Bij het ontwerpen van een selectielijst zijn drie partijen betrokken: een vertegenwoordiger van de overheidsorganisatie, een archivaris en een externe deskundige. Alle betrokkenen maken een gezamenlijke afweging van alle belangen die meespelen. Een beschrijving van de belangrijkste belangen vind je in de module Inleiding op waardering en selectie.
Voor de overheidsorganisatie is het belangrijk te weten wie de zorgdrager is. De zorgdrager is de gene die wettelijk belast is met de zorg voor informatie (artikel 1d Archiefwet 1995). En ook verantwoordelijk is voor het laten ontwerpen van een selectielijst (artikel 3 Archiefbesluit 1995). In praktijk geeft de zorgdrager de opdracht voor het opstellen van de selectielijst vaak aan een medewerker. Of een werkgroep, zoals bij universiteiten en jeugdinstellingen. Soms wordt ook beroep gedaan op een externe partij. Zij vertegenwoordigen de zorgdrager. Het is belangrijk dat ook de proceseigenaren binnen de organisatie nauw betrokken zijn.
De archivaris beheert de archiefbewaarplaats voor de blijvend te bewaren informatie van de overheidsorganisatie (artikel 3 Archiefbesluit 1995). Voor de rijksoverheid is dat de algemene rijksarchivaris. Voor (gemeenschappelijke regelingen van) gemeenten, provincies en waterschappen zijn dat de gemeentearchivaris, provinciearchivaris en waterschaparchivaris.
Tijdens het maken van een selectielijst vertegenwoordigt de externe deskundige het burgerbelang. De externe deskundige heeft expertise op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie (artikel 3 Archiefbesluit 1995). Voor de externe deskundigen is een afzonderlijke, op deze doelgroep toegespitste handreiking ontwikkeld.