Voor (koepelorganisaties van) decentrale overheden vind je hieronder aanwijzingen om een adviesvraag aan de externe deskundige op te stellen en vervolgens dit advies te verwerken. Een (koepelorganisatie van een) decentrale overheid kan er echter ook voor kiezen om dit anders te organiseren. Bijvoorbeeld door de externe deskundige de concept selectielijst te bezorgen en deze vervolgens te bespreken op het Strategisch Informatie Overleg (SIO), waar de externe deskundige diens advies mondeling formuleert.
Externe deskundige vragen om inbreng
Wanneer jouw organisatie en de archivaris het onderling eens zijn over de inhoud van de conceptselectielijst, dan vraag je de externe deskundige om zijn/haar inbreng. Je stelt hiervoor een schriftelijke adviesvraag op. Daarin komt duidelijk naar voren wat van de externe deskundige verwacht wordt. Je verzendt deze naar de externe deskundige, met kopie naar de archivaris.
Aandachtspunten bij adviesvraag
Het is van belang om een duidelijke schriftelijke adviesvraag te formuleren. Neem sowieso de volgende elementen erin op:
Bij de totstandkoming van de selectielijst is overleg geweest tussen de archivaris en de overheidsorganisatie. Wijs op het (in de selectielijst ingevoegde) verslag overleg.
- Benadruk dat je van de externe deskundige een advies verwacht vanuit het burgerbelang.
- Wijs op de Handreiking Externe deskundige.
- Vermeld in de adviesvraag tot wie de externe deskundige zijn advies kan richten. Zowel bij de eigen overheidsorganisatie als bij de archiefbewaarplaats.
- Spreek met de externe deskundige af wanneer het advies wordt uitgebracht. Je kunt ook een termijn aangeven waarbinnen je het advies wilt hebben.
- Voeg de conceptselectielijst bij de adviesvraag.
Of je gebruikt het sjabloon dat al deze elementen voorziet.
Na de verzending van de adviesaanvraag kan je af en toe contact opnemen met de externe deskundige om te polsen hoe het werk vordert.
Advies verwerken
De externe deskundige adviseert over de selectielijst en stelt eventueel wijzigingen voor. Daarna besluiten jij en de archivaris welke eventuele aanpassingen op basis van de inbreng van de externe deskundige aan de selectielijst worden gemaakt. Er bestaat geen verplichting om het advies van de externe deskundige (in zijn geheel) over te nemen.
Ook in het ‘verslag overleg’ wordt beschreven welke wijzigingen in de selectielijst zijn aangebracht naar aanleiding van de inbreng van de externe deskundige. Wanneer delen van het advies niet worden overgenomen, wordt dit ook verantwoord in het verslag.
De nieuwe versies van de selectielijst en van het verslag overleg stuur je ter kennisname aan de externe deskundige met kopie naar de archivaris.