Voor wie is deze handreiking bestemd?
De handreiking richt zich op informatieprofessionals bij rijksoverheidsorganisaties, inclusief ZBO’s. Denk dan aan informatieadviseurs, architecten, ontwerpers, controllers, inspecteurs en auditors.
Gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen hanteren dezelfde methodiek als het Rijk. Maar zij machtigen hun koepelorganisaties tot het opstellen van een gezamenlijke selectielijst. Voor meer informatie daarover kun je terecht bij (de website van) VNG, IPO of UvW. En in (de toelichting op de) selectielijsten in kwestie. Deze handreiking is dus voor individuele decentrale overheidsorganisaties slechts gedeeltelijk of niet, of alleen voor hun koepelorganisatie relevant.
Een indirecte doelgroep zijn de bestuurders en managers die verantwoordelijk zijn voor waardering, selectie en vernietiging van informatieobjecten. En de externe deskundigen en burgers die waardering en selectie van overheidsinformatie willen kunnen begrijpen.
Wat is de status van deze handreiking?
Deze handreiking beschrijft een bepaalde methodiek voor het opstellen en toepassen van selectielijsten. Het is een advies. Een afwijkende methodiek voor het opstellen van selectielijsten is mogelijk, maar moet onderbouwd worden conform artikel 5 , lid 1, sub d, 1° van het Archiefbesluit. En in lijn te zijn met de selectiedoelstelling. Bespreek dit daarom eerst met het Nationaal Archief.
Hoe gebruik je deze handreiking?
De handreiking is opgedeeld in modules. Afhankelijk van de behoefte kunnen deze zowel in samenhang als los gebruikt worden. De modules bieden praktische handvatten met aandacht voor uiteenlopende situaties. Ben je als informatieprofessional niet of minder vertrouwd met waardering en selectie? Of heeft je organisatie nog geen selectielijst? Dan volg je best de onderstaande volgorde van modules.
Modules handreiking Waardering en Selectie
Alles uitklappenWil je weten wat waardering en selectie is? Waarom het zo belangrijk is voor de burger, de overheid en latere onderzoekers? En wanneer je het toepast? Bekijk dan deze module.
Hoe komt een selectielijst tot stand? Wie doet wat, wanneer en waarom? Deze module biedt antwoorden op die vragen.
#Welke keuzes zijn er bij het ontwerpen van een selectielijst? En hoe kun je die keuzes maken én verantwoorden? Deze module biedt antwoorden op die vragen.
#Verschillende waarderingsinstrumenten vormen de basis voor waarderingen. Deze module verduidelijkt welke instrumenten dit zijn, welk doel ze dienen en hoe je ze kunt hanteren. Het geeft ook aan hoe het resultaat in de selectielijst verwerkt wordt.
##Waarderingen zijn de beslissingen over welke informatieobjecten hoe lang bewaard moeten worden. Deze module verduidelijkt hoe op basis van de waarderingsinstrumenten een keuze gemaakt wordt tussen tijdelijk of blijvend bewaren. Het geeft ook aan hoe het resultaat in de selectielijst verwerkt wordt.
Het is mogelijk om binnen bepaalde grenzen af te wijken van waarderingen in een selectielijst. Deze module beschrijft welke afwijkingen mogelijk zijn. En hoe het resultaat vastgelegd en verantwoord wordt. Bijvoorbeeld in een hotspotlijst.
Waarderingen bepalen en in een selectielijst vastleggen is een eerste stap. Maar wat nu? De volgende stap is de waarderingen toekennen aan informatieobjecten. Deze module licht toe hoe dit effectief en efficiënt ingeregeld kan worden, zowel in een analoge als digitale omgeving. Best practices illustreren deze kennis uit de praktijk.
Waarderingen toekennen moet ook de mogelijkheid tot afwijken van die waarderingen omvatten. Dat wil zeggen dat de waardering tijdelijk bewaren wijzigt in blijvend bewaren. Deze module licht toe hoe dit effectief en efficiënt ingeregeld kan worden, zowel in een analoge als digitale omgeving. Best practices illustreren deze kennis uit de praktijk.