Per 1 juli 2022 kunnen overbrengende organisaties blijvend te bewaren informatie op gegevensdragers alleen nog digitaal aanleveren aan het Nationaal Archief.
Wat betekent dit voor u in de praktijk?
- Digitale informatie op fysieke gegevensdragers moet u in sommige gevallen eerst migreren naar een andere gegevensdrager waar vanaf u de digitale informatie overbrengt naar ons e-Depot.
- Bij analoge informatie op fysieke gegevensdragers, zoals diskettes en cd’s moet u deze informatie eerst digitaliseren voordat het overbrengen plaats kan vinden.
We overleggen met u hoe het overbrengen plaatsvindt.
Wat zijn fysieke dragers met digitale informatie?
Fysieke gegevensdragers van digitale informatie zijn:
- Magnetische dragers, zoals: tapes, diskettes en (in- of externe) harde schijven.
- Optische dragers, zoals: cd’s, dvd’s, Blu-ray‘s (incl. be- en herschrijfbare varianten).
- Elektronische dragers, zoals: SD-kaarten, USB-sticks, solid-state-drives.
Het gaat om oorspronkelijke (offline-)dragers met daarop blijvend te bewaren informatie. Dit kan digital born, maar ook gedigitaliseerde informatie zijn. De gegevensdrager kan deel uitmaken van een dossier of een aparte verzameling zijn van gegevensdragers.
Wat zijn fysieke dragers met analoge informatie?
Fysieke gegevensdragers van analoge informatie zijn:
- VHS, audiocassettes, microfilm.
- Audiotapes.
- Ponskaarten.
NB: Strikt genomen is ook papier een fysieke drager, maar papieren archief valt niet onder deze aanlevereis.
Bij een fysieke gegevensdrager met analoge informatie kunnen de gegevens uitsluitend met behulp van specifieke apparatuur hoorbaar of leesbaar worden gemaakt. Ook hier gaat het om oorspronkelijke dragers met daarop blijvend te bewaren informatie. Het kan materiaal zijn van oorspronkelijk papieren informatie, zoals bijvoorbeeld microfilms met afbeeldingen van papieren archieven.
Voorbereidingen voor het overbrengen
Analoge informatie
Voordat u deze informatie kunt aanleveren aan ons, moet de informatie gedigitaliseerd zijn. Formeel spreek je van het vervangen van de archiefbescheiden. De gedigitaliseerde informatie kan op een in- of externe harde schijf geplaatst worden voor overbrenging.
Digitale informatie
Vóór het aanleveren van de digitale informatie aan het Nationaal Archief, is het goed als u de digitale informatie op een in- of externe harde schijf heeft staan. Is dit niet het geval, dan moet u de informatie eerst migreren van bijvoorbeeld de cd naar deze harde schijf of een DMS systeem.
Het overbrengen van deze informatie naar het Nationaal Archief noemen we een aansluittraject. In een aansluittraject ontwikkelen we samen een exporttool die de informatie plus metadata exporteert voor overbrenging. Dat is nodig om de informatie in het e-Depot van het Nationaal Archief te krijgen. Lees meer over het overbrengen van digitaal archief op de pagina Digitaal archief overbrengen.
Geen gevolgen voor bestaande afspraken
Indien u al vóór juli 2022 afspraken met ons gemaakt heeft over een over te brengen archief, heeft deze aanlevervoorwaarde geen gevolgen voor de overbrenging. Hiermee bedoelen we afspraken in bijvoorbeeld een beslisdocument of archiefbewerkingsplan die we mede geaccordeerd hebben. We accepteren de gegevensdragers zoals afgesproken bij aanleveren. Eenmaal in de collectie werken we zelf aan het duurzame beheer en het beschikbaar stellen van de informatie. Dit doen we door de informatie te digitaliseren en/of te verplaatsen naar het e-Depot.
De afspraken die gemaakt zijn over de bewerking hebben een geldigheidsduur. We gaan er vanuit dat de bestaande afspraken binnen drie jaar tot een afgeronde overbrenging leiden. We accepteren vanaf het jaar 2025 geen fysieke gegevensdragers met analoge of digitale informatie bij overbrenging. Vanaf dat moment is het overbrengen van archief alleen mogelijk in papieren vorm of digitaal vanuit een bronsysteem of externe harde schijf.
Een nieuw overbrengingstraject starten en archief na 2025 overbrengen
Als u nu in 2022, of na 2025 archief wil overbrengen dat één of meer gegevensdragers met analoge of digitale informatie bevat, is de voorwaarde dat deze gegevens digitaal aangeleverd worden.
Op de website van Netwerk Digitaal Erfgoed staat wat u kunt doen om de gegevens te migreren of digitaliseren. Ook zijn er commerciële bedrijven die u kunnen helpen met het digitaliseren (vervangen) of migreren van de informatie.
Een medewerker van het Nationaal Archief kan u adviseren over hoe u bijvoorbeeld de toegankelijkheid borgt en hoe het archief overgebracht kan worden. Op deze pagina vindt u meer informatie: Overbrengen voor rijksorganisaties.
Waarom deze voorwaarde?
In de collectie van het Nationaal Archief zitten verschillende soorten gegevensdragers met informatie die niet of slecht toegankelijk is. En waarvan we niet zeker weten of de informatie ‘goed’ blijft als er geen maatregelen getroffen worden. De Archiefwet- en regelgeving schrijft voor hoe archiefbescheiden beheerd worden en wanneer deze toegankelijk zijn. De digitale en analoge gegevens op gegevensdragers zijn op grond van artikel 12 Archiefbesluit en artikelen 14 en 25 Archiefregeling niet toegankelijk en niet duurzaam. Daarom heeft het Nationaal Archief besloten om de komende tijd deze informatie digitaal in het e-Depot op te nemen om daar de goede, geordende en toegankelijke staat te kunnen waarborgen. Op die manier kan elke burger toegang krijgen tot de informatie op de gegevensdragers. En kunnen we het duurzame behoud garanderen.