Wet- en regelgeving

De archiefwetgeving geeft de kaders voor waardering en selectie.  Hieronder vindt u de belangrijkste artikelen uit de Archiefwet 1995 (AW), het Archiefbesluit 1995 (AB) en de Archiefregeling (AR). Samen vormen ze het juridisch kader voor waardering en selectie. Het juridisch kader geeft vooral aanwijzingen voor de procedure van het vaststellen van een selectielijst en geeft algemene aanwijzingen over de vorm en structuur van de selectielijst en de belangen waarmee rekening gehouden dient te worden bij het vaststellen van bewaartermijnen.

 

We geven eerst een algemeen overzicht van de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Vervolgens behandelen we de belangrijkste selectie- en waarderingsprocessen die uit de regelgeving voortvloeien. Dat doen we aan de hand van vragen.

Er zijn ook andere wetten en regels voor archiveren. Maar die gaan vooral over het gebruik van overheidsinformatie. Bijvoorbeeld openbaarheid of juist bescherming van informatie. Informatie hierover vindt u op de pagina Openbaarheid en overbrenging.

Alle wet- en regelgeving is te downloaden via www.overheid.nl. Heeft u na het lezen van de informatie toch nog vragen? Neem dan contact met ons op via het contactformulier of bel: 070-3315460.

Archiefwetgeving in het algemeen

Alles uitklappen

De Archiefwet is de belangrijkste wet voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid. De wet regelt dat overheidsarchieven na verloop van tijd openbaar worden voor burgers. De wet slaat op overheidsinformatie vanaf het moment dat die informatie wordt gemaakt. Het geldt dus voor de e-mail die u net namens uw organisatie heeft verzonden. Maar bijvoorbeeld ook voor eeuwenoude stadsrechten die in een archiefbewaarplaats worden bewaard.

Bepalingen uit de Archiefwet

De belangrijkste bepaling van de wet is dat overheden hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat moeten brengen en bewaren. De informatie moet dus makkelijk te vinden en te raadplegen zijn. Ook moeten overheden zorgen voor de vernietiging van informatie die daarvoor in aanmerking komt.

In de Archiefwet 1995 staan onder andere regels voor:

  • de materiële verzorging en toegankelijkheid van archiefbescheiden (hoe makkelijk de informatie is in te zien)
  • het bewaren en vernietigen van informatie
  • het vervangen van archiefstukken door reproducties (bijvoorbeeld een scan of kopie)
  • het uitlenen of in eigendom overdragen van informatie
  • het overbrengen van informatie naar een archiefbewaarplaats zoals het Nationaal Archief
  • de openbaarheid van overheidsinformatie

 Archiefwet 1995 

Memorie van toelichting Archiefwet 1995 

Het Archiefbesluit 1995 is de belangrijkste uitvoeringsregeling van de Archiefwet. In principe gaat het Archiefbesluit in op dezelfde onderwerpen als de Archiefwet, maar geeft meer gedetailleerde regels. Regels voor bijvoorbeeld:

  • het opstellen en vaststellen van selectielijsten
  • het vervangen van archiefstukken door reproducties
  • het in eigendom overdragen van overheidsarchieven ('vervreemding')
  • archiefbeheersregels
  • voldoende en goed opgeleide archiefbeheerders
  • archiefruimte

Archiefbesluit 1995 

Nota van toelichting Archiefbesluit 1995

De Archiefregeling bestaat uit 8 hoofdstukken:

1. Algemeen 
2. Duurzaamheid archiefbescheiden 
3. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden 
4. Algemene voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten 
5. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting archiefruimten 
6. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting archiefbewaarplaatsen 
7. Ontheffingen 
8. Slot- en overgangsbepalingen

Ook is er een uitgebreide toelichting.

Duurzaamheid 

Uw overheidsorganisatie moet maatregelen nemen om blijvend te bewaren informatie in goede staat te houden. Hoe u dat moet doen, dat staat in de Archiefregeling. U bent bijvoorbeeld verplicht om papier, inkt, microfilms, mappen, dozen en snelhechters van een bepaalde kwaliteit te gebruiken.

Geordende en toegankelijke staat 

Overheidsinformatie moet niet alleen duurzaam zijn. Het moet ook in goede geordende staat zijn. Volgens de Archiefregeling moeten overheidsorganisaties daarom zorgen dat:

  • het archiefbeheer voldoet aan toetsbare eisen van het gebruikte kwaliteitssysteem 
  • ze een metagegevensschema vastleggen 
  • ze het gedrag van digitale informatie vast kunnen stellen (hoe houdt het stuk zich bij raadpleging/gebruik ervan)
  • er een overzicht is van alle archiefstukken en -bestanden
  • metadata geregistreerd wordt.

Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

Uw organisatie is verplicht blijvend te bewaren informatie in een archiefruimte op te slaan. De ruimte moet aan een aantal eisen voldoen. Het gaat dan om zaken als:

  • situering
  • constructie
  • brandveiligheid en brandpreventie
  • preventie van wateroverlast
  • inbraakpreventie
  • klimaat
  • inrichting

Archiefregeling 

Wetgeving over Waardering en Selectie

Alles uitklappen

Als zorgdrager bent u verplicht een selectielijst te ontwerpen (art. 5 AW). Bij het ontwerpen van een selectielijst betrekt u ten minste:

  • de persoon die u binnen uw organisatie 'uit hoofde van diens verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding daartoe heeft aangewezen' (art. 3 AB)
  • indien benoemd, de archivaris die de beheerder is van de archiefbewaarplaats waar de archieven liggen van uw organisatie (art. 3 AB)
  • als er geen archivaris is benoemd, de algemene rijksarchivaris. Maar alleen de archiefbewaarplaats een rijksarchiefbewaarplaats is (art. 3 AB)
  • een externe deskundige  (art. 3 AB).

Voorbereiding selectielijst

Op de voorbereiding van een selectielijst is afdeling 3.4 van de Algemene Wet Bestuursrecht van toepassing. In artikel 4 van het Archiefbesluit 1995 is bepaald dat op het ontwerp van een selectielijst de voorbereidingsprocedure van de Algemene Wet Bestuursrecht (afdeling 3.4) van toepassing is. Dit betekent dat iedereen de mogelijkheid moet hebben zijn of haar zienswijze te geven (art. 4 AB). De minister van OCW geeft toepassing aan deze procedure.

Vaststelling

De lijsten worden vastgesteld, voor zover het betreft (art. 5 AW):

  • archiefbescheiden van de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van Staat en het Kabinet van de Koning: bij koninklijk besluit, op voordracht van de minister van OCW, in overeenstemming met het betrokken overheidsorgaan
  • archiefbescheiden van de ministeries: door de minister van OCW en de minister wie het mede aangaat
  • archiefbescheiden van andere overheidsorganen: door de minister van OCW.

Zie voor meer informatie over de procedure voor het opstellen en vaststellen van een selectielijst de pagina Hoe maak ik een selectielijst

De selectielijst geeft een systematisch overzicht van de categorieën archiefbescheiden van een zorgdrager met vermelding van bewaartermijnen. De vastgestelde selectielijst is het juridische instrument om selectie te kunnen uitvoeren. Zonder over een vastgestelde selectielijst te beschikken, mogen overheidsorganen niet overgaan tot vernietiging en overbrenging van archiefbescheiden.

In de archiefwetgeving is aangeven wat in de selectielijst wordt geregeld en waar een selectielijst aan moet voldoen om te kunnen worden vastgesteld. Om u te helpen, heeft het Nationaal Archief de brochure Belangen in balans, een handreiking voor waardering en selectie opgesteld. Belangrijke elementen in deze handreiking zijn: de verplichting om een overzicht te geven van de taken van het overheidsorgaan; en de verplichting om een systematische opsomming te geven van de categorieën archiefbescheiden die in overeenstemming is met de geldende ordeningsstructuur. Dat betekent dat:

  • In de selectielijst ten minste staat aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen (art. 5 AW).
  • een besluit tot vaststelling van een selectielijst wordt bekendgemaakt in de Staatscourant (art. 5 AW).
  • de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een archiefbewaarplaats (art. 12 AW).

Een selectielijst bestaat ten minste uit:

  • een titel waaruit blijkt op welk overheidsorgaan de selectielijst betrekking heeft
  • een opsomming van de taken van dat overheidsorgaan
  • een systematische opsomming van categorieën archiefstukken, waarin bij iedere categorie is aangegeven of de archiefstukken bewaard worden of na welke termijn zij voor vernietiging in aanmerking komen
  • een toelichting die in ieder geval bevat:
    • een verantwoording van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, lid 1
    • een verslag van de wijze waarop derden en in elk geval de personen, bedoeld in artikel 3, lid 1, bij het ontwerpen van de selectielijst betrokken zijn en van de inhoud van het met hen gevoerde overleg
    • een verslag van de procedure, bedoeld in artikel 4 en.
  • een opsomming van de criteria aan de hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kan uitzonderen (art. 5 AB).
  • De systematische opsomming, bedoeld in het lid 1:c, in overeenstemming met de voor het archief geldende ordeningsstructuur (art. 5 AB).

Selectielijsten worden vastgesteld voor de duur van ten hoogste 20 jaar (art. 2 AB).

U als zorgdrager stelt een verklaring op van de vernietiging, vervanging of vervreemding. Hierin staat ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden. Ook geeft u aan op welke grond en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding heeft plaatsgevonden. De oorspronkelijke zorgdrager bewaart een exemplaar van deze verklaring (art. 8 AB).

Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten rondom vervanging van archiefbescheiden door reproducties en bij besluiten rondom de vervreemding van archiefbescheiden houdt de wetgeving rekening met:

  • de taak van het desbetreffende overheidsorgaan
  • de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen
  • de waarde van de archiefstukken als bestanddeel van het cultureel erfgoed en
  • het belang van de in de archiefstukken voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek (art. 2 AB).

U als zorgdrager zorgt ervoor dat de onder u vallende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefstukken. Die geordend volgens de ordeningsstructuur toen het archief gevormd werd (art. 18 AR). Als de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie samen met de nieuwe versie bewaard (art. 18 AR).