Deze module bevat informatie over de instrumenten die je kan gebruiken om de context van informatie in kaart te brengen. En zo het belang van die informatie in te kunnen schatten. Het geeft je concrete handvatten om deze instrumenten voor je eigen organisatie uit te werken. De uitkomst verwerk je in de selectielijst, in het onderdeel met de waarderingsinstrumenten.
Deze module richt zich op informatieprofessionals bij overheden die een selectielijst willen opstellen of actualiseren. Zoals informatiebeheerders, adviseurs of projectleiders. Maar ook op archiefinspecteurs, auditors of andere geïnteresseerden.
Gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen gebruiken dezelfde methodiek als het Rijk. Maar zij machtigen hun koepelorganisaties voor het opstellen van een gezamenlijke selectielijst. Voor meer informatie daarover kan je terecht bij (de website van) VNG, IPO of UvW. En in (de toelichting op de) selectielijsten in kwestie. Deze module is dus met name voor de koepelorganisaties relevant.
Een indirecte doelgroep zijn de bestuurders en managers die verantwoordelijk zijn voor waardering, selectie en vernietiging van informatieobjecten. En de externe deskundigen en burgers die waardering en selectie van overheidsinformatie willen kunnen begrijpen.
Er zijn drie vaste instrumenten. Met de systeemanalyse identificeer je de belangrijkste informatieknooppunten binnen de organisatie. Met de risicoanalyse de risico’s voor de organisatie. De eerste focust op blijvend te bewaren informatieobjecten, de tweede op tijdelijk te bewaren informatieobjecten. Het resultaat wordt vastgelegd in een selectielijst. De hotspotmonitor dient om hotspots te kunnen identificeren. Informatieobjecten die relevant zijn voor deze hotspots kunnen vervolgens uitgezonderd worden van vernietiging, in afwijking van de selectielijst.
Daarnaast kunnen aanvullende instrumenten toegepast worden, zoals de lokale trendanalyse voor gemeenten, voor provincies en voor waterschappen. Het doel van een trendanalyse is de informatie identificeren die de neerslag vormt van de meest kenmerkende ontwikkelingen in de samenleving binnen een bepaald tijdvak.
Met de systeemanalyse breng je de structuren (relaties tussen organisaties en organisatieonderdelen, processen en informatieobjecten) in kaart. Het punt waar essentiële informatie samenkomt en uitgewisseld wordt tussen verschillende partijen, noemen we informatieknooppunt. Denk aan een strategisch overleg. Of aan een basisregistratie. Door die informatie blijvend te bewaren voldoe je aan de selectiedoelstelling.
Je voert de analyse uit op, en vanuit het oogpunt van, de organisatie. Maar kijkt dus ook naar de ruimere maatschappelijke context. Het onderzoeks- en erfgoedbelang staan hierbij voorop.
Met de risicoanalyse bepaal je hoeveel risico de organisatie loopt bij het vroegtijdig vernietigen of langdurig bewaren van informatie. Met een risicoanalyse stel je het belang vast van de informatie voor de organisatie en eventueel andere belanghebbenden. Net zoals bij de systeemanalyse wordt de risicoanalyse uitgevoerd op organisatieonderdelen, processen en informatieobjecten.
Je voert de analyse uit vanuit het perspectief van de organisatie, vanuit de verantwoordelijkheid om alle organisatie- en burgerbelangen bij informatie te dienen.
Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke onrust veroorzaken. En dus aansluiten bij de selectiedoelstelling. Hotspots worden geïdentificeerd door de hotspotmonitor.
De hotspotmonitor is een aanvulling op de systeemanalyse. De systeemanalyse brengt in kaart wat structureel van blijvende waarde is. De hotspotmonitor richt zich daarentegen op de actualiteit en het incidentele. Ook hier staat het erfgoedbelang voorop.
Bijkomende informatie voor en diverse praktijkvoorbeelden van hotspots van decentrale overheden zijn te vinden in een handreiking die is opgesteld door de VNG, IPO en de UvW.