnie vanaf 1639 als enige Europese handelaar toegang tot Japan. Deze handelsbetrekking was in de zeventiende eeuw zeer winstgevend en bood de Compagnie de gelegenheid om goedkoop zilver te verwerven. Alle Europese kooplieden in Indië hadden zilver nodig om textiel in India en peper in de Indonesische Archipel te kopen. De VOC kon door haar 'Japanse connectie' in de zeventiende eeuw met een betrekkelijk geringe zilveruitvoer uit Europa volstaan.
Aan het einde van de zeventiende eeuw nam de handel en scheepvaart tussen Europa en Indië sterk in omvang toe. Textiel uit India, koffie uit Arabië en later ook uit Java en thee uit China veroverden de Europese markt. Deze groei van de handel was algemeen; ook andere Europese compagnieën profiteerden ervan. De VOC verloor gaandeweg haar unieke positie. Het monopolie in de fijne specerijen werd relatief van minder belang. De inkomsten uit de intra-Aziatische handel wogen niet langer op tegen de mede onder invloed van de kosten van bestuur hoog opgelopen uitgaven. Het gevolg was dat het Indisch bedrijf van de VOC in de achttiende eeuw jaar op jaar verlies maakte. Bovendien schrompelde de handel met Japan ineen; deze was na 1700 nog maar van geringe betekenis. De opbrengsten van de verkopen van 'Indische' goederen in patria waren nog wel voldoende om de omvangrijke scheepsuitrustingen naar Indië te betalen en de ieder jaar terugkerende verliezen in Indië op te vangen, maar de financiële reserves werden geringer.
Deze structurele veranderingen hadden tot gevolg dat de VOC steeds sterker op de verkoopresultaten in de Republiek ging steunen. De financiering van het bedrijf was aan die verkoopresultaten gekoppeld en dat maakte de Compagnie kwetsbaar: toen na het uitbreken van de Vierde Engelse Oorlog in 1780 geen retouren meer binnen kwamen en geen veilingen van betekenis konden worden gehouden, was de Compagnie in één klap haar krediet kwijt en zat zij diep in de schulden. Na deze oorlog raakte de Compagnie in dermate grote problemen dat zij slechts met steun van de overheid overeind kon blijven. De komst van de Fransen en de val van de oude Republiek bezegelden het lot van de VOC. In begin 1796, kort na de stichting van de Bataafse Republiek, moest de directie terugtreden en de leiding overdragen aan een 'Comité tot de zaken van de Oost-Indische handel en bezittingen'. De VOC was genationaliseerd. Met ingang van 1 januari 1800 verloor het octrooi van de VOC, de wettelijke basis van de onderneming, zijn geldigheid. Hoewel de oorlogsomstandigheden in Europa geen drastische wijziging in de scheepvaart en handel op Indië toestonden, betekende dit het einde van de Compagnie.
De totaalcijfers van twee eeuwen Compagniesbedrijvigheid, van handelsomzet, scheepvaart en personeel, zijn indrukwekkend. Ondanks de dalende rendementen was het bedrijf in de achttiende eeuw veel omvangrijker dan in de zeventiende. Zo rustte de VOC in totaal zo'n 4700 schepen naar Indië uit, waarvan bijna 1700 in de zeventiende en ruim 3000 in de achttiende eeuw. Op deze schepen verlieten tussen 1602 en 1700 317.000 mensen Europa, van 1700 tot 1795 was dat aantal 655.000. Cijfers over de handel bevestigen de groei van het bedrijf na 1700. De uitgaven van de equipages, dat wil zeggen de scheepsbouw en scheepsuitrustingen inclusief de gelden en goederen die naar Indië werden gezonden, bedroegen over de jaren 1640-1700 f 370 miljoen, over de periode 1700 tot 1795 f 1608 miljoen. De inkoopwaarde van de uit Indië ontvangen retourgoederen bedroeg in dezelfde periodes respectievelijk f 205 miljoen en f 667 miljoen; de opbrengsten van de verkoop van deze retouren was in de eerste periode f 577 miljoen, in de tweede periode f 1633 miljoen.
Zie voor deze cijfers: Ibidem, deel I (voor scheepvaart, handel en personeel) en J.P. de Korte, De jaarlijkse financiële verantwoording in de Verenigde Oostindische Compagnie. Werken uitgegeven door de vereeniging Het Nederlandsch Economisch-Historisch Archief 17 (Leiden 1984) (voor handel en financiën).

2. De stichting van de VOC - het octrooi

De VOC kwam in 1602 voort uit een fusie van zes kleine compagnieën. Direct nadat de door de Amsterdamse Compagnie van Verre georganiseerde eerste schipvaart van 1595-1597 de mogelijkheid van de vaart op Azië had aangetoond, werden in Amsterdam, Rotterdam en in Zeeland compagnieën opgericht.
Over de voorcompagnieën: R. Bijlsma, 'De archieven van de compagnieën op Oost-Indië, 1594-1603', Verslagen omtrent 's Rijks Oude Archieven 49 (1926) I, 173-224; Hans de Haan, Moedernegotie en grote vaart. Een studie over de expansie van het Hollandse handelskapitaal in de 16e en 17e eeuw (Amsterdam 1977) 79-99; F.S. Gaastra, De geschiedenis van de VOC (Zutphen 1992) 13-29.
 Kapitaal werd door deze compagnieën steeds voor één expeditie bijeengebracht. Wel was er continuïteit in de directie; de leidinggevende kooplieden of bewindhebbers droegen zorg voor elkaar opeenvolgende expedities. Telkens na terugkeer van de schepen uit Indië kregen de investeerders, waaronder behalve de bewindhebbers ook andere aandeelhouders of participanten, het oorspronkelijk ingelegde kapitaal terug, uiteraard vermeerderd met een aandeel in de winst. Deze compagnieën beconcurreerden elkaar fel, wat de winstmarges onder druk zette. Het afnemende rendement dreigde de investeerders af te schrikken en bracht de voortgang van de vaart op Indië in gevaar.
De bewindhebbers waren niet blind voor deze ontwikkeling en al spoedig ontstond op lokaal niveau samenwerking. In 1600 gingen de Amsterdamse compagnieën op in één Geünieerde Amsterdamse Oostindische Compagnie, die van de Amsterdamse burgemeesters het monopolie voor de vaart vanuit Amsterdam op Azië kreeg. Ook in Zeeland werd samengewerkt. Verder reikte de samenwerking niet. De Zeeuwen voelden bijvoorbeeld weinig voor een samengaan met de Hollandse compagnieën; zij vreesden dat in één gezamenlijke onderneming Amsterdam een overwicht zou krijgen. Bovendien ontstonden in andere steden - Hoorn, Enkhuizen en Delft - nieuwe compagnieën. Zo leek ook na 1600 de onderlinge concurrentieslag te zullen voortduren.
De uiteindelijke vereniging in één compagnie kwam niet spontaan tot stand, maar werd door de overheid afgedwongen. De Nederlandse Republiek was in oorlog met de koning van Spanje en Portugal. De bestaande compagnieën, tegenwoordig meest voorcompagnieën genoemd, konden geen rol in de strijd tegen Spanje en Portugal vervullen. Eén vereende Compagnie zou in die oorlog een krachtig militair èn economisch wapen kunnen zijn. De Staten van Holland, onder leiding van Johan van Oldenbarnevelt, en vervolgens ook de Staten-Generaal stuurden op een fusie aan. Tenslotte konden, na interventie van de stadhouder prins Maurits, ook de Zeeuwen zich daaraan niet langer onttrekken. Op 20 maart 1602 vaardigden de Staten-Generaal het octrooi uit waarbij de 'Generale Vereenichde Geoctroyeerde Compagnie' in het leven werd geroepen
Het originele octrooi bevindt zich in de VOC-archieven (inv. nr. 1). Het octrooi van 1602 en de bij de verlengingen gewijzigde teksten zijn op verscheidene plaatsen afgedrukt, onder andere in C. Cau, Groot Placcaetboek I (Den Haag 1658) 530 e.v. en Pieter van Dam, Beschryvinge van de Oostindische Compagnie. F.W. Stapel en C.W.Th. van Boetzelaer ed. Rijks geschiedkundige publicatiën, grote serie 63, 68, 74, 76, 83, 87, 96 (7 delen; 's-Gravenhage 1927-1954) eerste boek, deel I, 43.
 . Het octrooi gold voor de duur van 21 jaar. Van concurrentie was geen sprake meer: in het octrooi was bepaald dat niemand behalve de VOC vanuit Nederland schepen mocht zenden of handel mocht drijven met het gebied ten oosten van Kaap de Goede Hoop en ten westen van de Straat van Magallanes.
Vele van de overige artikelen van het octrooi hadden betrekking op de organisatie van de Compagnie, op de positie van de bewindhebbers en participanten en op de wijze van kapitaalverwerving. Deze artikelen droegen de sporen van de moeizame onderhandelingen die aan de totstandkoming van het octrooi waren voorafgegaan. De inhoud en uitwerking van de bepalingen komen in navolgende paragrafen aan de orde. Eerst zal aandacht worden besteed aan het compromiskarakter van het octrooi en aan de federale structuur, die zo kenmerkend is voor de Nederlandse Oostindische Compagnie.
Volgens het octrooi werden de voorcompagnieën afdelingen of kamers in de verenigde Compagnie. Het waren er zes: Amsterdam, Zeeland (gevestigd in Middelburg), Delft, Rotterdam, Hoorn en Enkhuizen. Over het aandeel dat de kamers in de gemeenschappelijke vaart en handel op Indië zouden genieten, was betrekkelijk snel overeenstemming bereikt. Aan de kamer Amsterdam werd de helft van alle activiteiten gegund, aan Zeeland een kwart en aan de vier kleine kamers elk een zestiende deel. Met deze in het octrooi opgenomen verdeelsleutel waren de Zeeuwen gerustgesteld; zij hadden gevreesd dat wanneer de kapitaalinleg bij de kamers als grondslag voor het aandeel in de bedrijfsvoering zou worden genomen, Amsterdam meer dan de helft daarvan naar zich toe zou trekken.
Uiteraard werden de bewindhebbers van de voorcompagnieën de bewindhebbers van de kamers. Boven die kamers kwam een generaal college te staan, dat met het opperbestuur werd belast en dat zou bestaan uit vertegenwoordigers van de bewindhebbers van de kamers. Een groot probleem was echter hoe de eenmaal vastgelegde verhouding tussen de kamers in het opperbestuur moest worden weergegeven. Omdat Zeeland wenste dat in het generaal college kamergewijs zou worden gestemd - zodat iedere kamer evenveel gewicht in de schaal kon leggen - ketste overeenstemming aanvankelijk af. Uiteindelijk namen de Zeeuwen genoegen met stemming per hoofd in een college dat uit zeventien personen zou bestaan. Amsterdam zou daarin met acht bewindhebbers vertegenwoordigd zijn, Zeeland met vier en de kleine kamers ieder met één, terwijl het zeventiende lid afwisselend door één van de kamers buiten de Amsterdamse zou worden aangewezen. De Amsterdammers waren ervan uitgegaan dat dit college, de Heren Zeventien, in Amsterdam bijeen zou komen, maar op dit punt werd een concessie aan de Zeeuwen gedaan. Besloten werd een cyclus van acht jaar in te stellen. Amsterdam zou daarvan zes jaar achtereen vergaderplaats zijn en dan zou deze kamer ook als presidiale kamer optreden; daarna werd Middelburg voor twee jaar zetel van de Heren Zeventien en viel het presidium aan de kamer Zeeland toe.
Nu kon in het octrooi, dus op papier, wel exact worden vastgelegd hoeveel invloed en zeggenschap iedere kamer zou krijgen, het zou toch op de praktijk aankomen hoe deze ingewikkelde structuur vorm zou krijgen. Gaandeweg ontwikkelde zich in de zeventiende eeuw eenzelfde bestuurspraktijk die de bewindhebbers, veelal als regent, kenden van het bestuur van de Republiek. De verhouding tussen de bewindhebberscolleges van de kamers en de vergadering van de Heren Zeventien, die immers uit afgevaardigden uit deze bewindhebberscolleges bestond, werd in veel opzichten vergelijkbaar met de verhouding tussen bijvoorbeeld de vergaderingen van de Staten van Holland of Zeeland en de steden, die hun bestuurders naar de Statenvergaderingen afvaardigden. Voor iedere vergadering van de Heren Zeventien kregen de kamers door de presidiale kamer de agenda toegezonden. Vervolgens werd aan hun gedeputeerden een lastgeving voor stemmingen meegegeven. Wanneer bij de Heren Zeventien belangrijke zaken aan de orde kwamen die niet op de agenda waren geplaatst, vond ruggespraak plaats.
Ook in een ander opzicht vormde het octrooi een compromis. Dat betrof het kapitaal. Doordat het octrooi een geldigheidsduur van 21 jaar was gegeven, was de VOC geen gelegenheidsonderneming die, zoals de voorcompagnieën, slechts voor één expeditie werd gevormd. Maar de consequentie daarvan ten aanzien van de regels voor het bijeenbrengen van het kapitaal had men niet willen of durven trekken. Al voor de vorming van de Verenigde Compagnie was door de voorcompagnieën geld bijeengebracht voor scheepsuitrustingen naar Azië. Deze schepen werden nu samengevoegd tot één vloot; deze 'vloot van veertien schepen' werd aldus de eerste door de VOC uitgeruste expeditie naar Azië. Vervolgens zou, zo schreef het octrooi voor, gelegenheid worden gegeven voor de inleg van nieuw kapitaal, niet voor één expeditie, maar voor een termijn van tien jaar, waarin meerdere vloten naar Azië zouden worden uitgerust. In 1612 zouden de aandeelhouders of participanten hun inleg kunnen terugkrijgen, met de tot op dat moment behaalde winst, en zou opnieuw kapitaalinschrijving mogelijk zijn voor de volgende tien jaar. Bovendien werd bepaald dat zodra na verkoop van uit Indië binnengekomen retourgoederen vijf procent van de oorspronkelijke inleg weer in de Compagnieskas was teruggevloeid, een dividenduitkering aan de aandeelhouders zou volgen.
Deze bepalingen maakten kapitaalaccumulatie onmogelijk. Dat was niet te rijmen met het streven dat bij oprichting van de VOC had voorgestaan: het geven van een hechte en solide basis aan de handel op Azië. De bewindhebbers hebben zich dan ook niet aan deze voorschriften gehouden. De participanten hebben lang op een dividenduitkering moeten wachten en na tien jaar vond er geen teruggave van kapitaal plaats. De oorspronkelijke inleg is gedurende het bestaan van de Compagnie ongewijzigd gebleven. De Staten-Generaal, die het octrooi hadden uitgevaardigd, hebben de bewindhebbers in het niet nakomen van deze bepalingen gesteund.
J.G. van Dillen, Het oudste aandeelhoudersregister van de Kamer Amsterdam der Oost-Indische Compagnie. Werken uitgegeven door de vereeniging Het Nederlandsch Economisch-Historisch Archief 14 ('s-Gravenhage 1958) 20-45, behandelt uitvoerig de problemen die gedurende de eerste tien jaar rezen en de frustratie bij de kapitaalverschaffers.
In 1622/23 werd het octrooi voor eenentwintig jaar verlengd. Na klachten van de participanten werd hun iets meer zeggenschap gegeven, maar wezenlijke veranderingen werden niet aangebracht. Bij de latere octrooiverlengingen ontstonden vaak politieke verwikkelingen: diverse steden en provincies zagen dan hun kans schoon om in ruil voor steun aan verlenging voorrechten af te dwingen, zoals buitengewone bewindhebbersplaatsen in één van de kamers. Ook werd soms bij die gelegenheden door de Staten-Generaal geld of navale steun gevraagd in oorlogsomstandigheden. Pas laat in de achttiende eeuw ontstond twijfel over het reilen en zeilen van de Compagnie en werd bij verlenging de situatie in Indië in de besprekingen betrokken. Maar tot wezenlijke kritiek kwam het ook toen niet: over het algemeen heeft de Compagnie steeds de steun van de Staten-Generaal ontvangen en heeft de overheid het monopolie van de VOC strikt gehandhaafd. (Zie bijlage 4 voor een lijst van octrooien.)
Eerste bladzijde van het octrooi door de Staten-Generaal verleend aan de VOC, 1602 (ARA Eerste Afdeling, VOC, inv.nr. 1):
Bladzijden uit het oudste inschrijvingsregister van de kamer Amsterdam, 1602-1613 (ARA Eerste Afdeling, VOC, inv.nr. 7064):

3. Bewindhebbers en participanten

De 76 bewindhebbers die in 1602 aan het hoofd van de voorcompagnieën stonden, kregen na oprichting van de VOC de leiding over de nieuwe onderneming. Het octrooi met het monopolie en de, zij het voorlopig tot 21 jaar beperkte, duur van de onderneming gaf de bewindhebbers een andere positie dan voorheen. Zij vormden nu een werkelijke directie, een 'managerial group' met een eigen, van de participanten onderscheiden doelstelling. Weliswaar waren zijzelf ook belangrijke investeerders en als zodanig verschilden hun positie en belangen niet van die van de andere aandeelhouders. Maar als directie streefden zij naar groei van de omzet, en naar continuïteit en consolidatie, meer dan naar een winst op korte termijn die de kapitaalverschaffers snel rendement op hun investering zou kunnen bieden.
N. Steensgaard, 'The Dutch East India Company as an Institutional Innovation' in: M. Aymard ed., Dutch Capitalism and World Capitalism (Cambridge en Parijs 1982) 235-257, met name 239-244.
 De bewindhebbers genoten daarbij de bescherming van het octrooi. Zij hoefden pas na tien jaar, dus na afloop van de eerste tienjarige kapitaalrekening, de boeken te openen en aan de participanten verantwoording af te leggen.
De inkomsten van de bewindhebbers waren gesteld op een bepaald percentage van de omzet: op één procent van de uitgaven voor de uitrustingen of equipages en op één procent van de opbrengsten van de verkopen van de retourgoederen. Het bewindhebberschap gold voor het leven. Bij benoeming van nieuwe bewindhebbers hadden participanten geen enkele invloed. Bewindhebbers waren gehouden voor een bepaald minimumbedrag in de VOC deel te nemen: f 6000 (in de kamers Hoorn en Enkhuizen f 3000). Dit bedrag werd opgevat als borg; bij wanbeheer of fraude kon een bewindhebber worden aangesproken. Overigens werd in het octrooi vastgelegd dat bewindhebbers voor schulden die door de Compagnie waren aangegaan, niet persoonlijk aansprakelijk waren. Aan bepalingen in het octrooi ten gunste van de participanten - de spoedige dividenduitkering uit de opbrengsten van de retouren en de liquidatie van het kapitaal na tien jaar - werd zoals gezegd door de bewindhebbers niet de hand gehouden. Kortom, tegenover het recht dat het octrooi aan de bewindhebbers gaf om de VOC te besturen stonden maar weinig verplichtingen, en daar werd dan nog de hand mee gelicht.
Het octrooi stelde het aantal bewindhebbers op zestig: twintig in de kamer Amsterdam, twaalf in Zeeland en zeven in elk van de kleine kamers. Aangezien bij de oprichting van de VOC in alle kamers behalve die van Hoorn, meer bewindhebbers waren, zou voorlopig bij het openvallen van een plaats geen nieuwe aanstelling volgen. De benoemingsprocedure die in 1602 was voorgeschreven, gaf aan de Staten van Holland, en voor de kamer Zeeland aan de Staten van Zeeland, het recht een kandidaat te kiezen uit een nominatie van drie personen, opgesteld door de nog zittende bewindhebbers van de desbetreffende kamer. Dit voorschrift was op aandringen van de Zeeuwen in het octrooi opgenomen. In Holland is het echter nooit toegepast. Enkele dagen voordat het octrooi werd uitgevaardigd, namen de Staten van Holland op voorstel van de stad Amsterdam een resolutie aan waarin de keuze uit de nominatie van drie aan de burgemeesters van de betrokken steden werd overgelaten. Immers, de burgemeesters hadden, zo argumenteerden de Amsterdammers, 'vaste kennisse' van de kwaliteiten van de kandidaten.
Het Zeeuwse streven om de keuze aan de Staten over te laten was mogelijk ingegeven om problemen in eigen kring te voorkomen. De situatie was er ingewikkelder dan in Holland. In de Zeeuwse voorcompagnieën hadden ook inwoners uit Veere en Vlissingen belangen gehad en deze steden wensten hun aandeel in de vaart op Azië na 1602 niet prijs te geven. Tenslotte wisten beide steden na veel ruzie ieder twee bewindhebberszetels in de Zeeuwse kamer te bemachtigen. Reeds in 1603 verloor Veere zijn zetel, doordat de bewindhebber Balthasar de Moucheron uit Veere zijn zetel opgaf. Herbezetting was toen niet aan de orde omdat er nog dertien bewindhebbers in functie waren, één meer dan in het octrooi was bepaald. Veere slaagde er naderhand niet meer in de tweede zetel terug te winnen, ondanks hardnekkige strijd die bij iedere benoeming weer terugkeerde. Middelburg hield vast aan de eenmaal verworven negen plaatsen en vond de Staten van Zeeland aan zijn zijde. De Staten van Zeeland hebben tot 1646 aan hun benoemingsrecht vastgehouden; daarna hebben de steden dit recht overgenomen, waarbij elke stad de eigen plaatsen mocht opvullen.
Het gevolg was dat er een nauwe relatie ontstond tussen de stedelijke regenten en de bewindhebbers. Partijstrijd, politieke tegenstellingen en 'cabalen' konden zo gemakkelijk de bewindhebberscolleges binnendringen. Uit de nauwe band tussen stedelijke regenten en VOC-bewindhebbers mag niet geconcludeerd worden dat kooplieden gaandeweg plaats moesten maken voor bestuurders; zeker in Amsterdam werd erop gelet dat handelskennis in het college behouden bleef. Een uitvloeisel van het gehanteerde benoemingsstelsel is overigens, dat in stedelijke archieven veelvuldig informatie te vinden is over de aanstelling van bewindhebbers.
Naast de zestig bewindhebbers waarover het octrooi van 1602 sprak, kwamen in de loop der tijd bewindhebbers van buiten de kamersteden in de bewindhebberscolleges. Dit zogeheten extraordinair of buitengewoon bewindhebberschap was ontstaan als gevolg van de eisen die verschillende provincies hadden gesteld nadat de Staten-Generaal in 1606 enige forse subsidies aan de VOC hadden toegekend. Omdat zij toezicht wilden hebben op de besteding van deze gelden kregen in 1613 en 1614 Gelderland, Utrecht, Friesland en de stad Dordrecht ('als eerste en voorsittende stad' in Holland) het recht ieder een bewindhebber aan te stellen. Dordrecht had al in 1602 gepoogd om via een georganiseerde kapitaalinleg van een groot aantal ingezetenen invloed in de VOC te krijgen. Dit streven kon de stad dus in 1614 verwezenlijken. In 1647, bij de tweede octrooiverlenging, kregen ook Overijssel en Stad en Lande zo'n post.
De perikelen die aan de tweede octrooiverlenging (in 1642) voorafgingen, gaven ook aan verscheidene Hollandse steden een mooie gelegenheid een bewindhebberspost te bemachtigen. Al in 1636 was er ruzie geweest tussen Dordrecht, Amsterdam en Haarlem. Het buitengewone bewindhebberschap van de eerstgenoemde stad was namelijk min of meer officieus overgegaan in een gewone, omdat de Dordtse vertegenwoordiger Elias Trip gedurende zijn ambtsperiode naar Amsterdam was verhuisd en vervolgens tot de gewone Amsterdamse bewindhebbers werd gerekend. Na Trips overlijden wenste Dordrecht deze situatie te continueren, maar Haarlem meende op grond van de rangorde van de steden in de Staten van Holland aan de beurt te komen en maakte derhalve aanspraak op de voorheen door Dordrecht bezette bewindhebbersplaats. Bij de discussie over continuering van het octrooi die spoedig daarop losbarstte, werd het de Compagnie duidelijk dat de steden in ruil voor steun aan verlenging iets moest worden aangeboden. Haarlem en Leiden kwamen er het beste vanaf; deze steden sleepten een gewone bewindhebbersplaats in de kamer Amsterdam in de wacht, die zij overigens pas in 1648 konden bezetten. Dordrecht kreeg naast het buitengewoon bewindhebberschap in de kamer Amsterdam een dergelijke plaats in één der kamers van het Zuiderkwartier (Delft en Rotterdam), later alleen in Rotterdam. Alkmaar mocht een bewindhebber aanstellen, die afwisselend in Hoorn en Enkhuizen zitting kreeg. Gouda kwam wat achteraan, maar wist tenslotte in 1665 een post te bemachtigen in de kamer Amsterdam. Veel later, in 1696, sleepte de Ridderschap van Holland nog twee gewone bewindhebbersplaatsen in de wacht in de kleine Hollandse kamers. Deze plaatsen werden boven het bestaande getal van zestig geteld.
Naar goed gebruik in de Republiek was de bestuursstructuur dus uiterst ingewikkeld geworden. Bovendien hielden de kleine kamers zich niet aan de formele regels. In de kamers van het Noorderkwartier, Hoorn en Enkhuizen, werd de buitengewoon bewindhebber van Alkmaar als een 'ordinaris' beschouwd. Deze bewindhebber nam steeds in die kamer zitting waar een plaats was vrijgekomen. Het betekende dat de kamer Hoorn dan wel Enkhuizen soms slechts zes bewindhebbers uit de eigen stad telde. Hetzelfde gebeurde na 1696 met de bewindhebber van de Ridderschap in de kamers van het Zuiderkwartier.
Over de benoeming, salariëring enz. van de bewindhebbers: Van Dam, Beschryvinge eerste boek, deel I, 156-229. Zie voorts Femme Gaastra, Bewind en beleid bij de VOC. De financiële en commerciële politiek van de bewindhebbers, 1672-1702 (Zutphen 1989) 25-33.
 (Zie bijlage 5 voor een overzicht van de samenstelling van de bewindhebberscolleges.)
Niet alleen in het aantal bewindhebbers, maar ook in hun beloning en verkiezing, en in de rol van de participanten werd in de loop van de zeventiende eeuw het een en ander gewijzigd. Bij de participanten heerste grote ontevredenheid over het niet nakomen van de in 1602 vastgelegde verplichtingen ten aanzien van dividendbetaling en de afwikkeling van het kapitaal, en over de geringe openheid van de bewindhebbers in financiële zaken. Bovendien ontstond bij participanten het vermoeden dat bewindhebbers zich ten koste van de Compagnie verrijkten. Dit leidde gedurende de termijn van het eerste octrooi tot felle ruzies. Bij de verlenging van het octrooi kwamen de Staten-Generaal voor een klein deel aan de klachten tegemoet. Allereerst werd de beloning van de bewindhebbers gewijzigd. De één procent provisie werd voortaan berekend over de uitgaven voor de uitredingen en over de netto- in plaats van de bruto-opbrengsten van de verkopingen. Dat betekende een verlaging van het honorarium. In 1647 werd de hele regeling afgeschaft en vervangen door een vast traktement van f 3100 per jaar voor de bewindhebbers van de kamer Amsterdam, f 2600 voor die van Zeeland en f 1200 voor de bewindhebbers in de kleine kamers. Voorts werd in 1623 het bewindhebberschap aan een termijn van drie jaar gebonden, maar die maatregel werd al snel onder tafel gewerkt: ook later bleven bewindhebbers in de meeste gevallen tot hun overlijden hun plaats behouden.
In 1623 werd tevens via een ingewikkelde weg enige controle en zeggenschap aan de participanten toegekend, door de instelling van drie commissies van hoofdparticipanten - dat wil zeggen zij die, zoals ook voor de bewindhebbers was vereist, voor minstens f 6000 in de kamers Amsterdam of Zeeland en voor f 3000 in de kleine kamers participeerden.
Sedert 1648 hoefden bewindhebbers van de kamers Delft en Rotterdam ook nog slechts voor f 3000 in hun kamer te participeren. De functies die door de hoofdparticipanten konden worden waargenomen, zijn helder uiteengezet door F.W. Stapel in diens uitgave van Van Dam, Beschryvinge eerste boek, deel I, 295 noot 5.
Eén college, dat van de rekeningopnemers, zou samen met de bewindhebbers de 'generale rekeninge' controleren, die voor het eerst na afloop van het octrooi in 1622 moest worden gepresenteerd. Sedert 1647 vond deze financiële verantwoording om de vier jaar plaats, niet alleen ten overstaan van de rekeningopnemers, maar ook van een commissie uit de Staten-Generaal.
Het tweede college van hoofdparticipanten fungeerde per kamer en werd bijeengeroepen bij het openvallen van een bewindhebbersplaats. Bij 'affixie van biljetten' werd dan een gelijk aantal hoofdparticipanten opgeroepen als er nog zittende bewindhebbers waren; bewindhebbers en hoofdparticipanten vormden dan te zamen het kiescollege dat een nominatie van drie personen mocht opstellen. In de praktijk volgden de kamers ook daar weer eigen regels. Zo kwamen in Zeeland twee keer zoveel hoofdparticipanten bijeen als er bewindhebbers waren. In Amsterdam daarentegen was de animo voor deze bijeenkomsten onder de hoofdparticipanten gering; meestal kwamen maar enkele participanten opdagen.
Tenslotte werden uit de kamers negen hoofdparticipanten aangewezen die aan de vergaderingen van de Heren Zeventien en de diverse commissies van de Zeventien deelnamen en daarin een adviserende stem konden uitbrengen. Vier van hen kwamen uit Amsterdam, twee uit Zeeland en drie uit de overige kamers, hetgeen dus inhield dat deze kleine kamers het beurtelings zonder zo'n hoofdparticipant als afgevaardigde moesten stellen. De verkiezing ging min of meer zoals bij de bewindhebbers: participanten stelden een nominatie van drie personen op, waaruit de plaatselijke burgemeesters de electie deden. Omdat deze participanten na hun verkiezing een eed aflegden ten overstaan van de burgemeester (zoals ook de bewindhebbers deden) werden zij 'beëdigde hoofdparticipanten' genoemd.
In 1749 werd in de regels van benoeming weer verandering gebracht. Toen werd op voorstel van zestig hoofdparticipanten van de VOC stadhouder Willem IV tot opperbewindhebber benoemd. Aan de stadhouder viel nu het recht toe uit de voordracht van drie personen nieuwe bewindhebbers en nieuwe beëdigde hoofdparticipanten te kiezen. Overigens bemoeiden Willem IV en zijn opvolger Willem V zich niet rechtstreeks met de directie; zij lieten zich in de bewindhebberscolleges van de kamers en in de vergadering van de Heren Zeventien vertegenwoordigen door een 'representant'.
Over de achtergronden van de aanstelling van Willem IV tot opperbewindhebber, zie Isaac de Pinto, 'Anecdotes historiques touchant le Stadhoudérat des Indes dans l'illustre maison d'Orange en 1748 et 1749'. A.J. Veenendaal jr. ed. in: Nederlandse historische bronnen uitgegeven door het Nederlands Historisch Genootschap III (Amsterdam 1983) 125-145.
In 1786 tenslotte, toen de Compagnie voor financiële steun op de overheid was aangewezen, werd op voorstel van de Staten van Holland het bewindhebberscollege van de kamer Amsterdam met zes personen uitgebreid. Aan deze uitbreiding was een politieke strijd voorafgegaan. Het was aanvankelijk de bedoeling van de Staten van Holland geweest dat ook in Zeeland enkele bewindhebbers zouden worden benoemd. Deze hervormingsgezinde directieleden, die door het door de patriotten beïnvloede bestuur werden aangesteld, zouden zich vooral met het Indisch bedrijf moeten bezighouden. Maar Zeeland verzette zich en derhalve bleef de uitbreiding van het bewindhebberscollege tot Amsterdam beperkt. De nieuw benoemde bewindhebbers vormden in die kamer het departement 'tot de Indische zaken', ook wel het Vijfde Departement genoemd. Aangezien de anti-Oranjegezinde patriotten in Holland de overhand hadden, geschiedde de aanstelling aanvankelijk niet door de stadhouder, doch door de Staten-Generaal op voordracht van de Staten van Holland. Toen in 1788 de politieke verhoudingen zich wijzigden en de stadhouder zijn oude positie herwon, werd hij ook in dit opzicht in zijn rechten hersteld. In 1790 ging uiteindelijk ook de kamer Zeeland met de instelling van dit bestuurslichaam akkoord, dat sedertdien de naam Preparatoir Besogne kreeg.
G.J. Schutte, De Nederlandse Patriotten en de kolonin. Een onderzoek naar hun denkbeelden en optreden, 1770-1800 (Groningen 1974) 50-54, 96.
De komst van de Fransen en de stichting van de Bataafse Republiek maakten in 1795 een einde aan het bewind van de oude directie. Volgens het decreet van de Staten-Generaal van 24 december 1795 werden de bewindhebbers per 1 maart 1796 van hun functie ontheven. Het bestuur over de Compagnie werd gegeven aan het 21 leden tellend Comité tot de zaken van de Oost-Indische handel en bezittingen.

4. Het 'generaal bestuur': taken en werkwijze van de Heren XVII

Al spoedig na 1602 ontstond een vast patroon in de werkwijze van de Heren Zeventien. In de zeventiende eeuw kwam dit college meestal drie keer in het jaar gedurende één of meer weken in vergadering bijeen. Soms echter waren er slechts twee vergaderingen en dat werd na 1751 regel. Tussen deze vergaderingen door vonden bijeenkomsten plaats van commissies van bewindhebbers die voor de Heren Zeventien beleidsvoorbereidend werk verrichtten of controle uitoefenden op het beheer bij de kamers. Deze commissies, die niet in het octrooi waren genoemd en die in de eerste helft van de zeventiende eeuw ontstonden, bestonden evenals de vergadering van de Heren Zeventien uit afgevaardigden uit de bewindhebberscolleges van de kamers.
Het meest fundamentele werk betreffende de bestuursstructuur is dat van Van Dam, Beschryvinge eerste boek, deel I, dat onder andere de Heren Zeventien behandelt. Zie voorts Gaastra, Geschiedenis van de VOC, 140-146; Idem, Bewind en beleid, 47-62. De verdeling van de werkzaamheden over de vergaderingen van de Heren Zeventien is te vinden in de resoluties over de afschaffing van de zomervergadering; zie VOC, inv. nr. 115, resoluties Heren Zeventien, 25 juli 1721 en 6 maart 1722, en inv. nr. 123, resoluties Heren Zeventien, 18 november 1750 en 18 maart 1751.
De volgende commissies waren werkzaam:
  1. Een commissie voor het opmaken van de jaarlijkse staat.
  2. Een commissie voor het bijwonen en controleren van de veilingen van de kamers.
  3. Een commissie voor het controleren van de boekhouding van de kamers.
  4. Een commissie die de uit Indië overgekomen correspondentie en stukken doorlas en vervolgens een concept-missive voor het bestuur in Indië opstelde. Deze commissie, gevormd door vier bewindhebbers uit Amsterdam, twee uit Zeeland en één uit elk der kleine kamers, kwam in Den Haag bijeen en werd het Haags Besogne genoemd.
  5. In oorlogstijd werden voor de vloten geheime routes en seinen voorgeschreven. Deze werden door een een 'secrete commissie' opgesteld.
Het tijdstip van de vergaderingen van de Heren Zeventien en de te behandelen onderwerpen werden grotendeels door de handel- en scheepvaartseizoenen gedicteerd. Als eerste vergadering in de jaarlijkse cyclus kan de najaarsvergadering' worden aangemerkt, die na de thuiskomst van de retourvloot uit Indië, omstreeks eind augustus, werd bijeengeroepen. Op deze vergadering werd over de volgende zaken besloten:
  • De data van de veilingen bij de zes kamers, de hoeveelheid ter verkoop aangeboden goederen en de condities die bij verkoop zouden gelden. Dit punt moest al snel, aan het begin van de vergadering, worden afgedaan opdat de veilingbiljetten tijdig naar de grote Europese handelssteden konden worden gezonden. Ook de veilingen zelf mochten niet te laat in de herfst plaatsvinden, om te voorkomen dat de kooplieden de gekochte goederen door het invallen van de winter niet naar hun afnemers in binnen- en buitenland zouden kunnen transporteren. Het kwam dan ook veelvuldig voor dat de najaarsvergadering voor enige tijd op reces ging om de veilingen te doen plaatsvinden en de commissie voor de veilingen gelegenheid te geven haar werk te doen. De tweede termijn van de najaarsvergadering viel in zulke gevallen zeer laat in het jaar; soms zaten de Heren Zeventien zelfs tot Kerstmis of nieuwjaar bijeen.
  • De hoeveelheid naar Indië uit te zenden schepen en manschappen. Het betrof de schepen die vanaf september - dus nog tijdens de vergadering - tot in de zomer van het daaropvolgende jaar uit patria moesten vertrekken. Omdat de kamers uiteraard de eerste schepen van deze equipage al ver voor september zeilree hadden moeten maken, was al eerder een voorlopig besluit op dit punt genomen. In het najaar werd de definitieve lijst van schepen opgemaakt.
  • De hoeveelheid naar Indië te zenden goederen. Dit besluit was een antwoord op de van de Hoge Regering in Batavia ontvangen 'eis der behoeften'.
  • De hoeveelheid naar Indië te zenden goud en zilver, gemunt of ongemunt, en de hoeveelheid kopergeld. Dit was een antwoord op de uit Batavia ontvangen 'eis der contanten'. Het besluit over het te verzenden edel metaal en kopergeld was voorlopig of 'provisioneel'. In het voorjaar werd vervolgens bezien of aanvulling nodig was.
  • Het opstellen van een zogenaamde 'eis van retouren', een lijst van produkten die de bewindhebbers met de eerstvolgende retourvloot uit Indië wensten te ontvangen. Veelal werd eerst een voorlopige lijst opgesteld; de definitieve 'eis' werd pas gemaakt na afloop van de veilingen. Behalve de verkoopresultaten van de eigen veilingen wogen de bewindhebbers ook die van de verkopingen in Londen mee. Wanneer de najaarsvergadering was onderbroken voor het houden van de veilingen kon een definitief besluit in de tweede termijn van de najaarsvergadering vallen. Soms echter werd het aan de bewindhebbers die de veilingen bijwoonden overgelaten om in samenspraak met bewindhebbers uit de kamer Amsterdam de eis definitief op te maken. In een enkel geval gaven de verkopen van specerijen in het voorjaar aanleiding om ook op deze definitieve lijst toch weer aanvullingen te maken.
  • De samenstelling van de Hoge Regering of Raad van Indië in Batavia en de promotie van hoge ambtenaren op de kantoren overzee. Het recht iemand te benoemen tot lid van de Raad van Indië en tot gezaghebber op één van de factorijen van de Compagnie was voorbehouden aan de Heren Zeventien. Dikwijls waren de besluiten op dit punt niet meer dan een bekrachtiging van een reeds in Indië verrichte aanstelling. Voorts gaf dit agendapunt de bewindhebbers van de diverse kamers de gelegenheid deze of gene gunsteling voor promotie voor te dragen.
  • In alle vergaderingen van de Heren Zeventien, dus ook in het najaar, werd opgave gedaan van de financiële situatie bij de kamers: de geldvoorraad in kas, het saldo op de wisselbank, de uitstaande schulden en vorderingen. Bovendien werd in de herfst of soms ook in het voorjaar de voorraad kanonnen geïnventariseerd.
  • Op verscheidene momenten tijdens de najaarsvergadering werden delen gelezen uit de generale missive van de gouverneur-generaal en raden van Indië, waarin een overzicht werd gegeven van de commerciële, financiële en politieke situatie van de VOC in Indië. Zaken die spoed vereisten of die naar het oordeel van de Heren Zeventien direct afgehandeld konden worden, werden in een brief naar Batavia samengevat. De overige zaken werden met de rest van de omvangrijke verzameling stukken uit Indië naar het Haags Besogne doorverwezen.
De eerstvolgende vergadering van de Heren Zeventien vond in het vroege voorjaar plaats, vaak al in februari, anders in maart. In deze vergadering werden besluiten genomen over de voorjaarsveiling, waar de VOC meestal uitsluitend specerijen ter verkoop aanbood. De bijeenkomst verschafte de bewindhebbers voorts de gelegenheid de lopende uitrusting van schepen te controleren. Nu ook werd de definitieve verzending van de hoeveelheid 'contanten' vastgesteld. Tevens kwam in het voorjaar de 'liquidatie en egalisatie van de retouren en van de timmeringhe van schepen' aan de orde. Op grond van de gegevens van de kamers bekeken de bewindhebbers in hoeverre de in het octrooi vastgestelde verdeelsleutel was gehandhaafd. Ten aanzien van de retouren kon dat betekenen dat de ene kamer de ander van een bepaald produkt moest voorzien of dat financiële vereffening plaatsvond om de verhoudingen recht te trekken. Bij de bouw van schepen kon dat niet. Wel werd bij het vaststellen van het nieuwbouwprogramma, later in het jaar, rekening gehouden met de uitkomsten van de vergelijking en met eventuele onevenwichtigheden in de bouwactiviteiten tot op dat moment.
Opmerkelijk is dat vaak al op de voorjaarsvergadering over een dividenduitkering werd besloten. Dat gebeurde dus voordat de veiling van specerijen in maart had plaatsgevonden en nog voor het einde van het boekjaar, dat half of eind mei werd afgesloten. De uitkering werd derhalve nog in de boeken van het lopende boekjaar verwerkt. Weliswaar was in 1669 op voorstel van de kamer Amsterdam besloten met vaststelling van het dividend te wachten tot na het afsluiten van de boeken en het opmaken van de balans, maar al omstreeks 1684 keerde de oude praktijk terug.
Tenslotte werd op de voorjaarsvergadering de datum bepaald waarop het Haags Besogne bijeen zou komen. De bewindhebbers die door hun kamers naar deze bijeenkomst werden afgevaardigd, moesten er rekening mee houden dat zij heel wat tijd in Den Haag moesten doorbrengen. Soms was het Haags Besogne wel drie maanden bijeen. Met de retourschepen was namelijk niet alleen een generale missive van de gouverneur-generaal en raden aan de Heren Zeventien aangebracht, maar tevens afschriften van de correspondentie tussen Batavia en de overige vestigingen in Indië. Deze correspondentie werd, per kantoor geordend en samen met de relevante passages uit de generale missiven en uit eerder namens de Heren Zeventien geschreven brieven, door het Haags Besogne gelezen en beantwoord. Het verslag van het Besogne, het zogenoemde Haags Verbaal, is in hoofdzaak een opsomming van gelezen brieven met een verwijzing naar de concept-missive, die vrijwel altijd achter het Verbaal is gevoegd. Soms werden korte opmerkingen ingelast, soms werd een uitgebreider commentaar gegeven, bijvoorbeeld in gevallen waarin de bewindhebbers in Den Haag van een uit Indië overgekomen dienaar mondeling inlichtingen hadden ingewonnen.
Kwitantie van de kamer Zeeland voor ontvangen anticipatiepenningen, 1739 (ARA Eerste Afdeling, VOC, inv.nr. 13827):
Stuwagelijst van het te Canton geladen schip Ouderamstel, 1760(ARA Eerste Afdeling, VOC, inv.nr. 4387):
Omdat het Haags Besogne de in Batavia opgemaakte 'navale magt', het overzicht van de in Indië aanwezige Compagniesschepen, onder ogen kreeg, was dit college het meest geschikt om het totale schepenbestand van de VOC te inventariseren en op grond daarvan advies te geven over de aanbouw van schepen. In de achttiende eeuw voegden de bewindhebbers in Den Haag wel meer gegevens aan het Verbaal toe, bijvoorbeeld over de verkoop van Europese waren in Indië. Daarnaast kreeg het Besogne een grote verscheidenheid van taken opgedragen die de Heren Zeventien in hun vergaderingen niet hadden afgedaan of willen afdoen. Ook werd de bewindhebbers in Den Haag geregeld verzocht processen die de VOC had lopen bij het Hof van Holland te bespoedigen of tot een einde te brengen. Tenslotte namen de bewindhebbers in Den Haag de gelegenheid te baat de gang van zaken bij de lopende equipage te bespreken. Wanneer de Amsterdamse bewindhebbers dat in de voorjaarsvergadering nog niet hadden gedaan, dan kwamen zij veelal in het Haags Besogne met een voorstel om alvast edel metaal met schepen van de lopende equipage te verzenden als voorschot op de komende eis vanuit Batavia. Behalve op dat laatste punt nam het Haags Besogne geen besluiten. Alle zaken waarover het Besogne zich boog werden vervolgens ter overweging aan de eerstvolgende vergadering van de Heren Zeventien voorgelegd.
In juni kwam voorts de commissie bijeen die was belast met het controleren van de boeken en opmaken van de jaarlijkse staat. Niet alleen de bewindhebbers van deze commissie - twee uit Amsterdam, één uit Zeeland en drie uit de overige kamers (één kamer was dus niet vertegenwoordigd) - maar ook de boekhouders van de zes kamers togen dan naar het Oostindisch Huis van de kamer Amsterdam. Daar gaven de boekhouders, ieder op zijn beurt, de commissie inzage in de boeken en financiële bescheiden. Tenslotte formeerde de commissie uit de zes staten of balansen de generale staat van de VOC in patria. Tot de stukken die de commissie verzamelde, behoorden onder andere de lijsten van de verkochte goederen bij iedere kamer, de voorraden, de uitstaande schulden en vorderingen, de geldvoorraad in kas en het saldo op de wisselbank. Eens in de vier jaar, wanneer volgens de regels van het octrooi financiële verantwoording moest worden afgelegd aan vertegenwoordigers van de Staten-Generaal en aan de hoofdparticipanten, werd na afsluiting van de boeken per kamer nog eens inzage in de boeken gegeven.
De commissie kon in Amsterdam slechts summier controle op de boekhouding uitoefenen. Daarom werd er zo nu en dan ook een commissie ingesteld die ter plaatse boeken moest nalopen en inspecteren. Een grote fraude in de kamer Hoorn in 1670 had tot instelling van een dergelijke commissie aanleiding gegeven. De inspectie van de kamers was niet aan een vast tijdstip gebonden. Soms bleven bewindhebbers na een vergadering van de Heren Zeventien in Zeeland daar achter om dit werk te verrichten. Op de terugreis naar Amsterdam werd dan tevens inspectie gehouden in de kamers Delft en Rotterdam, en later in het jaar werden Amsterdam, Hoorn en Enkhuizen bezocht.
De derde vergadering van de Heren Zeventien vond plaats in de zomer, meestal in juli en soms pas in augustus. Dan kwam de concept-missive van het Haags Besogne ter tafel. Na goedkeuring en eventueel amendering kon deze missive met de eerste schepen van de nieuwe equipage in september naar Batavia worden gezonden. In de zomer werden ook voorlopige besluiten genomen over uit te zenden schepen, manschappen en goederen voor het komend seizoen. Bovendien werd besloten hoeveel edel metaal met de in september vertrekkende schepen zou worden verstuurd; ook dit besluit was dus een voorschot op de eis die pas eind augustus ontvangen zou worden en op een definitief besluit later in het jaar. In de achttiende eeuw werd een voorlopige 'eis van retouren' opgemaakt opdat Batavia zo snel mogelijk kon beginnen met het bijeenbrengen van de goederen voor patria; de besluiten die later in het najaar door de Heren Zeventien daarover werden genomen kregen steeds meer het karakter van aanvulling.
Een enkele keer kwam het voor dat onder druk van bijzondere omstandigheden de tijd ontbrak om een voltallige vergadering van de Heren Zeventien bijeen te roepen. Dan werd volstaan met de bijeenkomst van de 'halve Zeventien'. Zo werd na het uitbreken van de oorlog met Engeland en Frankrijk in juli 1672 een extra vergadering van de halve Zeventien in Den Haag belegd, voor slechts één dag, 'om geen éclat te geven of in 't oog te lopen'. Ook weersomstandigheden gooiden wel eens roet in het eten, zoals in 1681, toen een hevige vorst de reis van de Hollandse bewindhebbers naar Zeeland onmogelijk maakte en men, alweer in Den Haag, een halve Zeventien bijeenriep om de voorjaarsveilingen te regelen. Dergelijke bijeenkomsten raakten echter veel gevoeligheden. De bewindhebbers in Zeeland vreesden dat de andere kamers maar al te gauw omstandigheden zouden aangrijpen om tijdens het Zeeuwse presidium de vergadering naar Den Haag te verplaatsen. En Amsterdam had bezwaren tegen een halve Zeventien omdat die was samengesteld uit vier Amsterdamse bewindhebbers, twee Zeeuwen en vier (soms ook twee) afgevaardigden uit de kleine kamers. Amsterdam was dan met slechts vier afgevaardigden ondervertegenwoordigd. Bovendien konden door het even aantal aanwezigen de stemmen staken. Amsterdam wenste dan ook een kamergewijze stemming, waarbij de vier Amsterdammers acht stemmen zouden mogen uitbrengen en de twee Zeeuwen vier of - als de kamer Zeeland het presidium bezat - vijf stemmen.
De groei van het bedrijf en de daarmee gepaard gaande toename van het werk van de Heren Zeventien bracht de bewindhebbers in de loop van de achttiende eeuw steeds meer in tijdnood. Vooral door de langdurige beraadslagingen in Den Haag kwam het schema in de knel. De zomervergadering kon soms pas laat in augustus beginnen en dan kwam de retourvloot al binnen. De bewindhebbers hadden in die tijd veel werk in de kamers te verrichten en moesten dan ook nog hun aandacht geven aan de voorbereiding van de najaarsvergadering van de Heren Zeventien. Daarom werd in 1751 besloten de zomervergadering te laten vervallen. De vele 'provisionele besluiten' over equipage en dergelijke werden aan het Haags Besogne overgelaten; de concept-missive van het Haags Besogne werd nu direct bij aanvang van de najaarsvergadering behandeld opdat vertraging bij verzending minimaal zou zijn.
Kort na het midden van de achttiende eeuw werd nog een wijziging in de organisatie van het 'generaal bestuur' doorgevoerd. In 1755 werd besloten de handel en scheepvaart op China op andere leest te schoeien en schepen direct vanuit patria naar Kanton te consigneren. De rol van Batavia als organisator van het scheepvaartverkeer in Indië werd daarmee aangetast. Bovendien werd de handel en scheepvaart op China aan een aparte commissie opgedragen. Deze 'Chinase commissie', gevormd door bewindhebbers uit de diverse kamers, stelde de equipage naar Kanton vast, bepaalde hoeveel thee, porselein en andere goederen moesten worden ingekocht, en correspondeerde met de VOC-dienaren in China. In de vergaderingen van de Heren Zeventien kwam de handel op China nog slechts summier ter sprake. Deze organisatie, waarbij de handel en scheepvaart op één gebied aan een speciaal bestuurslichaam werden toevertrouwd, bleef echter een unicum binnen de Compagnie en werd niet voor andere gebieden nagevolgd.
Over de Chinase Commissie: C.J.A. Jörg, Porcelain and the Dutch China Trade (Den Haag 1982) 34-38.
Al met al was het 'generaal bestuur' zwak gestructureerd. De vergadering van de Heren Zeventien was niet permanent bijeen. De samenstelling van de vergadering was steeds verschillend en de Heren Zeventien bezaten geen eigen administratieve staf. Toch had het bestuur dank zij de gegroeide praktijk een behoorlijke daadkracht. De besluiten van de Heren Zeventien waren bindend voor de kamers; omdat elke kamer in de Zeventien was vertegenwoordigd, voerden de bewindhebbers in de kamers de besluiten ook uit. Bij afvaardiging naar de Heren Zeventien golden bij de kamers Amsterdam en Zeeland, en waarschijnlijk ook bij de overige kamers, bepaalde ongeschreven regels. In Amsterdam gingen burgemeesters en oud-burgemeesters onder bewindhebbers voor, vervolgens werd op anciënniteit gelet. Ook in Zeeland gold een dergelijke regel. Lang niet altijd maakten bewindhebbers echter gebruik van hun 'recht' op afvaardiging, en zeker bij vergaderingen in Zeeland was het wel eens moeilijk voor de Amsterdammers om de acht leden tellende delegatie vol te krijgen. Vele bewindhebbers zullen in hun ambtsperiode één of meer keren een vergadering van de Zeventien hebben bijgewoond; een aantal bewindhebbers kwam zo geregeld in de vergadering, dat er ondanks de vele wisseling toch een zekere mate van continuïteit ontstond.
Gaastra, Bewind en beleid, 268-272, geeft de namen van de Amsterdamse en Zeeuwse afgevaardigden naar de vergadering van de Heren Zeventien van 1672-1701.
De kamer Amsterdam oefende een grote invloed uit op het centraal bestuur. De voorbereiding en begeleiding van de vergaderingen van de Heren Zeventien was een zaak die de Amsterdammers grondig aanpakten. Bij de bespreking van de agenda van de vergaderingen van de Zeventien maakten de Amsterdamse bewindhebbers voor de belangrijke punten als de equipage of eis van Indische goederen al uitgewerkte voorstellen op, die aan de delegatie werden meegegeven. Werd tijdens de vergaderingen door andere kamers kritiek op het Amsterdamse standpunt geleverd, dan pleegde de Amsterdamse delegatie ruggespraak met de andere bewindhebbers in de kamer - iets dat uiteraard minder goed mogelijk was wanneer in Middelburg vergaderd werd; dan was men aangewezen op schriftelijk overleg.
Tenslotte werd de continuïteit in het bestuur bevorderd door de werkzaamheden van de advocaten van de Compagnie. Deze advocaat - er was een eerste en een tweede advocaat - fungeerde als secretaris van de directie en was derhalve de enige permanente ambtenaar van hoog niveau die in het 'generaal bestuur' een functie had. De advocaat assisteerde de presidiale kamer bij het opstellen van de agenda voor de vergaderingen van de Heren Zeventien en hij was zowel bij deze vergaderingen als bij de bijeenkomsten van de commissies van de Heren Zeventien aanwezig. Daarnaast was hij werkzaam in de kamer Amsterdam. De meest bekende advocaat van de Compagnie is Pieter van Dam, die meer dan vijftig jaar, van 1652 tot 1706, zijn ambt bekleedde en omstreeks 1700 de belangrijke 'Beschryvinge van de Oostindische Compagnie' opstelde. (Zie bijlage 6 voor een organisatieschema van de VOC.) die meer dan vijftig jaar, van 1652 tot 1706, zijn ambt bekleedde en omstreeks 1700 de belangrijke 'Beschryvinge van de Oostindische Compagnie' opstelde. (Zie bijlage 6 voor een organisatieschema van de VOC.)

5. Het bestuur en beheer in de kamers

Als bestuurders van de kamers hadden de bewindhebbers tot taak de besluiten van de vergadering van de Heren Zeventien uit te voeren. De kamers kregen al spoedig in de zeventiende eeuw de faciliteiten voor dit werk. In alle kamersteden kwam een Oostindisch Huis, waar bewindhebbers vergaderden, waar boekhouders, kassiers en klerken hun administratieve werkzaamheden verrichtten en waar soms ook opslag van goederen plaatsvond. Voorts waren er de nodige pakhuizen en etablissementen voor bouw en uitrusting van schepen: werven, zeilmakerijen, touwslagerijen, smederijen en ook slachthuizen, apothekerswinkels en tal van andere zaken.
Over de organisatie en het personeel bij de kamers: F.S.Gaastra, 'Arbeid op Oostenburg. Het personeel van de kamer Amsterdam van deVerenigde Oostindische Compagnie' in: J.B. Kist e.a. ed., Van VOC tot werkspoor. Het Amsterdamse industrieterrein Oostenburg (Amsterdam 1986); P.C. Jansen, 'Personeel en produktie van de Kamer Amsterdam van de VOC omstreeks1750/Personnel and Production of the Chamber Amsterdam of the VOC around 1750' in: J.H.G. Gawronski ed., Jaarrapport van de stichting VOC-schip 'Amsterdam' 1986/Annual Report of the VOC-ship 'Amsterdam' Foundation 1986 (Amsterdam 1987) 58-64; E. van der Doe en A. Wiggers, 'De Kamer Zeeland van de VOC als werkgeefster: enige opmerkingen over haar personeel aan de wal in de tweede helft van de 18e eeuw', Zeeuws Tijdschrift 37, 3 (1987) 107-113; H.L. Houtzager e.a. ed., Delft en de Oostindische Compagnie (Amsterdam 1987); R. Daalder en F. Scholte ed., Rotterdam en de VOC. Bulletin Historisch Museum Rotterdam 2 (Rotterdam 1988).
 De interne organisatie van de diverse kamers verschilde onderling wel enigszins. De kamers Amsterdam en Zeeland waren tenslotte respectievelijk acht en vier maal groter dan een kleine kamer en dat stelde andere eisen aan de organisatie.
In Amsterdam kwamen de bewindhebbers gewoonlijk twee keer per week, op maandag en donderdag, in vergadering bijeen. Tijdens vergaderingen van de Heren Zeventien en ook wel bij andere spoedeisende zaken werden buitengewone of 'extraordinaris' vergaderingen ingelast. Vele werkzaamheden werden echter afgedaan in commissies. Aanvankelijk volgden de bewindhebbers daarbij de reeds bij de voorcompagnieën gegroeide praktijk om voor iedere equipage afzonderlijk commissies in te stellen. Bewindhebbers werden voor één seizoen of één jaar geplaatst in een commissie voor de scheepsbouw, de proviandering, de ammunitie, de boekhouding of de verkoop van de goederen. Omstreeks het midden van de zeventiende eeuw ontstonden vier permanente commissies of, zoals zij in de achttiende eeuw gingen heten, departementen. Bewindhebbers werden bij hun benoeming in een bepaalde commissie geplaatst, en bleven daar dan meestal hun hele ambtsperiode werkzaam.
De plaatsing in een commissie wordt bijna altijd in de resoluties van de kamer genoemd. Voor de praktijk van voor circa 1650, zie Noor Oosterhof, 'De politieke en bestuurlijke struktuur van de Verenigde Oostindische Compagnie' in: F.M. Wieringa ed., De Verenigde Oostindische Compagnie in Amsterdam; verslag van een werkgroep (Amsterdam 1982) 155-188.
Onder deze commissies ressorteerden de verschillende administratieve afdelingen en bedrijfsonderdelen. De taakverdeling was als volgt:
  1. Onder de commissie van de rekenkamer vielen de opperboekhouder, het liquidatiekantoor, het soldijkantoor en het klerkenkantoor. De opperboekhouder formeerde het grootboek en het journaal van de kamer en hij administreerde de overdracht van aandelen en de dividenduitkeringen. Op het liquidatiekantoor werden de boeken gehouden waarin de transacties met de kooplieden werden verantwoord. Het soldijkantoor was belast met de omvangrijke personeelsadministratie en daar berustten dan ook de scheepssoldijboeken. Het klerkenkantoor tenslotte fungeerde als secretarie.
  2. De commissie van de ontvang hield, dikwijls samen met de rekenkamer, controle op de kassier. Deze commissie was tevens belast met de inkoop van het zilver en goud bestemd voor verzending naar Indië. De kassier was met zijn assistenten werkzaam in de 'ontvangkamer'.
  3. De 'heeren van 't pakhuis' of, zoals de deftiger naam later luidde, het departement van de commercie, hield toezicht op de boekhouders van het pakhuiskantoor. Daar werd bijgehouden welke goederen werden ingekocht, wat daarvan naar Indië werd gezonden, welke retourgoederen uit Indië werden ontvangen en welke verkoopprijzen op de veilingen werden behaald. De bewindhebbers van deze commissie hadden daarnaast nog een geheel andere taak: zij moesten de predikanten horen die voor uitzending naar Indië in aanmerking wilden komen.
  4. De commissie van de equipage was belast met het toezicht op alles wat met scheepsbouw en uitrusting te maken had. Deze bewindhebbers hielden toezicht op de werf, zij waren aanwezig bij het vertrek en de aankomst van de schepen op de rede van Texel, en droegen zorg voor de aanmonstering van de zeelieden en soldaten. (Zie bijlage 7 voor een organisatieschema van de kamer Amsterdam.)
In de kamer Zeeland hadden de bewindhebbers drie commissies gevormd: de commissie van de thesaurie, van de koopmanschappen, en van de equipage.
Over de interne organisatie van de kamer Zeeland bevat het archief van de familie Radermacher (Algemeen Rijksarchief) vele stukken.
 Ook daar werd een bewindhebber direct bij aanstelling in één van de commissies geplaatst, maar omdat die van equipage en koopmanschappen aantrekkelijker werden geacht wegens de mogelijkheid om ambten te vergeven en emolumenten te verkrijgen, vonden veelvuldig wisselingen plaats: kwam een post in de equipage vrij, dan stapte er dikwijls iemand uit de commissie van de thesaurie naar de equipage over en werd een nieuw benoemde bewindhebber in de thesaurie geplaatst. De administratieve onderverdeling in Zeeland was identiek aan die van Amsterdam, zij het dat op de diverse kantoren minder personeel werkzaam was. Ook Zeeland kende een opperboekhouder, een kassierskantoor, een kantoor van de koopmanschappen en een soldijkantoor. Voorts waren er net als in Amsterdam boekhouders en klerken op de werf. Het zogenoemde 'buiten-comptoir' was een pakhuiskantoor.

6. De organisatie van de VOC in Indië

Zo duidelijk en uitvoerig als het octrooi van 1602 de organisatie van de VOC in de Republiek vastlegde, zo vaag was het over de bestuursstructuur in Indië. Het octrooi gaf de Compagnie overzee vergaande rechten: de VOC mocht in Indië forten bouwen, soldaten in dienst hebben, verdragen sluiten met Aziatische vorsten en rechters aanstellen. Deze rechten waren echter niet verder uitgewerkt; kennelijk voorzag men in 1602 nog niet welke vlucht de uitbreiding van het gezag van de VOC overzee zou nemen.
Tekening in waterverf van de rede van Batavia(ARA Eerste Afdeling, Aanwinsten, inv.nr. 1902 XXVI-94)
Pentekening van een VOC-dienaar, vermoedelijk het opperhoofd te Japan Pieter Anthonisz Overtwater, ca.1644 (ARA Eerste Afdeling, Ned. factorij in Japan, inv.nr. 281):
De eerste vloten die de VOC na 1602 uitzond, waren veel zwaarder bewapend dan de schepen van de voorcompagnieën. De bewapening was niet zozeer gericht op het veroveren van grondgebied in Azië, als wel om de Portugezen zoveel mogelijk schade te berokkenen. De Compagnie bleef aanvankelijk de praktijk van vóór 1602 volgen: de admiraal van de uitgaande vloot kreeg het hoogste gezag in Indië en aan hem waren alle Compagniesdienaren ondergeschikt, ongeacht of zij zich in zijn nabijheid op de schepen bevonden of op een of andere handelsfactorij. Na enkele jaren bleek echter dat deze handelwijze grote nadelen met zich bracht en dat het Portugese voorbeeld - een centraal gezag op één vaste plaats - navolging verdiende.
In 1609 besloten de bewindhebbers het centraal gezag in Indië op te dragen aan een gouverneur-generaal, die moest worden bijgestaan door een Raad van Indië.
P.J.A.N. Rietbergen, De eerste landvoogd Pieter Both (1568-1615), gouverneur-generaal van Nederlands-Indië (1609-1615). Werken van de Linschoten-Vereeniging 86 en 87 (2 delen; Zutphen 1987) I, 15-56, geeft de achtergronden van de instelling van het gouverneur-generaalschap. Van Dam, Beschryvinge derde boek, geeft uitvoerig de organisatie in Azië weer.
 In 1619 werd na veel strijd op de plaats van de Javaanse havenstad Jakatra Batavia gesticht. Het werd de residentie van de Hoge Regering, zoals gouverneur-generaal en raden al spoedig werden genoemd, en werd administratief centrum en het rendez-vous voor het scheepvaartverkeer van de Compagnie.
De gouverneur-generaal was niet oppermachtig; hij was de eerste persoon in rade, maar mocht buiten de Raad om geen belangrijke beslissingen nemen. De directeur-generaal was de tweede persoon; hij had het oppertoezicht over de gehele handel van de Compagnie in Indië. Bij de verdeling van de overige posten in de Raad van Indië was aanvankelijk aan een zekere taakverdeling gedacht, waardoor veel dubbelfuncties ontstonden. Eén van de raden zou als visitateur-generaal controle op de boekhouding uitoefenen, één zou als president van de Raad van Justitie optreden, voorts zou één van de raden met militaire zaken worden belast, een ander zou zich met de scheepvaart bezighouden. In de praktijk bleek het echter moeilijk te zijn om een dergelijk schema te handhaven; door vertrek of overlijden ontstonden dikwijls vacatures. Tenslotte streefde men ernaar om naast de gouverneur-generaal zes raden in Batavia in functie te hebben, terwijl er daarnaast nog enkele buitengewone of extraordinaris raden waren, die slechts een adviserende stem hadden.
De correspondentie tussen de Hoge Regering en de vele factorijen van de VOC in Indië was onder de raden verdeeld. Conform deze verdeling van de 'beschrijvinge' van de kantoren was ook de generale missive opgebouwd, waarin de Hoge Regering aan de Heren Zeventien verslag deed van de stand van zaken van de Compagnie in Indië. Elk van de raden nam een bepaald gedeelte van deze missive voor zijn rekening, waarna uiteraard het geheel aan de voltallige Raad van Indië ter goedkeuring en ondertekening werd voorgelegd. De Hoge Regering stelde tevens de 'generale eis van Indië' op, waarin werd opgesomd hoeveel geldmiddelen, goederen, schepen en manschappen nodig werden geacht voor het bedrijf overzee. Die dienden in de vergaderingen van de Heren Zeventien als leidraad voor de besluitvorming dienaangaande. In de 'generale eis' waren de bestellingen van de diverse kantoren opgenomen; de Hoge Regering was bevoegd om de afzonderlijke eisen naar eigen inzicht te korten en te vergroten. Slechts Ceylon was het gedurende enige jaren in de tweede helft van de zeventiende eeuw toegestaan een eigen eis bij de Heren Zeventien in te dienen. Omgekeerd fungeerde de Hoge Regering in Batavia als doorgeefluik voor de eisen die door de bewindhebbers uit patria aan de kantoren werd gesteld.
Tussen de vele kantoren of factorijen van de VOC in Indië bestonden grote verschillen in omvang, economisch belang en in staatkundige positie. In hun 'generale instructie' voor de gouverneur-generaal en raden van 1650 onderscheidden de bewindhebbers drie categorieën waarin de handel op de verschillende kantoren verdeeld kon worden, een verdeling die tevens het verschil in staatkundige positie aangaf.
Deze indeling was al in vroeger tijd gemaakt, zo blijkt uit M.E. van Opstall ed., 'Laurens Reael in de Staten-Generaal. Verslag van Laurens Reael over de toestand in Oost-Indië, uitgebracht in de Staten-Generaal op 30 maart 1620' in: Nederlandse historische bronnen uitgegeven door het Nederlands Historisch Genootschap I ('s-Gravenhage 1979) 175-213.
  1. De handel die de Compagnie uit 'eigen conqueste' bezat, zoals op de Banda-eilanden en Formosa (Taiwan).
  2. De handel, gedreven uit kracht van gemaakte exclusieve contracten, zoals met de vorst van Ternate en in Amboina (Ambon en omliggend gebied).
  3. De handel, gedreven 'uit kracht van gemaakte accoorden' met Aziatische vorsten of naties, waarbij de VOC op min of meer gelijkwaardige basis met de Aziatische partner handel dreef.
Eerder, in 1620, had de uit Indië teruggekeerde gouverneur-generaal al zo'n driedeling gemaakt. Het onderscheid was wel enigszins kunstmatig. De 'exclusieve contracten' waren veelal met geweld afgedwongen, zodat bijvoorbeeld op de eilanden in de Molukken eerder van verovering dan van handel op contractbasis sprake was.
Het belang en de positie van de kantoren kwam ook tot uiting in de titulatuur en salariëring van de hoogste gezagsdragers. De grote vestigingen waar de VOC tevens territoriaal gezag uitoefende, stonden onder het gezag van een gouverneur. Omstreeks 1685 waren dat Ambon, Banda, de Molukken (Ternate), Coromandel, Ceylon en Malakka; een eeuw later kenden ook Kaap de Goede Hoop, Java's Noordoostkust en Makassar een gouverneur. Andere economisch belangrijke kantoren als Bengalen, Surat en Perzië bezaten een directeur (een titel die in de Compagniesterminologie op handel betrekking had). In Malabar en op Sumatra's Westkust (Padang) stond een commandeur aan het hoofd. Cheribon, Banjarmasin en Palembang bezaten residenten, in Japan en op Timor lag de leiding bij een 'opperhoofd'. Deze gezagsdragers stonden niet alleen; net als de gouverneur-generaal in Batavia waren zij eerste persoon in een raad; de belangrijke besluiten moesten door hen 'in rade' worden genomen. Ook in deze raden werd een zekere taakverdeling aan de leden toegedacht. De tweede persoon, de 'secunde', was veelal opperkoopman en droeg zorg voor de handel. Voorts zouden een militair gezagdrager, het hoofd van de boekhouding en de fiscaal (belast met opsporing van fraude en misdrijven) deel uitmaken van de raad. In de praktijk varieerde de samenstelling van het college nogal.

7. Batavia als administratief centrum

Alle VOC-kantoren in Indië (dus ook de vestiging aan Kaap de Goede Hoop) waren ondergeschikt aan de Hoge Regering in Batavia. Batavia was voorts de belangrijkste en in de zeventiende eeuw gedurende enige tijd de enige haven van aankomst en vertrek van de schepen van en naar Europa. De communicatie tussen bewindhebbers in de Republiek en de diverse vestigingen liep dus in hoofdzaak via de Hoge Regering en de onder haar gestelde administratie.
Er was een aantal uitzonderingen op deze regel. Het VOC-kantoor in Gamron in Perzië en soms ook de kantoren in India correspondeerden via de landweg over de Levant met de bewindhebbers in patria. Daarnaast was er na de stichting van een nederzetting aan Kaap de Goede Hoop steeds een briefwisseling tussen de bestuurders aldaar en de bewindhebbers in de Republiek. Tenslotte vond er, wanneer andere havens dan Batavia door de VOC in de Europees-Aziatische vaart werden opgenomen, tevens een rechtstreekse uitwisseling van brieven en rapporten tussen bewindhebbers en de betreffende factorijen plaats.
Over het scheepvaartverkeer buiten Batavia om: Bruijn e.a. ed., Dutch-Asiatic Shipping I, 128-142.
De Hoge Regering zag in de vaart op Europa buiten Batavia om een aantasting van haar positie. Zij meende voorts dat Batavia zijn rol als rendez-vous hierdoor minder goed kon vervullen. Het gaf de autoriteiten in Batavia dan ook voldoening toen de bewindhebbers de rechtstreekse vaart op Coromandel, Surat en Gamron, die al vóór de vestiging voor Batavia was begonnen, in 1636 stopzetten. In 1665 echter moesten gouverneur-generaal en raden erin berusten dat Ceylon als tweede haven naast Batavia in de scheepvaart op patria ging fungeren. De Heren Zeventien hadden in deze vaart toegestemd om aan de snel groeiende behoefte aan peper voor de Europese markt te kunnen voldoen - via Ceylon werd peper van Malabar aangevoerd. Bovendien had deze route het voordeel dat de kaneel van Ceylon sneller en zonder overladen en dus in betere kwaliteit in Europa werd aangevoerd.
Nadat Ceylon een rechtstreekse verbinding met patria had gekregen ontstond al spoedig een heftige concurrentiestrijd tussen de gouverneur van het eiland, Rijklof van Goens, en de Hoge Regering. Van Goens meende dat Ceylon, of meer precies de stad Galle, vanwaar de VOC-schepen naar patria vertrokken, beter dan Batavia als rendez-vous voor de Indiase kantoren van de Compagnie kon dienen. Het gevolg van zijn inspanningen was dat de retourvloot uit Ceylon soms rijker was beladen dan de schepen uit Batavia. Daarop besloten de bewindhebbers deze 'directe vaart' uit te breiden tot Coromandel en Bengalen. Dat bleek echter geen succes, misschien mede omdat Batavia het beleid niet steunde en mogelijk zelfs saboteerde. In ieder geval wist de Hoge Regering stukje bij beetje het verloren terrein terug te winnen en rond 1700 had naast Batavia alleen Galle nog een directe verbinding met patria.
De verschuivingen in de handel in de achttiende eeuw brachten opnieuw veranderingen in het scheepvaartverkeer. Gedurende de eerste drie decennia vertrokken vanuit Mokka aan de Rode Zee geregeld schepen die via Galle naar patria voeren, de zogenoemde 'koffieschepen'. Van groter belang was dat, na een vinnige woordenstrijd tussen de Heren Zeventien en de Hoge Regering, in 1728 een directe verbinding tussen de Republiek en Kanton ontstond. Tot 1733 zonden de kamers Amsterdam en Zeeland in totaal dertien schepen naar Kanton, die Kanton echter niet aanliepen. Daarna werd de organisatie van deze vaart weer aan Batavia overgelaten, met dien verstande dat van de twee of drie schepen die nu jaarlijks uit Batavia naar China voeren slechts één weer naar de hoofdplaats terugkeerde; de overige schepen zeilden met hun lading thee en porselein via Straat Sunda naar patria. In 1756 tenslotte werd mèt de oprichting van de Chinase commissie ook de vaart op China weer vanuit de Republiek bestuurd; de rechtstreekse retourvaart bleef bestaan.
Na Galle en Kanton werd Hooghly, het hoofdkantoor van de VOC in Bengalen, in de achttiende eeuw de derde haven met een rechtstreekse verbinding op patria. Vanaf 1734 voeren jaarlijks twee, en sedert 1742 vier schepen vanuit Bengalen naar Holland. Bovendien werd sinds 1750 één schip per jaar door de kamer Amsterdam naar Hooghly gezonden. In 1770 werd ook Coromandel in dit rechtstreekse scheepvaartverkeer opgenomen.
Toch betekende de rechtstreekse scheepvaartverbinding en de daarmee gepaard gaande correspondentie tussen patria en Indische kantoren niet dat er een principiële inbreuk werd gemaakt op de positie van Batavia als hoofdkantoor van de VOC in Indië. Administratief en boekhoudkundig bleef Batavia het centrum. Bovendien bleef de Hoge Regering in Batavia de correspondentie met alle aan haar ondergeschikte VOC-kantoren in kopie naar de bewindhebbers in patria zenden, dus ook de briefwisseling met Ceylon, Kanton of Bengalen.
De Hoge Regering werd in haar werk bijgestaan door de generale secretarie. De secretaris van de Hoge Regering, die aan de secretarie leiding gaf, woonde de vergaderingen van de Raad van Indië bij en maakte de resoluties op.
De taken van de diverse beambten en bestuursinstellingen in Batavia worden uitvoerig behandeld in Van Dam, Beschryvinge derde boek.
 De secretaris zelf of de tweede man op de secretarie, een dienaar in de rang van koopman, stelde het dagregister van Batavia samen. De vele klerken op de secretarie verzorgden het omvangrijke schrijfwerk dat de correspondentie met de kantoren in Indië en de kamers in patria met zich meebracht.
De directeur-generaal was verantwoordelijk voor de handel en scheepvaart van het gehele Indische bedrijf. Uiteraard diende hij belangrijke zaken zoals het opstellen van de 'eis' voor goederen en gelden uit patria in de raad te bespreken. In Batavia vielen de pakhuizen voor de handelsgoederen en de provisie, het soldijkantoor en de kas onder zijn toezicht. Hij werd bijgestaan door twee 'opperkooplieden van het Kasteel'. Sedert 1664 waren de taken van deze functionarissen zo verdeeld dat de eerste of oudste van hen uit de Indische kantoren binnenkomende goederen administreerde, de jongste hield de uitgaande goederen bij. In de loop der tijd nam hun werk in omvang toe en werd het personeel van het negotiekantoor waar de opperkooplieden aan het hoofd stonden, uitgebreid met een reeks van kooplieden, onderkooplieden en boekhouders.
Ook de boekhouder-generaal stond onder de directeur-generaal. De boekhouder-generaal stelde uit de van de kantoren afkomstige handelsboeken het 'generaal journaal' en het 'generaal grootboek' samen, dat in kopie naar de kamers Amsterdam en Zeeland werd gezonden. Bovendien administreerde de boekhouder-generaal de uit patria ontvangen scheepsladingen en de naar patria gezonden retourgoederen. Van het kantoor van de boekhouder-generaal zullen de 'bevindingen op de eisen' afkomstig zijn, die sedert het laatste kwart van de zeventiende eeuw naar patria werden gezonden. In Batavia werd bij het lossen van de schepen namelijk nagegaan in hoeverre het ontvangene correspondeerde met de oorspronkelijke eisen of bestellingen van de Hoge Regering en met het besluit van de Heren Zeventien daarover. Vervolgens werd de oorspronkelijke eis met het overzicht van het teveel of te weinig ontvangene naar patria teruggezonden, zodat de bewindhebbers konden zien waar zij of de kamers te kort waren geschoten.
Deze 'bevindingen op de eischen' zijn thans in een onvolledige serie nog aanwezig in het archief van de kamer Zeeland, VOC, inv. nrs. 13472-13508.
Overigens geeft het werk van de boekhouder-generaal aan, dat er in Indië, in tegenstelling tot in patria, wel een gecentraliseerde boekhouding was. Het systeem dat werd gevolgd, sloot niet aan op de boekhouding van de kamers.
Zie voor het boekhoudkundig systeem De Korte, Jaarlijkse financiële verantwoording en Gaastra, Bewind en beleid.
 De grondgedachte van het systeem was een zeer logische: het bedrijf in Indië was als 'factor' voor al het van de kamers ontvangene verantwoording schuldig aan het bedrijf in de Republiek. Dat bedrijf in de Republiek werd als eenheid beschouwd, in de rekening-courant werd gesproken van de 'Generale Oostindische Compagnie'. Op deze rekening-courant werd derhalve alles wat aan goederen en gelden uit patria werd ontvangen aan creditzijde gesteld, en wat aan retourgoederen naar patria was verscheept verscheen aan de debetzijde. De onkosten in Indië waren verdeeld over vijf posten: die van de generale onkosten, van de soldijen, onkosten van schepen, fortificatiën en 'schenkagie' (geschenken). Bij de inkomsten werd onderscheid gemaakt tussen inkomsten en handel en die uit belastingen en dergelijke (respectievelijk de 'generale winsten' en 'generale inkomsten'). In de achttiende eeuw werden enkele posten van kosten en inkomsten in de boeken toegevoegd, doch het systeem werd niet gewijzigd. Ook de generale missiven bevatten financiële gegevens over het Indische bedrijf. Het formeren van de generale journalen kon soms lang duren en daarom zochten de boekhouders de resultaten van de diverse kantoren snel bijeen en formeerden zij staten van inkomsten en uitgaven per kantoor die dan als onderdeel van de generale missive met de retourvloot van december of februari konden worden meegegeven. De 'echte' financiële boeken arriveerden soms pas een jaar later.
De visitateur-generaal, eveneens ondergeschikt aan de directeur-generaal, was belast met de controle op de boeken en financiële administratie in Indië. Aan hem was ook de controle over de 'consumptie-rekeningen' opgedragen, waarin schippers na aankomst uit patria verantwoording moesten afleggen van de onderweg verstrekte proviand.
De centrale rol van Batavia in het Indisch bedrijf blijkt niet alleen uit de financiële, maar ook uit de personele administratie. Het soldijkantoor hield het personeelsbestand van het gehele Indische personeel bij en ontving daartoe jaarlijks de benodigde informatie uit de kantoren. Sedert 1689 werd ieder jaar een volledige rol van het Compagniespersoneel in Indië in tweevoud naar patria gezonden.
In Batavia zetelde ook het hoogste rechtscollege in Indië, de Raad van Justitie. Het was regel dat de president een lid van de Raad van Indië was. Overigens werden de zeven leden van deze Raad van Justitie door de Heren Zeventien aangewezen, iets dat conflicten met de Hoge Regering echter niet altijd kon voorkomen. De fiscaals - er waren er twee in Batavia - waren belast met de opsporing van misdrijven en fungeerden als aanklager.
Om ook in het scheepvaartverkeer een centrale rol te kunnen vervullen bezat Batavia de nodige etablissementen als werven, pakhuizen, een ambachtskwartier en dergelijke. Nieuwe schepen werden in Batavia niet gebouwd, maar wel moest er veel onderhoud en herstelwerk aan de schepen worden verricht, waarvoor op het voor de kust van Batavia gelegen eilandje Onrust de nodige faciliteiten bezat. De equipagemeester hield toezicht op deze werkzaamheden en op de schepen op de rede. Hij was aanwezig bij aankomst en vertrek van de schepen; bij vertrek liep hij samen met één van de fiscaals de monsterrol van het betreffende schip na en controleerde hij de lading.
Uiteraard kende Batavia ook bestuurslichamen voor de stad zelf. Deze bestuursinstellingen leken gekopieerd van de steden in de Republiek: er was een college van schepenen, van weesmeesters, en van heemraden; de openbare orde werd door een baljuw en diens knechten of 'kaffers' gehandhaafd. In al deze besturen had de Hoge Regering een grote invloed; de presidenten van deze colleges waren meestal leden van de Raad van Indië. Van een van de VOC onafhankelijke en vrije burgerij was nauweljks sprake en voor zover er 'vrijburgers' waren, was hun stem in het bestuur van weinig invloed. (Zie bijlage 8 voor een organisatieschema van de VOC in Indië.)

8. Het einde van de VOC

De VOC kende een lange doodsstrijd. Ten gevolge van het uitbreken van de oorlog met Engeland in december 1780 raakte de Compagnie in dermate grote financiële problemen dat de kamers in Holland surséance van betaling moesten aanvragen. Alleen de financiële situatie van de kamer Zeeland gaf daartoe nog geen aanleiding: deze kamer was wel grote bedragen aan de kamer Amsterdam schuldig, maar had weinig geld van derden opgenomen. Het aan de Hollandse kamers verleende moratorium beroofde de VOC in één slag van haar krediet. De Compagnie kon niet op eigen kracht verder. Slechts dank zij de overheid, die garantie gaf op aflossing en rentebetaling op financiële verplichtingen die de VOC zou aangaan, konden de bewindhebbers het bedrijf gaande houden.
Deze afhankelijkheid van de overheid gaf niet alleen aanleiding tot versterking van de directie met het Vijfde Departement, maar ook - in 1790 - tot instelling van een Hollands-Zeeuwse Staatscommissie. Deze commissie van politiek toezicht of 'politique insien' bestond uit vier Hollandse en twee Zeeuwse leden, die door de Staten van hun provincie werden benoemd. Na de komst van de Fransen en de val van de oude Republiek werden de vier Hollandse leden van de commissie door patriotse regenten vervangen, later in het jaar werden nog eens zes patriotten in de commissie benoemd. De bewindhebbers, onder curatele gesteld, konden hun dagen tellen. Uit deze commissie kwam namelijk het voorstel de oude directie te vervangen door een Comité tot de zaken van de Oost-Indische handel en bezittingen. De Staten-Generaal namen dit plan over en 1 maart 1796 legden de bewindhebbers hun functie neer.
Tegelijkertijd echter werd het octrooi van de VOC verlengd, aanvankelijk tot ultimo 1798, vervolgens tot 31 december 1800. De VOC bleef dus bestaan. Wel werden de activiteiten van de kamers tot een minimum teruggebracht. Personeel werd ontslagen, etablissementen werden ontmanteld. In 1803 werden de kamers Delft, Hoorn en Enkhuizen opgeheven, Rotterdam en Middelburg hielden nog slechts verkoopkantoren over. Inmiddels was door het niet meer verlengen van het octrooi de wettelijke basis aan de onderneming ontvallen. Het Comité en zijn opvolger, de Raad der Aziatische bezittingen en etablissementen (sedert 15 mei 1800), nam bij gebrek aan een nieuwe regeling, de oude orde nog wel als richtsnoer aan.
In Indië hadden de vele wijzigingen in het Compagniesbewind nog minder effect. In 1793 was met de uitzending van twee commissarissen-generaal, S.C. Nederburgh en F. Frijkenius, nog een laatste poging gedaan de neergang te stuiten. In 1795, na het uitbreken van de oorlog, vielen de meeste kantoren van de VOC in Engelse handen. Java bleef echter in Nederlandse handen en ook op de kantoren in Kanton en Deshima (in Japan) bleef de Nederlandse vlag wapperen. De oorlog had wel grote gevolgen voor de handel en scheepvaart tussen Europa en Java; deze kon niet op de oude voet worden voortgezet. Institutionele veranderingen in Batavia en op Java vonden pas later plaats, toen H.W. Daendels als gouverneur-generaal het bestuur grondig reorganiseerde. De grote breuk met het verleden vond echter pas in 1811 plaats, toen Java in Engelse handen overging.

Geschiedenis van het archiefbeheer

J.C.M. Pennings
Introduction in English .

1. Tijdens het Compagniesbewind (1602-1795)

De werkzaamheden in de kamers van de Compagnie leidden tot de produktie van grote hoeveelheden papier. Aangezien de administratie (en de meeste andere activiteiten) door de zes kamers afzonderlijk werd verricht, bestond er geen centrale archiefbewaarplaats en was er geen uniform archiefbeheer. Iedere kamer droeg zorg voor zijn eigen papieren. Bovendien waren die papieren nog over verschillende afdelingen van een kamer verdeeld. Hoe groter en complexer de organisatie van een kamer was, hoe talrijker de plaatsen in de stad waren waar men archiefstukken kon aantreffen. De kamer Amsterdam bijvoorbeeld was verdeeld in vier departementen, waaronder enkele comptoiren (kantoren) stonden, die alle hun eigen papieren beheerden. De grootste massa stukken berustte bij de secretarie, een bureau dat in iedere kamer, hoe klein ook, bestond.
De archieven van de verschillende kamers bevatten niet alleen stukken van de Compagniesadministratie in de Republiek. Alle kamers konden ook rekenen op een gestage stroom papier uit het octrooigebied. Ieder jaar arriveerden met de retourschepen journalen, missiven, resoluties, dagregisters, monsterrollen en andere stukken van de gouverneur-generaal en raden in Batavia en van de andere vestigingen in Azië en aan Kaap de Goede Hoop. De Heren Zeventien verwachtten van de gouverneur-generaal en raden dat zij alle voor de bewindhebbers belangrijke stukken lieten kopiëren en in zesvoud naar patria stuurden, voor iedere kamer een exemplaar. Het kopieerwerk stapelde zich in de generale secretarie in Batavia echter zo op, dat nooit alle kamers konden worden voorzien. Dat leidde tot een aanhoudende reeks van klachten van de Heren Zeventien aan het adres van de gouverneur-generaal en raden, overigens zonder effect. In de praktijk konden alleen de kamers Amsterdam en Zeeland rekenen op een regelmatige toezending
VOC, inv. nrs. 312-344, kopieboek van uitgaande brieven [...] van de Heren XVII en de kamer Amsterdam aan de kantoren in Indië.
. Toch werden door de gouverneur-generaal en raden wel pogingen ondernomen hier iets aan te doen. In 1725 was de achterstand in het schrijfwerk op de generale secretarie in Batavia zo hoog opgelopen dat de gouverneur-generaal en raden voorstelden om de resolutieboeken en dagregisters te laten drukken. Reeds een paar dagen later zag men echter van het plan af vanwege een gebrek aan drukletters. Zo bleef alles bij het oude en werd er alleen afgeschreven voor de kamers Amsterdam en Zeeland
Zie VOC, inv. nr. 741, kopie-resoluties van gouverneur-generaal en raden, met name van 5 en 8 juni 1725.
. De Compagnie streefde ernaar haar administratie voor de buitenwacht zorgvuldig geheim te houden. VOC-ambtenaren konden er wel gebruik van maken; dikwijls lieten bewindhebbers dan ook voor eigen gebruik afschriften vervaardigen, die nu nog in hun particuliere archieven kunnen worden aangetroffen. Tegenover buitenstaanders nam de VOC over haar werkzaamheden en interne bedrijfsvoering een strikte geheimhouding in acht. De VOC was hierin strenger dan de Westindische Compagnie. Zo was het werk van de VOC-advocaat Pieter van Dam, de 'Beschryvinge van de Oostindische Compagnie' (1701), dat geheel gebaseerd was op de originele papieren, alleen bedoeld voor intern gebruik. Het werd pas in de twintigste eeuw gepubliceerd. Joannes de Laet, de auteur van het 'Jaerlijck Verhael van de West Indische Compagnie', kon daarentegen zijn werk in 1644 in druk doen verschijnen.
Kamer Amsterdam
Van de zes kamers van de VOC beheerde de kamer Amsterdam zonder twijfel het grootste archief. Dit kwam in de eerste plaats door de omvang van het Amsterdamse Compagniesbedrijf. Volgens het octrooi nam de kamer Amsterdam immers de helft van alle activiteiten op zich. Verder hing de omvang van het archief ook samen met de bestuursinrichting van de Compagnie. De Heren Zeventien bezaten geen eigen ambtelijk apparaat, maar maakten gebruik van de administratie van de voorzittende kamer. Drie kwart van de tijd was dit Amsterdam, de resterende tijd Zeeland. Voorts was de advocaat van de Compagnie niet alleen in dienst van de Heren Zeventien, maar ook van de kamer Amsterdam. Zijn zetel was in Amsterdam. In de praktijk betekende dit alles dat in het archief van de kamer Amsterdam zich ook de meeste archiefstukken van de Heren Zeventien bevonden. Brieven gericht aan de Heren Zeventien werden bijvoorbeeld in dezelfde band gebonden als die aan de bewindhebbers van de kamer Amsterdam. Gedurende enkele jaren hield men ook een gemeenschappelijk kopieboek van uitgaande brieven bij.
Tekening van het Oostindisch Huis te Hoorn door Cornelis Pronk, 1727 (Collectie Westfries Museum te Hoorn):
Bladzijde uit de inventaris van documenten uit Indië naar de kamer Zeeland gestuurd, 1688-1703 (ARA Eerste Afdeling, VOC, inv.nr. 13863):
Het archief van de kamer Amsterdam werd op verschillende plaatsen in de stad gevormd en bewaard. De belangrijkste plek was het schrijf- of klerkenkantoor in het Oostindisch Huis aan de Oude Hoogstraat. Het oudste bekende reglement voor de klerken op het schrijfkantoor dateert van 1666
Pieter van Dam, Beschryvinge van de Oostindische Compagnie eerste boek, deel I. F.W. Stapel ed. Rijks geschiedkundige publicatiën, grote serie 63 ('s-Gravenhage 1927) 395.
 . Hierin is sprake van een eerste klerk, aan wie dertien klerken ondergeschikt zijn. In een reglement uit 1703 wordt gesproken over twee eerste klerken
VOC, inv. nr. 360, instructies van de kamer Amsterdam voor haar ambtenaren; VOC, inv. nr. 7229, kopie-reglement voor de klerken op het schrijfkantoor van de kamer Amsterdam d.d. 1763 april 25.
 . Op het schrijfkantoor werden alle papieren en geschriften gekopieerd die door bewindhebbers of Compagniesadvocaten werden voorgelegd. De klerken werkten afwisselend onder supervisie van de bewindhebbers van het departement van de rekenkamer of van een van de advocaten.
Tot de dagelijks terugkerende activiteiten op het schrijfkantoor, zoals is beschreven in enkele bewaard gebleven aantekeningen uit de achttiende eeuw, behoorde onder andere het bijwerken van de kopieboeken van uitgaande brieven van de kamer Amsterdam aan de andere kamers, de resolutieboeken van de kamer, de kopie-resolutieboeken van de Heren Zeventien, de indices op de resoluties en de uitgaande brieven van de Heren Zeventien, en de indices op de resoluties van de kamer. Dit is slechts een willekeurige greep. Zeer drukke dagen kenden de klerken op het schrijfkantoor in maart en september, wanneer de vergaderingen van de Heren Zeventien plaatsvonden, en in juni of juli, wanneer het Haags Besogne bijeenkwam. Voor de bijeenkomsten van dit laatste college droegen de klerken er zorg voor dat de bewindhebbers van alle kamers over de vergaderstukken beschikten en dat na afloop stukken zoals de verbalen van het Haags Besogne en de kopieboeken van uitgaande brieven aan de gouverneur-generaal en raden aan de kamers werden gezonden
VOC, inv. nr. 7230, concept-aantekeningen betreffende de werkzaamheden van de klerken op het schrijfkantoor van de kamer Amsterdam.
 .
Door alle werkzaamheden nam het archief van de kamer Amsterdam snel in omvang toe, te meer daar ieder jaar ook nog een flinke hoeveelheid archiefstukken uit het octrooigebied met de retourschepen arriveerde. Met name het uitdijende aantal van deze zogenoemde 'overgekomen brieven en papieren' begon in de loop der tijd de bewindhebbers van de kamer Amsterdam zorgen te baren. In 1695 besloten zij een charterkamer in te richten, aangezien '... de boeken en papieren, van tijt tot tijt, uyt Indien overgekoemen, tot sodanige quantiteyt bereyts waeren gegroeyt, en 't welck alle jaaren nogh meerder stont toe te neemen ...'
VOC, inv. nr. 244, resoluties van de kamer Amsterdam.
 .
In deze jaren toog ook Pieter van Dam aan het werk. Hij kreeg in 1693 van de Heren Zeventien de opdracht een beschrijving te maken van de VOC, op basis van de archiefstukken. Het is niet duidelijk of de werkzaamheden van Pieter van Dam een rol hebben gespeeld bij de aanstelling van de eerste bibliothecaris van de charterkamer, in 1699. Gezien de jaartallen zou men het wel vermoeden.
Deze bibliothecaris, Pieter van Rijn genaamd, kreeg als taak de charters en papieren van de Compagnie te beheren en te inventariseren
VOC, inv. nr. 245, resoluties van de kamer Amsterdam.
. Hiervoor ontving hij jaarlijks een tractement van 200 gulden. Pieter van Rijn werkte al sinds 1680 bij de kamer Amsterdam als boekhouder op het liquidatiekantoor. Ook na zijn benoeming in 1699 als bibliothecaris bleef hij die functie vervullen. Hetzelfde geldt voor zijn opvolgers: voor allen was het ambt van bibliothecaris een nevenfunctie. Pieter van Rijn overleed in 1726. Pas in 1742 werd een opvolger benoemd, Dirk ten Brink, die sinds 1714 als permanente klerk van de eerste advocaat van de Compagnie in dienst was
VOC, inv. nr. 129, kopie-resoluties van de Heren XVII; VOC, inv. nr. 259, resoluties van de kamer Amsterdam.
. In 1759 werd hij op zijn beurt opgevolgd door Cornelis Heyligendorp, die evenals Ten Brink de functie van permanente klerk bij de eerste advocaat bekleedde
VOC, inv. nr. 131, kopie-resoluties van de Heren XVII; VOC, inv. nr. 269, resoluties van de kamer Amsterdam.
. In 1778 werd Heyligendorp benoemd tot supercarga en opperhoofd in China. De wanorde in de charterkamer nam na zijn vertrek snel toe. Dit was een doorn in het oog van de bewindhebbers van de rekenkamer, die een goed beheer van de boeken en papieren van groot belang achtten. Op de vergadering van de bewindhebbers van de kamer Amsterdam van 20 oktober 1779 stelden zij voor de Compagniesadvocaat Meerman van der Goes als bibliothecaris te benoemen
VOC, inv. nr. 287, resoluties van de kamer Amsterdam.
. De vergadering sloot zich bij dit voorstel aan. Desondanks bleven er klachten bestaan over de staat waarin de charters en papieren verkeerden. Volgens de bewindhebbers van het Vijfde Departement, opgericht in 1786 en voorlopig gehuisvest in de charterkamer, sprong men zeer slordig met de stukken om. Het kwam vaak voor dat stukken na gebruik niet werden teruggezet en niet meer terug te vinden waren
VOC, inv. nr. 294, resoluties van de kamer Amsterdam.
.
Behalve door de klerken op het schrijfkantoor in het Oostindisch Huis werden ook door andere VOC-beambten stukken ontvangen en geschreven. Zo maakte de opperboekhouder van de kamer Amsterdam, geassisteerd door klerken, rekeningen en balansen op en hield hij onder andere journalen, memorialen, grootboeken en aandelenregisters bij. Daarnaast had de kamer Amsterdam op het soldijkantoor boekhouders in dienst, die de scheepssoldijboeken bijwerkten. Boekhouders legden overigens bij hun indiensttreding een speciale eed af; zij zwoeren niemand inzage te verlenen in hun boeken en papieren, tenzij zij hiervoor toestemming kregen van de bewindhebbers. Op uitdrukkelijk verzoek van de boekhouders zelf werd het hen echter wel toegestaan extracten uit papieren te verstrekken zolang dat niet ten nadele van de VOC was
Van Dam, Beschryvinge eerste boek, deel I, 371-388, 412, 413.
 . Het formeren van monsterrollen was de taak van een klerk van het departement van de equipage
Ibidem, 394.
 . Tenslotte waren er nog boekhouders en klerken werkzaam op het pakhuis en op de scheepstimmerwerf.
Het archief dat aldus werd gevormd, werd niet alleen in de charterkamer aan de Oude Hoogstraat bewaard. Waarschijnlijk bevonden zich ook papieren van de kamer Amsterdam in het Zeemagazijn of Oostindisch Buitenhuis op Oostenburg. Rondom dit grote magazijn lagen immers de meeste werven, pakhuizen en andere gebouwen van de VOC
J.C. Overvoorde en P. de Roo de la Faille ed., De gebouwen van de Oost-Indische Compagnie en van de West-Indische Compagnie in Nederland (Utrecht 1928) 44. Volgens Overvoorde had de berging van een deel van de VOC-archieven in het Oostindisch Buitenhuis als bezwaar dat de afstand naar het vergaderlokaal aan de Hoogstraat te groot was.
 .
In het bedrijf nam de kaartenmaker een speciale positie in. Hij voorzag niet alleen de schepen van de kamer Amsterdam van kaarten en stuurmansgereedschappen, maar ook die van de andere kamers. Alleen de kamer Zeeland liet zelf ook wel kaarten vervaardigen. De kaarten werden samengesteld op basis van de scheepsjournalen die werden meegevoerd door de retourschepen. Bij aankomst van deze schepen was de kaartenmaker gerechtigd de journalen op te eisen. Journalen en kaarten werden in een speciale ruimte in het Oostindisch Huis bewaard, waar zij regelmatig door de kaartenmaker geïnventariseerd moesten worden
VOC, inv. nr. 360, instructies van de kamer Amsterdam voor haar ambtenaren; Van Dam, Beschryvinge eerste boek, deel I, 402-404.; G. Schilder, 'Het cartografisch bedrijf van de VOC' in: Patrick van Mil en Mieke Scharloo ed., De VOC in de kaart gekeken: cartografie en navigatie van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602-1799 ('s-Gravenhage 1988). Zie verder hoofdstuk 5.
 .
Kamer Zeeland
De situatie in de kamer Zeeland stak vrij gunstig af tegen die in Amsterdam. Zo kende Zeeland een commissie voor de charterkamer, die toezicht uitoefende op het beheer van het archief door de chartermeester. De eerste vermelding van een chartermeester dateert van 1737. In dat jaar werd een instructie voor de chartermeester Thomas Cunnegam (of Cunningham) 't Hooft opgesteld
In 1737 werd de bewindhebber Radermacher tot een van de commissarissen benoemd. In zijn persoonlijk archief is een aantal stukken betreffende deze commissie voor de charterkamer bewaard gebleven. Archief Radermacher, inv. nrs. 190 en 354.
 . Hierin werd onder andere bepaald dat boeken en papieren uit de charterkamer alleen tegen een ontvangstbewijs aan bewindhebbers en dienaren mochten worden uitgeleend. De bewindhebbers van het Vijfde Departement in Amsterdam waren op de hoogte van deze regeling. In 1786 stelden zij voor het Zeeuwse systeem in Amsterdam over te nemen; waarschijnlijk is het bij een voorstel gebleven.
Een andere bepaling in de instructie voor de chartermeester luidde dat alle kisten met brieven en papieren die jaarlijks met de retourschepen uit Indië werden gebracht door de chartermeester geopend en de inhoud door hem geregistreerd moest worden. Daarna moesten de papieren voor dagelijks gebruik worden neergelegd in de charterkastjes van de vergaderkamer van de bewindhebbers. Van deze stukken hield de chartermeester het 'generaal register van alle de Compagniesboeken die uyt India naar Patria herwaart werden gesonden' bij. Dit register is de oudste inventaris van archiefstukken van de kamer Zeeland die bewaard is gebleven. De hierin beschreven stukken lopen van 1612 tot 1794 en zijn alfabetisch ingedeeld naar aard van de stukken, zoals 'acteboeken', 'brieven en papieren ontvangen uit Indië', 'cassaboeken' enzovoort
VOC, inv. nrs. 13862-13865 en 14924-14926, (kopie-)inventarissen van stukken in het archief van de kamer Zeeland, 1612-1794.
Kamers Delft, Rotterdam, Hoorn en Enkhuizen
Over de archiefzorg in de kamers Delft, Rotterdam, Hoorn en Enkhuizen is veel minder bekend. Gemiddeld hadden de kleine kamers niet meer dan twintig ambtenaren in dienst
J.E. Heeres, 'De Oost Indische Compagnie' in: Encyclopaedie van Nederlandsch-Indië I (2e druk; 's-Gravenhage en Leiden 1917) 505.
. Het beheer van het archief was in sommige gevallen de taak van een van deze ambtenaren, bijvoorbeeld de boekhouder, maar het kwam ook voor dat de bewindhebbers zelf zich hiermee bemoeiden. Dit was het geval in Enkhuizen. In 1800 schreef de substituut-secretaris van de voormalige kamer Enkhuizen, de heer Rant, aan de Raad der Aziatische bezittingen en etablissementen onder andere dat '... bewindhebbers in der tijd, het werk der boeken en charters, alleen, en zonder jemand anders daar in te employeeren hadden beheert ...'. Naar zijn zeggen verkeerde de archiefkamer in Enkhuizen hierdoor in de grootste wanorde en ontbraken lijsten van de VOC-archivalia
Archief van de Raad der Aziatische bezittingen en etablissementen (hierna: Archief Aziatische Raad), inv. nr. 87, 20 december 1800.
. Op de voormalige kamers Delft en Hoorn waren dergelijke lijsten van de oude Compagniesarchieven wel aanwezig
De lijsten van archieven van de kamer Hoorn werden op 29 februari 1796 opgemaakt. Zie VOC, inv. nr. 14927.
. Met name het register van de kamer Delft, vervaardigd door de klerk David Vallensis, is zeer uitgebreid en laat zien hoe omvangrijk het archief ten tijde van de Compagnie moet zijn geweest. Het archief werd in Delft op drie plaatsen bewaard: op de charterkamer, op het kantoor van de opperboekhouder en op het soldijkantoor
'Register van de klerk Valensis van alle de boeken, charters, missiven, documenten enz. welke voorhanden zijn geweest bij het kantoor der voormalige Oostindische Compagnie ter Kamer Delft ...'[c. 1802]; VOC, inv. nr. 14928.
. Van het archief van de kamer Rotterdam weten we helaas niets meer dan dat het Oostindisch Huis aan de Boompjes een charterkamer bezat
Overvoorde en De Roo de la Faille ed., Gebouwen, 98; Roelof van Gelder en Lodewijk Wagenaar, Sporen van de Compagnie. De VOC in Nederland(Amsterdam 1988) 111.
. Hoewel ongedocumenteerd, is het aannemelijk dat ook in Den Haag, in het logement waar het Haags Besogne bijeenkwam, archiefstukken berustten.

2. Bataafs-Franse tijd (1796-1813)

Intensieve bemoeienis met de VOC-archieven
In 1795 kreeg de VOC een nieuwe directie. De bezittingen van de Compagnie gingen met haar schulden èn haar archieven aan de staat over. Op last van de Staten-Generaal werden alle papieren van de VOC die zich in Amsterdam bevonden op 30 januari 1796 overgegeven aan het Comité tot de zaken van de Oost-Indische handel en bezittingen, kortweg het Oostindisch Comité genaamd.
Het Oostindisch Comité nam het beheer van de VOC-archievenserieus op. Door toedoen van B.F. van Liebeherr, een van de leden van het Comité, werden al vrij snel de 'secrete' papieren uit het voormalige VOC-logement in Den Haag naar Amsterdam overgebracht
Archief van het Comité tot de zaken van de Oost-Indische handel en bezittingen (hierna: Archief Oostindisch Comité), inv. nr. 11, resoluties comité, 11 april 1796; Idem, inv. nr. 139a, notulen van het departement van huishoudelijk bestuur in Indië en Kaap de Goede Hoop, 26 april 1796.
. Op voorstel van de bekende patriot S.I. Wiselius werd in 1796 een onderzoek ingesteld naar de boeken en papieren van de VOC en werd een chartermeester benoemd
Archief Oostindisch Comité, inv. nr. 11, resoluties Comité, 31 maart 1796; Idem, inv. nr. 154, notulen departement commercie en equipage, 31 maart 1796.
. Diens instructie vertelde hem niet alleen het archief te beheren, maar ook een geschiedkundig werk over de Compagnie te schrijven. Met deze opdracht werd een voormalig boekhouder van de factorij in Noord-Java, Jan La Pro, belast. Dat men in die dagen vooral geïnteresseerd was in de politieke en militaire geschiedenis van de VOC en niet zozeer in haar economische geschiedenis blijkt uit de stukken die La Pro voor zijn studie van belang achtte en in het Oostindisch Binnenhuis liet plaatsen: de verbalen van het Haags Besogne, de resoluties van de Heren Zeventien, van de kamer Amsterdam en van de gouverneur-generaal en raden, de uitgaande brieven van Heren Zeventien naar Indië enzovoort. Duplicaten hiervan werden naar het Buitenhuis op Oostenburg in Amsterdam overgebracht, waarheen ook de series die financiële en economische zaken betroffen, verhuisden. Deze stukken werden omschreven als'... eene partij overtollige en veelal nutteloze boeken en papieren van de vorige eeuw ...'
Archief Oostindisch Comité, inv. nr. 11, resoluties Comité, 14 april en 9 mei 1796; Idem, inv. nr. 12, resoluties Comité, 4 juli 1797. Volgens Overvoorde en De Roo de la Faille ed., Gebouwen, 44, werden meer dan duizend kisten met archiefstukken van de VOC hier geborgen.
.
Centralisatie van bestuur en archieven
Het Oostindisch Comité werd in 1800 opgevolgd door de Raad der Aziatische bezittingen en etablissementen, of Aziatische Raad. Het streven van de Raad was zijn bestuur zoveel mogelijk in Amsterdam te concentreren. De kamers buiten Amsterdam werden sindsdien buitencomptoiren (-kantoren) genoemd. In 1802 werden de buitenkantoren Hoorn, Enkhuizen en Delft opgeheven; alleen de lopende zaken - meest soldijaanspraken - werden hier nog afgehandeld. De kantoren Rotterdam en Middelburg bleven bestaan.
Ten aanzien van de archieven van de voormalige VOC was het beleid van de Aziatische Raad erop gericht zoveel mogelijk papieren naar de 'generale charterkamer' in het Oostindisch Binnenhuis in Amsterdam te laten overbrengen. Dit gold voor papieren die zich nog op de buitenkantoren of elders in Amsterdam bevonden. De secretarissen of opperboekhouders van de buitenkantoren werd verzocht om binnen drie maanden registers van bij hen berustende VOC-archivalia aan de chartermeester van de Aziatische Raad op te sturen
Archief Aziatische Raad, inv. nr. 28, resoluties, 18 september 1800.
 . Geen van de buitenkantoren kwam tegen deze maatregel in verzet. Wel tekenden sommige bezwaar aan tegen de korte termijn. In de loop der tijd leverden de kantoren Enkhuizen, Delft en Rotterdam lijsten van hun VOC-archief in
Archief Aziatische Raad, inv. nr. 87, missiven van de buitenkantoren, 20 december 1800; Idem, inv. nr. 34, resoluties, 29 augustus en 18 september 1804.
 . Alleen de inventaris uit Delft is bewaard gebleven,
VOC, inv. nr. 14928, inventaris van de klerk Vallensis.
 .
Nergens blijkt dat bij die gelegenheid archiefstukken zijn overgedragen. Dat gebeurde pas in 1804, toen de Aziatische Raad de buitenkantoren aanschreef om vóór 1 november van dat jaar hun soldijboeken naar Amsterdam op te sturen, waar een centraal soldijkantoor gevestigd zou worden
Archief Aziatische Raad, inv. nr. 34, resoluties, 25 september 1804.
 . De eerste die hieraan gehoor gaf was J.C. de Blocquery, oud-opperboekhouder van de VOC en belast met het waarnemen van de nog lopende zaken bij de opgeheven kantoren Hoorn en Enkhuizen. Behalve 101 kisten met soldijboeken zond hij ook zogenoemde liquidatieboeken en actie- en afgifteboeken naar Amsterdam
Idem , resoluties, 25 oktober en 23 november 1804; Idem, inv. nr. 35, resoluties, 18 januari en 5 maart 1805.
 . Het kantoor Delft zond ruim een jaar later, tegen het einde van 1805, monsterrollen en 'soldijkohieren' naar Amsterdam
VOC, inv. nr. 14928, inventaris van de klerk Vallensis.
 .
Een deel van het Delftse archief was reeds in 1803 naar Rotterdam gezonden. De rest volgde enige jaren later, toen in 1807 het Oostindisch Binnenhuis in Delft werd afgestaan aan het geneeskundig bestuur over de Armee. Dit betekende dat er een oplossing moest worden gezocht voor de aanmerkelijke hoeveelheid boeken en papieren ter plaatse. Het ministerie van koophandel en koloniën gelastte hierop de opperboekhouder Smits van het kantoor in Rotterdam om de charters en papieren die in het Oostindisch Binnenhuis in Delft berustten naar Rotterdam over te brengen. Smits stelde zelf als alternatief voor ingeval de nieuwe eigenaren in Delft geen gebruik wilden maken van de charterkamer, deze eenvoudigweg te sluiten om zo de transportkosten te besparen. De Aziatische Raad nam dit idee niet van hem over
Archief van het ministerie van Koophandel en Koloniën (hierna: Archief min. K. & K.), inv. nr. 35, net-verbaal van de chef der Eerste Divisie van het ministerie, 12 februari 1807.
 .
In de reeds genoemde Delftse inventaris van de hand van de klerk Vallenis staat precies aangetekend welke stukken op 3 maart 1807 in Rotterdam arriveerden. Dit blijkt het grootste deel van het archief van de kamer Delft te zijn. In Rotterdam werden de stukken op drie plaatsen geborgen: in de zogenoemde Delftse kamer, in de grote charterkamer en op de foeliezolder.
Het voormalige kantoor Hoorn bleef tot 1809 in zijn oude gebouw gehuisvest. In dat jaar moest men plaats maken voor de raad en rentmeester-generaal van de domeinen in Noord-Holland. Bij deze gelegenheid droeg De Blocquery een deel van de boeken en papieren van de oude kamer Hoorn aan de Aziatische Raad over, namelijk die van het commerciekantoor
Archief van het ministerie van Marine en Koloniën (hierna: Archief min. M. & K.), inv. nr. 72, verbaal 29 en 31 maart 1809.
 .
In Amsterdam werden de stukken uit Hoorn en Enkhuizen in het pakhuis Batavia (op Rapenburg) geplaatst. De overige VOC-stukken berustten in die tijd in de charterkamer van het Oostindisch Binnenhuis, in het Oostindisch Buitenhuis en in het magazijn de Oude Werf
VOC, inv. nrs. 14929 en 14930, Inventaris van de koloniale archieven berustende bij het departement van Marine en Koloniën te Amsterdam.
 . Enige systematiek valt in de toenmalige verdeling van de VOC-archieven niet te ontdekken. Zo lagen de net-resoluties van de vergaderingen van de Heren Zeventien in de charterkamer, terwijl de minuut-resoluties in het magazijn de Oude Werf en de kopie-resoluties in het pakhuis Batavia lagen.
Tegenwerking uit Zeeland
Een verhaal apart vormen de lotgevallen van het archief van de kamer Zeeland. Ook het kantoor Middelburg werd in 1800 gevraagd om registers op te sturen van de daar berustende VOC-archivalia en in 1804 om de soldijboeken over te dragen. Het kantoor voldeed aan geen van beide verzoeken. Wel werd in 1804 een aantal door de Aziatische Raad gevraagde registers, charters en 'papieren tot de negotiatien' overgeleverd
Archief Aziatische Raad, inv. nr. 34, resoluties, 4 oktober 1804.
 . In deze en daaropvolgende jaren verzette het kantoor Middelburg zich hevig tegen het inkrimpen van zijn bevoegdheden ten gunste van Amsterdam. Het wilde kost wat kost zijn aandeel in de Oostindische handel behouden en trachtte zijn autonome positie uit de tijd van de Compagnie te handhaven. Ook Middelburg moest uiteindelijk buigen voor de wens de handelsactiviteiten in Amsterdam te concentreren. Zo werden in 1808 de oude kantoren van de VOC in Middelburg in één etablissement verenigd, met aan het hoofd commissaris-directeur N.C. Lambrechtsen. Van hem was het voorstel afkomstig de zogenaamd nutteloze papieren van de voormalige Oostindische en Westindische Compagnieën te verkopen. Hij zag zich hiertoe genoodzaakt doordat de charters en papieren van het Westindisch naar het Oostindisch Huis verplaatst moesten worden, waardoor een ernstig gebrek aan ruimte zou ontstaan. Lambrechtsen kreeg van het ministerie toestemming voor het plan, maar het is niet zeker of het ooit tot een verkoop is gekomen
Archief min. M. & K., inv. nr. 110, minuutverbaal van de chef der 7e, later 4e divisie van het ministerie, 11 maart 1809.
 .
Ondanks herhaald aandringen van de zijde van Amsterdam, bleef Middelburg volharden in zijn weigering het oude VOC-archief over te dragen. Pas in 1851 zwichtte Middelburg uiteindelijk. In deze touwtrekkerij speelde de ambtenaar P. Pous een bepalende rol. In 1797 was hij door het Oostindisch Comité aangesteld als substituut-secretaris. Ruim een halve eeuw bleven de papieren van de Compagnie onder zijn hoede. Hij waakte erover alsof het zijn eigen kinderen waren. Een voorbeeld van Pous' toewijding is zijn actie, in 1809, om het archief uit handen van de Engelsen te houden.
Het verhaal begint in 1809 met de bezetting door de Engelsen van het eiland Walcheren, waarbij beslag werd gelegd op het Oostindisch Huis en de zich daar bevindende papieren. De commissaris-directeur Lambrechtsen werd door twee Engelse prijscommissarissen benaderd met de vraag '... of ik genegen zou zijn van hen te koopen alle de boeken, charters en papieren die zig op het Oostindisch Huis bevinden, in de onderstelling dat het Engelse gouvernement dezelve nutteloos oordeelde voor dienst van de Engelse Oostindische Compagnie en zulks alzoo zij voor hadden een ander gebruik te maken van het huis, dan dusver was ...'
Archief min. M. & K., inv. nr. 111, minuutverbaal van de chef der 7e, later 4e divisie, 30 september 1809, nr. 249.
. Het ministerie van marine en koloniën gelastte hem de Engelsen te antwoorden dat er van hun zijde geen belangstelling bestond. Aangezien er van bijna alle Middelburgse archiefstukken in Amsterdam duplikaten aanwezig waren, was er geen enkele reden om de vijand te verrijken, zo luidde de redenering van het ministerie
Archief min. M. & K., inv. nr. 65, minuutverbaal van de minister, 17 oktober 1809.
. Het stelde Lambrechtsen voor dat wanneer het archief eenmaal als scheurpapier door de Engelsen was verkocht, hieruit alsnog de belangrijkste stukken te selecteren en deze terug te kopen. Zover is het echter nooit gekomen. Pous wist, volgens eigen zeggen, de Engelse prijsmeester, generaal Sontny, die bij Pous' zwager logeerde, te overreden de boeken en papieren uit het VOC-archief op de charterkamer achter te laten. Alleen de stukken betreffende Ceylon werden door de Engelsen meegenomen
Archief van het ministerie van Koloniën (hierna: Archief min. Kol.), inv. nr. 57, verbaal 9 december 1850, litt. A, nr. 5.
. Het grootste deel van het archief bleef voor Middelburg behouden, ofschoon de Engelsen de grote charterkamer als een puinhoop achterlieten. Volgens Lambrechtsen was de charterkamer '... voor de komst der Engelschen een pronkstuk van netheid en ordre; een monument van der voorouderen vlijt en van de uitgestrektheid van den handel en bezittingen der voormalige Oostindische Compagnie'
M.A.P. Meilink-Roelofsz, Van geheim tot openbaar. Een historiografische verkenning (Leiden 1970) 12.
. Waarschijnlijk ging door toedoen van de Engelsen een groot deel van het zeventiende-eeuwse archief verloren
M.A.P. Meilink-Roelofsz, Van geheim tot openbaar. Een historiografische verkenning (Leiden 1970) 12.
.
De Engelsen vertrokken in december van het jaar 1809; in mei 1810 kwamen de Fransen. Pous leidde in hoogst eigen persoon keizer Napoleon rond op het eiland Walcheren, waarbij hij ook het Oostindisch Huis liet zien: '... hij kwam toen ook op de charterkamer in welk groot en schoon locaal hij dadelijk zin had niet om de daar aanwezige boeken, maar om er een ziekenzaal van te maken ...'. Pous raadde het hem af omdat de charterkamer op de derde verdieping was gelegen en bovendien in de winter zo koud was. Het gevaar leek geweken totdat in januari 1814 zesduizend Franse militairen zich op Walcheren terugtrokken en zij uit geldgebrek het archief als scheurpapier wilde verkopen. Volgens Pous is er inderdaad veel door de Fransen vernietigd en verkocht
Archief min. Kol., inv. nr. 57, verbaal 9 december 1850, nr. 5; Idem, inv. nr. 841, verbaal 28 mei 1831, nr. 17.
 .
Oprichting van een centraal archiefdepot in Parijs
Niet alleen de Zeeuwse archieven, maar ook die in Amsterdam hadden onder de Fransen te lijden. Het was de wens van Napoleon een centraal depot te stichten voor alle archieven van de door hem bezette landen. Dit zogenoemde ijzeren paleis zou in Parijs op het Champ de Mars worden gebouwd.
In juni 1811 arriveerde in Parijs de eerste en, wat later zou blijken, enige lading koloniale archiefstukken uit Amsterdam
Buiten beschouwing blijft hier de verzameling kaarten, die sedert 1806 in het depot-generaal van oorlog berustten en die in 1810 grotendeels naar het Franse Depot de la Marine werden overgebracht. Zie hoofdstuk 5.
. Het ging de Fransen vooral om stukken die nuttig konden zijn voor de lopende dienst. In de 21 kisten die voor verzending naar Parijs werden klaargemaakt, zaten dan ook nauwelijks stukken van de VOC. Alleen de 'Beschryvinge van de Oostindische Compagnie' van Pieter van Dam, een aantal verdragen met Aziatische vorsten en memories van overgave maakten deel uit van het transport. Deze stukken zijn echter nooit verstuurd. In Parijs kwamen namelijk slechts dertien kisten en een ijzeren doos aan
Archief min. K. & K., inv. nr. 216; bevat onder andere een nota uit het jaar 1811 van de heer Dozy, chef van de derde divisie van het ministerie van koophandel en koloniën en toekomstig chef van de Hollandse divisie bij het ministerie van marine en koloniën in Parijs, over de wenselijkheid om de koloniale archieven naar Parijs te verplaatsen. Hierbij voegde hij een lijst van stukken betreffende de Oost die zich op dat moment in Nederland bevonden en daar ook zouden blijven. Deze lijst somt in totaal 8372 delen op; niet meegerekend zijn 7028 delen 'betreffende vestigingen'. Op een andere lijst gaf hij aan welke stukken reeds voor Parijs waren verpakt. Dit betreft de genoemde 21 kisten. Archief van de Hollandse divisie bij het ministerie van Marine en Koloniën te Parijs, inv. nr. 6.
 De commissaris van het departement van koophandel en koloniën, H. Vollenhoven, verklaarde dit in 1815. Volgens hem werden in totaal zo'n veertig banden naar Parijs verstuurd, waartoe niet de genoemde VOC-werken behoorden.
Archief min. Kol., inv. nr. 111, verbaal 2 september 1815, nr. 1252. Bevat een overzicht van de daadwerkelijk in 1811 in Parijs gearriveerde stukken.
In 1812 werd een tweede operatie gepland. Hierbij betrof het heel wat meer stukken. Het Franse rijksarchief zond één van zijn ambtenaren naar Nederland, Tourlet genaamd, die de opdracht kreeg de meest interessante stukken uit de Nederlandse archieven te selecteren en naar Parijs te zenden. Voor de koloniale archieven werd hij te woord gestaan door Vollenhoven, die toen 'chef der divisie tot de liquidatie der zaken van de
koloniën' was. Op 2 juni 1812 nam Tourlet afscheid van Vollenhoven, na een verklaring te hebben getekend welke archiefstukken van het oude ministerie van marine en koloniën naar Parijs moesten worden overgebracht. In totaal ging het om 3955 delen betreffende de Oost. Deze stukken zijn niet verder gekomen dan het archiefmagazijn op de Turfgracht bij de Joodse synagoge in Amsterdam. Het transport naar Parijs vond nooit plaats
Archief van de Hollandse divisie bij het ministerie van Marine en Koloniën te Parijs, inv. nr. 6; Archief van de generale intendance voor de Financiën en der Publieke schatkist, inv. nr. 955, minuut-notulen, 17 april 1812; Idem, inv. nr. 1032, brief van de transporteur Bruynseraede, 23 november 1813; Archief van het Algemeen Rijksarchief (hierna: Archief ARA), inv. nr. 3, nrs. 270, 271, 274, 274a en 295; nr. 274a geeft een overzicht van de stukken die volgens Tourlet naar Parijs zouden moeten worden getransporteerd.
 .
In 1813 herwon Nederland zijn onafhankelijkheid. Koning Willem I besloot kolonel M.J. de Man, de voormalige onderdirecteur van het depot-generaal van oorlog, te belasten met het terugbrengen van de Nederlandse archieven uit Parijs. De Man zorgde er voor dat in de winter van 1815/1816 twee kisten met archiefstukken afkomstig van het departement van koophandel en koloniën naar Nederland werden teruggebracht. Zoals gezegd bevatten deze kisten waarschijnlijk nauwelijks of geen VOC-stukken, afgezien van enige kaarten
Archief ARA, inv. nr. 4, nr. 37; Archief min. Kol., inv. nr. 119, verbaal 16 februari 1816, nr. 966; Archief van het ministerie van Buitenlandse Zaken, Legatie Frankrijk, inv. nr. 80: bevat een lijst van de teruggebrachte stukken en een catalogus van de kaarten die zich in 1810 in Nederland bevonden en waarvan een deel naar Parijs werd overgebracht.
 .

3. Ten tijde van het ministerie van Koloniën (1813-1856)

Verhuizingen en grootscheepse vernietigingen
In de zomer van 1816 werden op last van de directeur-generaal van het departement van koophandel en koloniën, J. Goldberg, de uit Parijs teruggehaalde stukken samen met andere charters, boeken en papieren van het departement overgebracht naar de charterkamer op het Binnenhof in Den Haag. In 1815 droeg het depot in Amsterdam achttien kisten met archivalia, onder andere resoluties van de Heren Zeventien en de kamer Amsterdam, over aan het departement. Ook deze stukken werden in de charterkamer op het Binnenhof bewaard. Van de daar aanwezige stukken werd een inventaris opgemaakt, waaruit blijkt dat het voornamelijk stukken uit de laatste periode van de achttiende eeuw betrof
Collectie Goldberg, inv. nr. 124: bevat onder andere een 'inventaris der charters, boeken en papieren toebehoorende aan het Departement van Koophandel en Koloniën, welke in de charterkamer van het zelve Departement op het Binnenhof in 's-Hage zijn overgebragt, den 28 augustus 1816'; Archief min. Kol., inv. nr. 37, verbaal 11 september 1816, nr. 5452a: bevat dezelfde inventaris.
 . Enige decennia later bleek een groot deel van deze stukken weer in Amsterdam te berusten. Het is niet duidelijk wanneer zij naar Amsterdam werden teruggebracht.
In Amsterdam werd het VOC-archief op verschillende plaatsen bewaard. Een van die plaatsen was nog steeds het Oostindisch Binnenhuis, waar de boeken en papieren van het soldijkantoor berustten. Een aanzienlijk deel van de daar opgeslagen archivalia werd in de winter van 1821/1822 door het ministerie aan de hoogste bieder verkocht. Het betrof zo'n 9500 à 10.000 banden, voornamelijk daterend van de zeventiende eeuw
Archief min. Kol., inv. nr. 300, verbaal 27 november 1821, nr. 26/1; Idem, inv. nr. 302, verbaal 17 december 1821, nr. 25/1. Het ging om 28.920 kilo papier, wat volgens een aantekening van mevrouw Meilink-Roelofsz 9500 à 10.000 banden betrof.
 .
In 1832 werd het ministerie van koloniën verzocht het Oostindisch Binnenhuis te ontruimen, aangezien dit gebouw was aangewezen als onderkomen van de administratie van de directe belastingen en accijnzen. Men vatte het plan op alle papieren van de VOC in het Westindisch Slachthuis onder te brengen. Dit pakhuis van de voormalige Westindische Compagnie was gelegen aan de IJkant in Amsterdam. Hier lagen reeds archiefstukken van de VOC. Aangezien de in het Westindisch Slachthuis berustende papieren in grote wanorde verkeerden, liet de minister eerst een inventaris vervaardigen door de klerk P.L. de Munnick, alvorens het startschot voor de verhuizing van de resterende VOC-archieven uit het Oostindisch Binnenhuis te geven. Blijkens die inventaris bevonden de papieren zich op de eerste en tweede charterzolder van het Westindisch Slachthuis
VOC, inv. nr. 14931, 'Inventaris van het Oost Indische Archief berustende in het Westindische Magazijn te Amsterdam opgemaakt ingevolge resolutie van den Minister voor de Marine en Koloniën, 6 dec. 1828, litt. G&H, nr.46'.
 .
Van meet af aan was duidelijk dat het Westindisch Slachthuis de omvangrijke VOC-archieven niet kon herbergen. In 1830 werd door de commissaris voor de koloniën, J. van der Velden, een onderzoek ingesteld welke boeken en papieren zonder bezwaar vernietigd of verkocht konden worden. De Munnick, inmiddels gepromoveerd tot magazijnmeester, zette dit onderzoek in 1832 voort. Beiden kwamen tot de conclusie dat twee derde van de aanwezige soldijboeken zonder bezwaar gemist kon worden. In eerste instantie was men van plan alleen de boeken en papieren van vóór 1750 op te ruimen, maar aangezien dit te weinig opleverde, zouden ook de 'landboeken' van na 1750 eraan moeten geloven
Archief min. Kol., inv. nr. 841, 28 mei 1832, nr. 17. Bevat onder andere gedetailleerde lijsten van de aanwezige en de op te ruimen boeken en papieren van het soldijkantoor.
 . Uiteindelijk werd bij koninklijk besluit van 8 juni 1832 bepaald dat bij openbare inschrijving de volgende stukken verkocht moesten worden: de registers die bij het soldijkantoor van de VOC onder naam van landboeken en thuisreisboeken bekend stonden, de liasdozen met de betaalde documenten tot het jaar 1750, minuut-notulen en financiële stukken zoals onder andere grootboeken, bankboeken en negotiatieregisters. Het aantal banden dat opgeruimd moest worden bedroeg 5136, het aantal liasdozen 1851. In totaal bleven er 3160 banden en 587 liassen van het soldijkantoor bewaard
Archief min. Kol., inv. nr. 841, verbaal 16 juni 1832, nr. 18.
 .
Wat overbleef van het omvangrijke bestand waren de monsterrollen en de scheepssoldijboeken, ook wel uitreisboeken genaamd. Van de zogenoemde landboeken en thuisreisboeken is niets bewaard gebleven. Het is dan ook moeilijk te bepalen wat de inhoud van deze stukken was
Thuisreisboeken waren waarschijnlijk een soort scheepssoldijboeken, gehouden op de retourreis naar patria. Van de landboeken is alleen bekend dat zij, althans in de kamers Amsterdam en Zeeland, per vestiging waren ingericht en dat zij onder andere testamenten, en boedelinventarissen en -rekeningen van VOC-personeel bevatten.
 . Reeds in vroeger dagen moeten deze landboeken en thuisreisboeken ten prooi zijn gevallen aan de opruimwoede van het ministerie van koloniën. Vóór de grote opruiming in het jaar 1832 waren er namelijk nog maar weinig van dergelijke stukken van vóór 1750 op het soldijkantoor in Amsterdam aanwezig. Het is mogelijk dat deze stukken deel uitmaakten van de grote massa VOC-papier die in de winter van 1821/1822 was verkocht.
De criteria die men bij deze opruimingen hanteerde, waren vooral van praktische aard. In principe bewaarde men datgene wat voor nog lopende zaken van belang was, zoals de salarisadministratie die men nodig had voor het afwikkelen van salarisaanspraken. Tot de overige stukken die werden vernietigd behoorden onder andere het gehele geheime archief van de Heren Zeventien en de kamer Amsterdam en het grootste deel van de stukken van het beheer van de Compagnie in de Republiek.
Plan tot inrichting van het Oostindisch Huis te Amsterdam voor het Ministerie van Marine en Koloniën met onder de letters I, K en L de charterkamer, ca.1825 (ARA Afdeling Kaarten en Tekeningen, MTSH, inv.nr. 889):
Portret van Pieter Pous, beheerder van de archieven van de voormalige kamer Zeeland der VOC door Cornelis Kimmel (Privécollectie):
Verplaatsing van het archief van de kamer Zeeland naar Amsterdam in 1851
Het grootste deel van het archief van de kamer Zeeland bleef voor vernietiging gespaard, dank zij de hardnekkige weigering van de Zeeuwen, in het bijzonder van Pous, om het archief aan Amsterdam over te dragen
Desalniettemin werden ook in Zeeland stukken door de administratie opgeruimd, zoals brievenboeken, dagregisters, resoluties en verbalen uit Batavia. Archief min. Kol., inv. nr. 74, verbaal 27 februari 1851, nr. 13.
 . Uiteindelijk werd in 1851 Pous eenvoudigweg gedwongen zijn archief naar Amsterdam te zenden. Na een halve eeuw soebatten besefte men in Amsterdam dat '... de heer Pous, een stokoud man, ongaarne van die papieren, welke hij sedert de ontbinding der Kompagnie onder zijne hoede schijnt te hebben zou scheiden ...'
Archief min. Kol., inv. nr. 49, verbaal 2 november 1850, litt. A, nr. 6.
 .
In de loop der jaren had Pous telkens andere beletsels tegen overdracht naar voren gebracht wanneer Amsterdam liet weten het Middelburgse archief te willen ontvangen. Zo schreef Pous in 1830 dat zijn hoofd op dat moment niet stond naar het overbrengen van de papieren, in een tijd '... waarin ik in ons eiland zelfs reeds aan de overzijde de vlag van oproer en ondankbaarheid kan zien wapperen ...'. Hierbij beriep hij zich op de wensen van de gewone man: 'Want om dat alles in massa in te laden, daartoe zoude ik tenminste in dezen tijd ongaarne de hand leenen; de gemeene man toch, en deze classe is het, die zoo hier als elders de meeste onrust kan veroorzaken, is aan den ouden naam van de Oost Ind.Compagnie nog te veel verbonden, om niet met droefheid te zullen aanzien, dat men de Compagnies boeken en papieren, voor welke het, als het ware, nog een heiligen eerbied koestert, in massa vervoerde ...'
Archief min. Kol., inv. nr. 841, verbaal 28 mei 1832, nr. 17.
 . In 1851 deed hij nog een laatste poging een algehele verhuizing te verhinderen. Bij deze gelegenheid stelde hij voor uit te zoeken welke stukken zowel in Middelburg als in Amsterdam voorkwamen en alleen die Zeeuwse stukken op te sturen die in Amsterdam niet al in duplikaat aanwezig waren
Archief min. Kol., inv. nr. 64, verbaal 13 januari 1851, litt. A, nr. 1.
 . Amsterdam wenste echter het complete archief en kreeg dit ook. In september 1851 arriveerde in het Westindisch Slachthuis in totaal 6250 kilo archief uit Middelburg
Archief min. Kol., inv. nr. 74, verbaal 27 februari 1851, nr. 13.
 .
Ontstaan van de historische belangstelling voor de VOC-archieven
Het grote publiek was in die dagen volstrekt onkundig van de inhoud en waarschijnlijk zelfs van het bestaan van de VOC-archieven. Dit lag voor de hand aangezien op het departement nog steeds het oude stelsel van geheimhouding werd gehanteerd, waarbij de archieven slechts dienden tot eigen voorlichting. Bezoekers werden nauwelijks tot de depots toegelaten. Dit stond in tegenstelling tot de praktijk in het rijksarchief, waar overheidsarchieven sinds 1829 beperkt openbaar waren. In die dagen was de historische belangstelling voor de VOC-archieven echter niet erg groot.
Dit veranderde in de jaren veertig van de negentiende eeuw, toen uit Indië de wetenschappelijke belangstelling voor Nederlands-Indische betrekkingen overwaaide. Men begon de historische waarde van de VOC-archieven te ontdekken en vroeg het departement om onderzoek op de archiefzolders te mogen verrichten. De grote opruimingen in de Compagniesarchieven en de wijze waarop de stukken werden beheerd,werden in die jaren bekend en wekten verontwaardiging
Meilink-Roelofsz, Van geheim tot openbaar, 12-14.
 . De Amerikaanse historicus J. Romeyn Brodhead, die in 1841 het Westindisch Slachthuis bezocht, schreef hierover: 'In applying in Amsterdam at West India House, I was to my infinite surprise and mortification informed by Mr. de Munnick, the keeper, that all the books, documents and papers of every kind belonging to the Old East and West India Comp. of a date prior to 1700 had been sold at public auction in 1821 by order of the Government of the Netherlands'
J. Romeyn Brodhead, Documents relative to the colonial history of the State of New-York, [1603-1678], procured in Holland, England and France I. E.B. O'Callaghan ed. (Albany 1856) xxv.
 .
Ook de bekende antiquaar Frederik Muller, een regelmatig bezoeker van het Westindisch Slachthuis, maakte zich boos over de wijze waarop de VOC-archieven werden beheerd. Tijdens één van zijn bezoeken kwam hij het eerste aandeelhoudersregister van de VOC op een ongebruikelijke plaats tegen: 'Dit boek werd daar bij wijze van grendel gebruikt om het gedurig opengaan der deur te beletten!'
Fred. Muller, 'Ervaringen in Nederlandse archieven', De Nederlandse Spectator 11 juli 1874, 225-229.
 . In 1853 verscheen een overzicht van het archiefwezen in Nederland van de hand van J.J.F. Noordziek. Het beeld dat hij schetst van de toestand van de VOC-archieven is weinig rooskleurig. De zolders van het Westindisch Slachthuis lieten 'wat licht, zindelijkheid, droogte en afsluiting betreft, veel te wenschen over'. De beste ruimtes van het gebouw waren afgestaan aan de Nederlandse Handelmaatschappij tot berging van balen met koloniale waren. De archiefstukken lagen over vier zolders verspreid, waarvan de beste zolder het archief van de kamer Zeeland herbergde
J.J.F. Noordziek, Archiefwezen 1826-1852. Met eene korte opgave van den inhoud van eenige boekerijen ('s-Gravenhage 1853) 66-71.
 .
Dat Noordziek in staat was een overzicht te geven van de inhoud van de koloniale archieven had hij geheel te danken aan één man, de juristL.C.D. van Dijk. Hij was de eerste Nederlandse academicus die voor zijn proefschrift een onderwerp uit de Nederlandse koloniale geschiedenis koos en hiervoor origineel bronnenonderzoek verrichtte
L.C.D. van Dijk, Specimen Politico-juridicium Inaug, continens Historiam inquisitionis in delicta a praefectis atque officialibus in India cum orientalitum occidentali commissa (Utrecht 1847).
. Bij zijn onderzoek ontmoette hij van de zijde van het departement grote tegenstand. Van Dijk liet zich hieraan echter niets gelegen liggen. Volkomen gefascineerd door het materiaal dat hij op de archiefzolders in Amsterdam ontdekte, bood hij het departement zelfs kosteloos zijn diensten aan tot bewerking van de bronnen. In 1852 werd hij door de minister van koloniën benoemd tot wetenschappelijk archivaris, speciaal belast met de bewerking en ordening van het uit Middelburg overgebrachte archief van de kamer Zeeland. Onderzoekingen van administratieve aard bleven de taak van de agent van het departement van koloniën, De Munnick.
Meilink-Roelofsz, Van geheim tot openbaar, 14-16; Archief min. Kol., inv. nr. 152, verbaal 22 januari 1852, nr. 4.
 Overigens betekende deze nieuwe constructie niet dat bezoekers van het Westindisch Slachthuis nu op een bevredigende wijze werden geholpen. Volgens Frederik Muller was het toezicht wel verbeterd, maar was men nu in een ander uiterste vervallen: 'Twee ambtenaren van hooge geboorte zijn achtereenvolgens aangesteld, die vele bezoekers op de meest beleedigende wijze wantrouwden en alle onderzoek bemoelijkten.'
Muller, 'Ervaringen', 228. Frederik Muller kan niemand anders dan Van Dijk en De Munnick hebben bedoeld.

4. Het archief van de VOC en het Rijksarchief

Overdrachten
Erg lang duurde deze situatie niet. Ondanks verzet van de minister van koloniën Ch.F. Pahud werden in 1856 de VOC-archieven aan het rijksarchief in 's-Gravenhage overgedragen. De tijd was er rijp voor. In de voorafgaande jaren was door de openbare behandeling van Indische aangelegenheden in de Tweede Kamer het publiek geattendeerd op het bestaan van de oude koloniale archieven en begon men zich hiervoor te interesseren. In deze bewustmaking speelde de Bataviase predikant W.R. van Hoëvell, oprichter van het historisch getinte Tijdschrift voor Nederlandsch-Indië, een belangrijke rol. Samen met de pas benoemde rijksarchivaris R.C. Bakhuizen van den Brink pleitte hij voor toegankelijkheid van de VOC-archieven. Het was hun stellige overtuiging dat de openbaarheid het best gewaarborgd zou zijn in de nieuwe behuizing van het rijksarchief aan het Plein in Den Haag. Bakhuizen achtte de toegankelijkheid van de op het ministerie berustende koloniale stukken namelijk volstrekt onvoldoende. Voor hem was de overdracht van de Compagniesarchieven aan het rijksarchief een soort testcase voor de openbaarheid van archieven. Zijn nieuw te ontwerpen archiefwet zou ook de overname van de nog onder de departementen berustende archieven moeten regelen
Meilink-Roelofsz, Van geheim tot openbaar, 16-19; R. Fruin, De gestie van R.C. Bakhuizen van den Brink als archivaris des Rijks, 1854-1865 ('s-Gravenhage 1926) 65-78.
 . Overigens kwam de eerste archiefwet pas in 1918 tot stand, lange tijd na het rijksarchivariaat van Bakhuizen van den Brink.
Van de overdracht van de VOC-papieren aan het rijksarchief, in 1856, werden enige stukken uitgezonderd. Een aantal zogenoemde dubbelen werd aan het gemeentearchief in Amsterdam in bruikleen gegeven, onder andere de resoluties van de Heren Zeventien afkomstig van de kamer Zeeland
Fruin, Gestie, 76-77. Volgens Verslagen omtrent 's Rijks Oude Archieven (hierna: VROA) 16 (1893) 7 werden deze stukken op een gegeven moment weer met de Compagniesarchieven op het Rijksarchief verenigd.
. Verder bleven op verzoek van De Munnick de soldijboeken bij het departement van koloniën in Amsterdam berusten, aangezien hij deze nog regelmatig nodig had voor het afhandelen van aanspraken van nakomelingen van VOC-dienaren. Bakhuizen van den Brink stemde hier van ganser harte mee in. Volgens hem dienden archiefstukken alleen bewaard te worden indien zij voor de wetenschap interessant waren. Hij stelde zelfs voor soldijboeken en soortgelijke stukken, die voor geschiedwetenschap en staatsbelang in zijn ogen volstrekt nutteloos waren, op termijn te vernietigen
Archief ARA, inv. nr. 18, uitgaande brieven 1856, nr. 118. Bakhuizen van den Brink schrijft dit als reactie op het voorstel van De Munnick aan de minister van binnenlandse zaken. Archief min. Kol., inv. nr. 540, 10 september 1856, litt. A/1.
. De minister van binnenlandse zaken, onder wie het rijksarchief ressorteerde, bepaalde echter anders. Op diens bevel werden in 1884 de nog overgebleven soldijboeken - in de tussenliggende jaren was nog het een en ander vernietigd
Zo werd in 1862 nog een groot aantal registers opgeruimd. Zie verslag over de inventarisatie van de financiële bescheiden van de VOC op het Rijksarchief door Van Meurs: VROA 12 (1889) 6.
 - overgedragen aan het rijksarchief. In totaal ging hetom zo'n 4037 banden, waaronder 3000 scheepssoldijboeken.
Archief ARA, inv. nr. 64, nrs. 151, 183 en 224; VROA 7 (1884) 2.
Van de archieven van de kleine kamers was niet veel bewaard gebleven. In het oud archief van de gemeente Rotterdam en het oud archief van de gemeente Hoorn bleek zich nog wel een aantal archiefstukken van respectievelijk de kamers Rotterdam, Hoorn en Enkhuizen te bevinden. Deze stukken werden in 1901 aan het rijksarchief afgestaan
Archief ARA, inv. nr. 83, nr. 341; Idem, inv. nr. 113, nr. 333; VROA 24 (1901) 11-14.
 .
Bewerking van de VOC-archieven
Met het beschrijven en ordenen van de VOC-archieven hielden zich op het Algemeen Rijksarchief in de loop der jaren vele archivarissen bezig. Na de overdracht in 1856 werd op het rijksarchief J.K.J. de Jonge als eerste met het beheer van de VOC-archieven belast. Hij bezorgde zijn opvolgers veel werk door banden met overgekomen brieven en papieren uit Indië aan de Heren Zeventien en de kamer Amsterdam, tot het jaar 1690 uit elkaar te halen. Vanaf 1690 was het pas regel geworden inhoudsopgaven te vervaardigen op de overgekomen brieven en papieren. Teneinde het raadplegen van de stukken van voor 1690 te vergemakkelijken, sloopte De Jonge alle banden tot 1659 en de banden uit de Westerkwartieren van 1660 tot 1690. Vervolgens herordende hij de gelichte stukken per vestiging, waardoor de herkomst en het onderlinge verband van de stukken niet meer te onderkennen waren. Rond de eeuwwisseling werd dit werk door J.E. Heeres en H.T. Colenbrander ongedaan gemaakt
VROA 12 (1889) 4-5; VROA 21 (1898) 6.
 .
De eerste inventaris werd in de jaren zeventig van de negentiende eeuw vervaardigd door de oud-marineofficier P.A. Leupe. Een inventaris mag men deze eigenlijk niet noemen. Het was meer een catalogus van stukken uit niet alleen de VOC-archieven, maar ook uit andere Oostindische archieven. De stukken werden willekeurig gerangschikt naar onderwerp. Zo stelde Leupe uit archiefstukken van de kamer Amsterdam en van de Staten-Generaal een verzameling journalen samen, bestaande uit beschrijvingen van ontdekkingstochten, scheepsjournalen, instructies enzovoort
VOC, inv. nr. 14932, catalogus van losse stukken, bijeengebracht uit de Oostindische archieven door Leupe, ca. 1875.
 . Ook hij verstoorde in sommige gevallen de oorspronkelijke eenheid van banden door er stukken uit te scheuren en deze vervolgens naar onderwerp te ordenen. Heeres bracht naderhand deze stukken weer op hun plaats terug en herstelde de oorspronkelijke ordening
VROA 14 (1891) 7; VROA 17 (1894) 6.
 . Dit gebeurde niet met de kaarten en tekeningen die Leupe uit de overgekomen brieven en papieren had gehaald. Deze berusten nu nog steeds in de indertijd door Leupe samengestelde verzameling buitenlandse kaarten op de afdeling kaarten en tekeningen van het Algemeen Rijksarchief.
Na Leupe bewerkten Heeres en P.A.N.S. van Meurs tegelijkertijd de VOC-archieven. Van Meurs hield zich bezig met het beschrijven van de personeelsadministratie van de Compagnie. Hij maakte een overzicht van de series scheepssoldijboeken, die in 1884 met de overdracht van papieren uit het depot van het ministerie van koloniën in Amsterdam behoorlijk waren uitgebreid. Van Meurs maakte tevens een uitgebreide beschrijving van de aard en inrichting van de scheepssoldijboeken
VROA 11 (1888) 11; VROA 12 (1889) 5-6. Het overzicht bevindt zich in VOC, inv.nr. 14933.
 .
In de jaren tachtig nam Heeres de bewerking van het grootste deel van de VOC-archieven op zich. Van duidelijk afgebakende VOC-archieven was in feite geen sprake, omdat de stukken vermengd waren geraakt met andere koloniale archiefbestanden. Heeres begon zijn inventarisatiewerkzaamheden met het afsplitsen van stukken van particuliere herkomst van de eigenlijke archiefstukken van de VOC. Vervolgens beschreef hij eerst de archieven van de zogenoemde voorcompagnieën, waarna hij de inventarisatie van de VOC-archieven aanvatte. Bij de afbakening van het archief nam hij 1602, het oprichtingsjaar van de VOC, als begindatum en 1795, het jaar waarin het bestuur in staatshanden overging, als einddatum. In 1891 rondde hij de voorlopige inventarisatie van het archief van de kamer Amsterdam af en twee jaren later die van de kamer Zeeland. Van beide archieven had hij met name de overgekomen brieven en papieren beschreven. Tijdens de definitieve bewerking van de archiefstukken die bij de secretarie van de kamer Amsterdam hadden berust, werd Heeres in 1897 benoemd tot hoogleraar bij de Indische Instelling in Delft.
Zijn taak werd overgenomen door H.T. Colenbrander, die de inventarisatie van het secretarie-archief van de kamer Amsterdam voltooide. In de categorie ingekomen stukken uit Indië bracht Colenbrander een cesuur aan tussen de stukken van vóór en na 1614. De stukken van vóór 1614 werden per scheepstocht gerangschikt, identiek aan de wijze van inventarisatie van de archieven van de voorcompagnieën door Heeres. De stukken van na 1614, toen er een meer permanent centraal Indisch bestuur ontstond en de kamers in de Republiek op een meer gestage papierstroom uit Batavia kon rekenen, werden chronologisch geordend
VROA 21 (1898) 5-6.
 .
Vervolgens bewerkte Colenbrander het archief van de kamer Zeeland. Allereerst ordende hij de ingekomen stukken per factorij en niet per jaar, zoals bij de kamer Amsterdam. Verder beschreef Colenbrander de stukken afkomstig van de drie departementen van de kamer Zeeland: die van de equipage, van de koopmanschappen en van de thesaurie. Een beschrijving van de financiële stukken ontbrak vooralsnog in deze inventaris.
In de jaren 1898-1902 voerden Colenbrander en de toenmalige rijksarchivaris Th.H.F. van Riemsdijk zeer regelmatig schriftelijk overleg over de wijze waarop de VOC-archieven moesten worden geïnventariseerd. Beiden waren van mening dat de inventaris zoveel mogelijk een afspiegeling moest vormen van de inrichting van het bestuur van de VOC, maar dat er te weinig archiefstukken bewaard waren gebleven om hieraan recht te kunnen doen. Het streven bleef, geheel in de geest van Heeres, archiefstukken zoveel mogelijk naar hun plaats van herkomst terug te brengen en stukken die niet in de VOC-archieven thuishoorden eruit te verwijderen. Zo werden stukken afkomstig uit de sinds 1856 willekeurig gevormde collecties van de Oostindische afdeling van de koloniale archieven, die niet tot de eigenlijke VOC-archieven behoorden, door Colenbrander herleid tot archieven van bijzondere VOC-commissies
Zoals de Hollands-Zeeuwse Staatscommissie van 1790 en het Commité van de Provisionele Representanten van het Volk van Holland tot de zaken van de Oostindische Compagnie van 1795. Deze archieven zijn beschreven in de Inventaris van de Gewestelijke Besturen Bataafs-Franse tijd, 1795-1807, en hiermee samenhangende commissies, 1782-1802 III ('s-Gravenhage z.d.) 545-609.
 of tot particuliere archieven van bewindhebbers. Tevens herenigde Colenbrander de bijlagen bij de generale missiven van de gouverneur-generaal en raden aan de kamer Zeeland met de VOC-archieven; deze bijlagen waren een tijdlang van het archief gescheiden geweest
VROA 24 (1901) 8-10.
 .
Tekening uit het reisjournaal van het schip Gelderland, ca.1602 (ARA Eerste Afdeling, Voorcompagnieën, inv.nr. 135):
Mevr. M.A.P. Meilink-Roelofsz (r) met de minister van C.R.M. dr. M.A.M. Klompé in het depot van het Algemeen Rijksarchief aan het Bleyenburg, 1970(Privécollectie):
In 1902 werd de commissie van advies voor 's-Rijks Geschiedkundige Publicatiën ingesteld, waarvan Colenbrander secretaris werd. J. de Hullu nam de beschrijving en de ordening van de financiële registers van de VOC van Colenbrander over. In 1905 bracht De Hullu in de inventarissen van Colenbrander een doorlopende nummering aan, de zogenoemde K.A.-nummering
Deze K.A.(Koloniaal Archief)-nummering is tot de recente herinventarisatie en hernummering in gebruik gebleven.
 . Vanuit zijn nieuwe functie werkte Colenbrander verder aan het herstellen van de door De Jonge verstoorde oorspronkelijke orde van de overgekomen brieven en papieren. In 1912 rondde hij deze werkzaamheden af.
Daarna werd het stil rondom de VOC-archieven. De archieven van de voorcompagnieën en van de zes kamers waren in die tijd allemaal voorzien van een inventaris in manuscriptvorm. Als wij enige werkzaamheden die R. Bijlsma verrichtte aan het archief van de kamer Amsterdam buiten beschouwing laten, was het pas mevrouw M.A.P. Meilink-Roelofsz die in 1937 de stilte verbrak. Zij werd belast met een nieuwe inventarisatie van het archief van de kamer Zeeland. Doordat bij de verhuizing van het rijksarchief van het Plein naar het Bleijenburg in 1901 de VOC-archieven niet volgens de inventaris van Heeres en Colenbrander waren genummerd, was de raadpleging van met name het Zeeuwse archief aan de hand van de bestaande inventaris zeer moeilijk geworden. Herinventarisatie was hierdoor gewenst. De meeste arbeid verrichtte mevrouw Meilink-Roelofsz aan de beschrijving van de series ingekomen stukken van de kantoren in Indië in het archief van de kamer Zeeland. Daarnaast bewerkte zij de manuscript-inventaris van Heeres en Colenbrander van het archief van de kamer Amsterdam, en (her)inventariseerde zij de financiële stukken en de zogenoemde losse stukken van beide kamers. In 1963 waren haar inventarisatiewerkzaamheden aan de VOC-archieven afgerond. Ruim honderd jaar nadat de bescheiden naar het Algemeen Rijksarchief waren overgebracht, was een integrale inventaris op de VOC-archieven beschikbaar. Enkele jaren later kregen de archieven, op basis van de nieuwe inventaris, een doorlopende nummering. De inventaris - negen delen in typoscript - heeft de toegankelijkheid van de VOC-archieven aanzienlijk vergroot en het onderzoek naar de Nederlandse overzeese en Aziatische geschiedenis een impuls gegeven.
Een belangrijk bestanddeel van de VOC-archieven, de overgekomen brieven en papieren, werden verder ontsloten. In de kamer Amsterdam waren deze bescheiden ten tijde van de VOC al toegankelijk gemaakt met behulp van inhoudsopgaven. Deze ontbraken echter vaak in de banden van vóór 1690. Mevrouw Meilink-Roelofsz liet deze vervaardigen. Zij droeg er ook zorg voor dat de inhoudsopgaven op alle overgekomen brieven en papieren in het archief van de kamer Amsterdam werden uitgetypt en aan het publiek ter beschikking werden gesteld.
Op 1 januari 1971 verliet mevrouw Meilink-Roelofsz het Algemeen Rijksarchief, nadat zij aan de Rijksuniversiteit van Leiden het ambt van bijzonder hoogleraar in de geschiedenis van de West-Europese expansie overzee had aanvaard. Hoewel zij zich ook toen intensief bleef bezighouden met de vroege Nederlands-Oostindische geschiedenis, heeft zij een boek over de organisatie van de VOC en een algemene inleiding op de inventaris van de VOC-archieven niet kunnen voltooien. Zij overleed in 1988, kort nadat de werkzaamheden aan de publikatie van haar inventaris waren aangevangen.

De verwerving van het archief

De rechtstitel is (nog) onbekend
Het archiefblok bevat archiefstukken onder verschillende rechtstitels verworven.

De verwerving van het archief

Het archiefblok bevat archiefstukken onder verschillende rechtstitels verworven.