2.05.443 Inventaris van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Qatar, (1991) 2005-2013 (2014) [DEELS GEANONIMISEERD]

Als basis voor de bewerking werd een Archiefbewerkingsplan (ABP Postenarchieven 1975-2013) opgesteld, dat in november 2013 werd ondertekend door Doc-Direkt, het ministerie van Buitenlandse Zaken en het Nationaal Archief. Hierin zijn de afspraken met betrekking tot de selectie, ontsluiting, materiële verzorging en overbrenging geregeld voor de postenarchieven in de periode 1975-2013. Vervolgens werd voorafgaand aan de bewerking een werkinstructie opgesteld.

Voor de bewerking van dit archief is ook rekening gehouden met het ABP voor de archieven van de buitenlandse posten van het ministerie van Buitenlandse Zaken in de periode vanaf 1990 (ABP posten 1990-heden). Dit ABP, ondertekend door het ministerie van Buitenlandse Zaken en het Nationaal Archief, bevat de uitkomst van een onderzoek naar de gemaakte selectiebeslissingen op basis van de door de posten gehanteerde archiefinstructies ten opzichte van de geldende selectielijsten. Het resultaat was dat op de door de posten gemaakte beslissingen een aantal correcties moest worden doorgevoerd. De correcties hebben vooral betrekking op de rubriek Algemene Zaken, waarbij met name dossiers inzake de bedrijfsvoering (o.a. huisvesting, financiën en personeel), op grond van eerdergenoemde selectielijsten, alsnog voor vernietiging zijn aangemerkt.

De omvang van het archief voor aanvang van de bewerking was 12,25 meter. Na bewerking van het archief is in totaal 2,5 meter archief voor bewaring overgebleven. De archiefstukken die voor bewaring in aanmerking komen zijn overgebracht naar het Nationaal Archief. Van de te vernietigen stukken zijn vernietigingslijsten opgesteld en deze zijn aan het ministerie van Buitenlandse Zaken ter beschikking gesteld, als bijlage bij het voorstel voor vernietiging.

Bij de beschrijvingen van de in de inventaris opgenomen dossiers ontbreekt in veel gevallen een actieve handeling. Dit heeft te maken met de wijze van opbergen van de documenten, namelijk op onderwerp. In deze dossiers zijn alle aspecten met betrekking tot de uitvoering van de taak (volgen, analyseren en becommentariëren) ten aanzien van een bepaald onderwerp bij elkaar verzameld. Een zaak of werkproces is niet duidelijk aan te wijzen. De dossiers bestaan voor een groot deel uit berichtenverkeer tussen de post en het departement, correspondentie met diverse instellingen en particulieren.

Het beginjaar van het archief is 1975. Incidenteel bevinden zich in het archief stukken van vóór de begincesuur. Uit praktische overwegingen zijn deze stukken opgenomen in deze inventaris. Het eindjaar van het archief is 2011.

Ten behoeve van de overbrenging naar het Nationaal Archief dient het archief onder andere te voldoen aan de eisen met betrekking tot de duurzaamheid van archiefbescheiden zoals vastgelegd in de Archiefregeling 2009. Concreet betekent dit dat de volgende stappen zijn uitgevoerd:

• alle ijzerwerk (paperclips, nietjes, hechtmechanieken e.d.) is verwijderd;
• foto's, lichtdrukken en andere materialen die aan sterkere chemische reacties dan goed papier onderhevig zijn, zijn voorzien van afzonderlijke fourflaps;
• omslagen, archiefdozen en etiketten voldoen aan de ICN-kwaliteitseis.

Van de te vernietigen stukken zijn vernietigingslijsten opgesteld en deze zijn aan het ministerie van Buitenlandse Zaken overgedragen.