Om selectiebeslissingen toe te passen moet er voldaan zijn aan de volgende randvoorwaarden:
- Volledige en actuele selectielijst(en). Deze selectielijst beschrijft de processen van de organisatie en geeft de waardering van de informatie binnen dit proces. Informatie over de beslisregels voor de termijn, de trigger en mogelijke informatieobjecten is hieruit (meestal) af te leiden.
- Applicatielandschap. Dit is een overzicht van de verschillende applicaties binnen de organisatie, met de onderlinge relaties en voor welke taken deze gebruikt worden. Wil je daadwerkelijk selectiebeslissingen toekennen dan moet je nl. ook weten waar de informatieobjecten zich bevinden.
- Procesoverzicht en uitgeschreven processen.
- Bestandsoverzicht conform de Archiefwet.
Tenslotte moet de organisatie applicatie(s) hebben met functionaliteit voor creatie en beheer van de beslisregels en voor het uitvoeren van de daaruit voortvloeiende acties, met name vernietigen of overbrengen. Als dat niet het geval is, dan leidt het toekennen van de beslisregels nog niet tot het gewenste resultaat.
Deze combinatie van randvoorwaarden levert een volledig beeld op van het informatielandschap van de organisatie. Dan is bekend welke informatie wanneer, op welke wijze, ontvangen of gecreëerd wordt in welke applicatie. Met dat overzicht kan de organisatie aan de slag. Niet zozeer om gelijk te beginnen met het toekennen, maar wel om het informatiebeheer hiervoor in te richten. Dit betekent in applicaties voor digitale en fysieke informatieobjecten beslisregels opstellen. En bepalen welke wijze van toekenning ingezet wordt.