In de Archiefwet (2026) staat dat documenten duurzaam toegankelijk beheerd en bewaard moeten worden. Documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moeten bij creatie voor 2027 na twintig jaar overgebracht worden naar een archiefdienst, zoals het Nationaal Archief. Voor documenten gevormd na 2026 is de overbrengingstermijn tien jaar na creatie of ontvangst.
Archiefdiensten
Voor archieven van overheidsorganisaties met een landelijke functie, zoals ministeries en agentschappen, is de archiefdienst het Nationaal Archief. Provinciale of regionale overheidsorganisaties brengen hun analoge archieven over naar de Regionale Historische Centra (RHC). Het Nationaal Archief is het RHC voor Zuid-Holland. Vanaf 2027 gaan alle digitale overheidsarchieven naar het e-Depot van het Nationaal Archief.
Meer informatie over de Archiefwet kan je onder andere vinden op de pagina Wet- en regelgeving. Mocht je toch nog vragen hebben, neem dan contact met ons op via het contactformulier. Wij helpen je graag.
Op de pagina’s “papieren en hybride archieven” en “digitale archieven” vind je de stappenplannen voor het overbrengen van respectievelijk papieren, en hybride en digitale overheidsinformatie.
Vervroegd overbrengen
Wens je overheidsarchief vervroegd over te brengen? Op de pagina Vervroegd overbrengen vind je meer informatie over de voorwaarden.
Opschorting
In uitzonderlijke gevallen kan een opschorting van overbrenging verkregen worden. Volgens de Archiefwet 2026 kan dat voor maximaal tien jaar en alleen als de archiefbescheiden door het overheidsorgaan nog veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd. Hiervoor dient de overheidsorganisatie een machtiging te verkrijgen van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Na het verstrijken van de termijn van de opschorting kan deze opnieuw aangevraagd worden. Meer informatie over opschorting kun je vinden op de kennispagina opschorting.