De module toepassen beslisregels beschrijft het proces van toepassen van beslisregels voor bewaartermijnen aan informatieobjecten.
Deze module helpt de lezer om de keuzes te maken om voor elk informatieobject, in verschillende applicaties, een beslisregel te kunnen toekennen. Beslisregels zijn van tevoren vastgestelde selectiebeslissingen, waarin staat wat er wanneer met een informatieobject moet gebeuren. Het doel van het toekennen van beslisregels is het kunnen uitvoeren van de actie(s) in de toegekende beslisregel op het daarin bepaalde moment, bijvoorbeeld: vernietig 7 jaar na aflopen contractduur. Het is hoe je komt tot uitvoering van de selectielijst.
Er zijn veel verschillende werkwijzen bij toekennen. En elke implementatie daarvan is weer anders.
Deze module geeft overzicht in welke keuzes er gemaakt kunnen worden. Om te beginnen door van een afstand te kijken, via de architectuur in plaats vanuit de applicaties. Dit betekent bewust keuzes maken voor de werkwijze en daar dan ook de applicaties bij te zoeken die deze werkwijze ondersteunen.
Voor deze module geldt dan ook dat alles wat beschreven wordt, leidt tot het kunnen uitvoeren van de vastgestelde actie(s) van de beslisregels.
Deze module richt zich op informatieprofessionals bij overheden die zich in de praktijk met dit onderwerp bezig houden. Zoals functioneel beheerders, informatiearchitecten, business analisten en adviseurs informatiebeheer.
Gemeenten maken voor de toepassing van beslisregels gebruik van de handreiking gebruik selectielijst 2020 van de VNG.
De scope is het toekennen van beslisregels aan informatieobjecten. Het maakt niet uit waar de informatieobjecten zich bevinden, dat kan in elke willekeurige applicatie of data laag, of fysiek (papier, microfilm) zijn. Fysieke objecten moeten wel geregistreerd worden in een systeem, zodat er digitaal een registratie beschikbaar is, ook al is het object zelf fysiek opgeslagen.
Het gaat in deze module niet over identieke kopieën/duplicaten van informatieobjecten zoals deze bijvoorbeeld in een back-up zijn opgeslagen of op een persoonlijke schijf. Het tijdig verwijderen van kopieën en duplicaten is een problematiek die losstaat van het toekennen.
Het toekennen van beslisregels voor het uitvoeren van selectiebesluiten uit de selectielijst maakt deel uit van goed informatiebeheer. Het zorgt ervoor dat je informatieobjecten kan vernietigen of bewaren en in principe overbrengen.
Bij deze activiteiten gaat het niet alleen om een wettelijke verplichting het gaat ook om:
- Risicobeheersing door vernietiging van informatieobjecten na afloop van de vastgestelde termijn. Denk hierbij aan het risico van te lang bewaren van persoonsgegevens na aflopen van de doelbinding. Niet tijdig vernietigen kan zo een datalek veroorzaken.
- Kostenbesparingen, zonder het toepassen van beslisregels is de uitvoering enkel mogelijk met een hele grote handmatige inspanning.
Een bewaartermijn uit de selectielijst wordt nooit direct toegekend. Eerst vindt een vertaling plaats van deze selectiecriteria naar beslisregels. Deze zijn nodig voor de uitvoering.
Het toekennen van beslisregels aan een informatieobject is meer dan het toekennen van een termijn (meestal aantal jaren). Het doel van het toekennen van een beslisregel is om deze beslissing ook (later) uit te gaan voeren. Veel meer is er sprake van één of meerdere beslisregels dan van een termijn.
Het opstellen van de beslisregels is ook een belangrijk terugkoppelmoment voor lacunes in de selectielijst, bijvoorbeeld wanneer de selectielijst in de praktijk niet werkbaar is of informatie ontbreekt om de beslisregel op te stellen. De selectielijst blijft, als wettelijk instrument, altijd leidend, dus in de praktijk afwijken door een eigen invulling is niet toegestaan.
Het opstellen van de beslisregels is de uitvoeringstaak die volgt uit het vaststellen van een selectielijst. De selectielijst mag niet enkel een dode letter zijn. Het opstellen van beslisregels maakt het praktisch mogelijk.
Kortom je kent een beslisregel toe aan informatieobjecten om deze tijdig te vernietigen of over te brengen, zoals is vastgesteld in de selectielijst.
Volgens de Archiefwet is het verplicht een selectielijst toe te passen. Dat betekent dat het verplicht is selectiebeslissingen toe te kennen en te effectueren. Deze module ondersteunt de invoering van deze verplichting door randvoorwaarden te formuleren en in een stappenplan te voorzien.