Inhoud
De inhoud van het archief bestaat uit projectplannen, programma's van eisen, (ontwerp)nota's, (ontwerp)tekeningen, notities, rapportages, briefwisselingen, beslisdocumenten, opdrachten, contractformulieren, overeenkomsten, processen-verbaal, gunningsdocumenten, protocollen, bouwverslagen en documentatie.
Het archief is zoveel mogelijk opgebouwd volgens de hieronder aangeduide fasering:
- oriëntatiefase (prospectdossier);
- definitiefase (programma van eisen) (tijdens het hele traject bijgesteld);
- voorontwerpfase;
- ontwerpfase;
- voorbereidingsfase (bestek en inkoopstrategie);
- uitvoeringsfase;
- nazorgfase.
Verantwoording van de bewerking
Het archief bestond bij het begin van de bewerking uit vier gedeelten.
- Het projectbeheersingsdossier bevat documenten die van belang zijn bij de opdrachtacceptatie en de beheers- en beslisdocumenten die van belang zijn voor het project,
- Het technische dossier bevat de technische informatie (ontwerpuitgangspunten, tekeningen, berekeningen, e.d.). Het inkoopgedeelte is grotendeels een kopie van de stukken uit het inkoopdossier. De stukken uit deze dossiers zijn in chronologische volgorde opgeborgen in ordners en door middel van een database op stukniveau toegankelijk,
- Het inkoopdossier c.q. contractendossier bevat de documenten die tot stand zijn gekomen in verband met de contractvorming, gedeeltelijk in ordners en gedeeltelijk in hangmappen met een grove fysieke ordening, en
- Het contractgemachtigde dossier (Directie Uniforme Administratieve Voorraad) bevat de stukken die van doen hebben met het begeleiden van de contractuitvoering (de werkelijke realisatie).
Het archief is geselecteerd op bewaren en vernietigen. Het te bewaren gedeelte is geordend naar de opeenvolgende fasen in het project. Het archiefmateriaal is volgens de gebruikelijke richtlijnen materieel verzorgd.
Bij de aanvang van de bewerking besloeg het archief 34 meter, waarvan na selectie 2 meter archief voor bewaring werd aangemerkt.