Selectielijst maken

Het maken van een selectielijst is een belangrijke klus. U beslist immers welke documenten voor de eeuwigheid bewaard worden en welke niet. En welke stukken dus altijd vindbaar blijven voor journalisten, onderzoekers, juristen en anderen.

U moet verantwoorden welke keuzes u maakt. Het is belangrijk om daar de nodige aandacht aan te besteden. Wij adviseren u daar graag bij.

Stappen

Alles uitklappen

Neem, voordat u een selectielijst opstelt, contact op met het Nationaal Archief. Vul het contactformulier in. Wij nodigen u dan uit voor een intakegesprek. 

Bekijk hoe het proces van de vaststelling van een selectielijst verloopt aan de hand van de procesplaat vaststelling selectielijst:

Procesplaat vaststelling selectielijst

Verzamel alvast de antwoorden op de volgende vragen:

  • Welke rechtspositie heeft uw organisatie? Is uw organisatie een ministerie, publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) of Hoog College van Staat? Dan moet u voor uw totale archief een selectielijst maken. Bent u een privaatrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan? Dan hoeft u alleen voor de publiekrechtelijke taken een selectielijst te maken. 
  • Heeft de selectielijst betrekking op de gehele organisatie of zijn er onderdelen (agentschappen, buitendiensten of taken) die buiten het bereik van de lijst vallen? Kunt u aangeven waarom hier voor gekozen is?
  • Krijgt u voldoende steun binnen uw organisatie om een selectielijst op te stellen? Het opstellen van een lijst kan een tijdrovende en ingewikkelde klus zijn. En vraagt specialistische archiefkennis. U moet hiervoor dus tijd en ondersteuning krijgen. 
  • Maakt uw organisatie al gebruik van een of meerdere selectielijsten? Om hoeveel lijsten gaat het?

In het gesprek lopen we samen de stappen door voor het vaststellen van de selectielijst. En stellen we een planning op.

Onze adviseur komt graag bij u langs, maar u bent ook van harte welkom op het Nationaal Archief.

Na het gesprek kunt u aan de slag met de concept-selectielijst. Dit is dus nog niet de uiteindelijke versie. De concept-selectielijst stemt u af met uw contactpersoon van het Nationaal Archief. Vaak zijn er meerdere afstemmingsmomenten. Als u en uw contactpersoon het eens zijn, hebben we nog steeds geen definitieve selectielijst, maar een consensusversie. Hierover brengt een externe deskundige nog een advies uit.

Een externe deskundige moet de consensusversie van de selectielijst beoordelen. Dit is wettelijk verplicht. De externe deskundige vertegenwoordigt namelijk de belangen van de Nederlandse burger. Het Nationaal Archief beoordeelt de selectielijst vanuit een cultureel-historisch perspectief.

Het is aan u om een externe deskundige te vinden, maar wij kunnen hier natuurlijk bij helpen.

Uw kandidaat moet aan een aantal voorwaarden voldoen:

  • Het is allereerst een onafhankelijke partij. De persoon mag bijvoorbeeld niet uw collega zijn.
  • De kandidaat is deskundig op het gebied van de relatie tussen burger en overheid en het belang van overheidsinformatie voor deze relatie. De kandidaat heeft bijvoorbeeld ervaring met informatierecht, ombudswerk, politiek, burgerschap of openbaar bestuur.
  • Hij of zij heeft bij voorkeur kennis van het beleidsterrein van uw organisatie, maar dat hoeft niet per se. 

Als u een geschikte kandidaat heeft gevonden, draagt u hem of haar aan ons voor in een voordrachtbrief. Wij zorgen dan dat de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap de externe deskundige benoemt. 

Wilt u meer informatie of heeft u hulp nodig bij het zoeken van een externe deskundige? Dat kan via het contactformulier of telefonisch: 070-3315460 (maandag t/m vrijdag van 9:00-17:00 uur). U kunt ook de Informatiefolder lezen: Externe Deskundigen die betrokken zijn bij de vaststelling van selectielijsten van organisaties bij de centrale overheid.

Informatiefolder Externe deskundige

Nadat de aanvullingen van de externe deskundige zijn verwerkt, leggen wij de selectielijst 6 weken ter inzage op de studiezaal en de website van het Nationaal Archief. Iedereen mag een reactie geven op de selectielijst. Bijvoorbeeld burgers die het niet eens zijn met de beslissing om bepaalde informatie wel of niet te bewaren. Zo'n reactie noemen we een zienswijze. In de Staatscourant kondigen we aan wanneer een selectielijst ter inzage ligt.

Een zienswijze indienen kan op 3 manieren:

  1. via het contactformulier onder vermelding van ‘zienswijze selectielijst’
  2. per brief: Nationaal Archief, t.a.v. de algemene rijksarchivaris, postbus 90520, 2509 LM Den Haag
  3. telefonisch: 070-3315460 (maandag t/m vrijdag van 9:00-17:00 uur)

Selectielijsten ter inzage 

Wanneer de 6 weken zijn verlopen en we geen zienswijzen hebben ontvangen, stellen we de selectielijst vast. Hoe? Dat varieert per type overheidsorgaan.

  • Is uw organisatie de Eerste of Tweede Kamer, een ander Hoog College van Staat of het Kabinet van de Koning? Dan stellen we op voordracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) uw selectielijst vast bij Koninklijk Besluit.
  • Is uw organisatie een ministerie? Voor deze selectielijsten stellen wij een brief op die de minister van OCW en uw organisatie ondertekenen. Zo'n brief heet een vaststellingsbesluit.
  • Behoort uw organisatie tot een ander overheidsorgaan? Deze selectielijsten stelt de minister van OCW vast door ondertekening van een vaststellingsbesluit.

De nu officieel vastgestelde selectielijst publiceren we in de Staatscourant en op de website van het Nationaal Archief. Het besluit is geldig vanaf de 2e dag na publicatie in de Staatscourant. 

Vastgestelde Selectielijsten