Deze module vormt een inleiding op de Handreiking Waardering en Selectie. Het geeft antwoorden op fundamentele vragen als: Wat is waardering en selectie? Waarom is het belangrijk? Wanneer pas je het toe? En met welke belangen en kaders moet je dan rekening houden?
Deze module richt zich op informatieprofessionals bij overheden. Zoals informatiebeheerders, adviseurs, projectleiders, archiefinspecteurs, informatiearchitecten en systeemontwerpers
Gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen hanteren dezelfde methodiek als de rijksoverheid. Maar machtigen hun koepelorganisaties tot het opstellen van een gezamenlijke selectielijst. Voor meer informatie daarover kun je terecht bij (de website van) VNG, IPO of UvW, en in (de toelichting op de) selectielijsten in kwestie.
Een indirecte doelgroep zijn de bestuurders en managers die verantwoordelijk zijn voor waardering, selectie en vernietiging van informatieobjecten. En de externe deskundigen en burgers die waardering en selectie van overheidsinformatie willen kunnen begrijpen.
Waardering is het toekennen van een waarde aan informatieobjecten. Het proces van waarderen kan voor meerdere doeleinden gebruikt worden. In deze handreiking ligt de focus op waardering in het kader van selectie. Moeten informatieobjecten blijvend worden bewaard of vernietigd? En wanneer wordt een informatieobject vernietigd? Of kies je voor deels vernietigen, deels bewaren door steekproeven of voorbeelddossiers? Voor dit wegingsproces zijn waarderingsinstrumenten beschikbaar. Het resultaat wordt opgenomen in een selectielijst. Hierin staan de waarderingen per categorie informatieobjecten opgesomd.
Selectie is het daadwerkelijk toekennen van de waarderingen aan de informatieobjecten op basis van een selectielijst. En hier vervolgens naar handelen. Dit betekent in de praktijk dat organisaties tijdelijk te bewaren informatieobjecten na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigen. En blijvend te bewaren informatieobjecten overbrengen naar een archiefbewaarplaats.
Waardering en selectie zijn dus twee verschillende activiteiten, maar volgen elkaar in die volgorde op.
Waardering en selectie raakt zowel de burger als de overheid. Alle informatie bewaren is geen optie. Zo schrijft wet- of regelgeving voor dat bepaalde informatieobjecten vernietigd moet worden. Vernietigen heeft ook voordelen. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van het toegankelijk maken van informatieobjecten of het beheer ervan. In de Handreiking digitaal vernietigen kan je hier meer over lezen. Alles vernietigen is evenmin een optie. De democratische controlemogelijkheden worden dan onmogelijk en cultureel erfgoed gaat verloren. Historisch onderzoek - van het opzoeken van voorouders tot het vinden van oude rechten - wordt bijvoorbeeld onmogelijk. Tot slot zijn er ook de risico’s van het te vroeg of te laat vernietigen van informatieobjecten. In al deze gevallen worden de belangen van burgers en organisaties benadeeld. Daarom bepaal je via waardering en selectie wat wordt bewaard en wat uiteindelijk, na het verstrijken van bewaartermijnen, wordt vernietigd. Dit wordt vastgelegd in een selectielijst. De selectiedoelstelling is het uitgangspunt in wat wordt bewaard. Met de waardering ‘bewaren’ krijgen informatieobjecten de betekenis van cultureel erfgoed.
Waardering en selectie heeft dus grote impact op burger, overheid én erfgoed. Wat verklaart waarom de Archiefwet en het Archiefbesluit eisen bevatten over de selectielijsten.
Waardering en selectie is een steeds terugkerende activiteit. En speelt zich af op meerdere niveaus in de organisatie. Het kan het beste worden verankerd in beleid. Ook het opstellen of actualiseren van selectielijsten komt met enige regelmaat terug. Selectielijsten moeten immers aansluiten op de organisatie, op haar informatiehuishouding en op het belang van haar informatie. Of er zijn nieuwe inzichten ontstaan over een waardering. Daarnaast moet selectie worden meegenomen tijdens het ontwerpen van werkprocessen of informatiesystemen. Uiteraard vindt het waarderen en selecteren van dossiers of zaken op de werkvloer continu plaats. Tot slot komt waardering en selectie regelmatig terug in het kader van toezicht op informatiebeheer.