Wat is opschorting?
Rijksoverheidsorganisaties moeten informatie die volgens hun selectielijst blijvend te bewaren is, binnen de wettelijke termijn overbrengen naar het Nationaal Archief. Decentrale overheden brengen blijvend te bewaren informatie over naar een regionaal historisch centrum. Onder voorwaarden kunnen zorgdragers de overbrenging opschorten. Dit doe je door een machtiging tot opschorting aan te vragen. Deze opschorting kan worden verleend door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, die deze bevoegdheid gemandateerd heeft bij de algemene rijksarchivaris, of bij de Gedeputeerde Staten van een provincie. Als de over te brengen informatie afkomstig is van een Rijksorganisatie, zoals een ministerie of uitvoeringsorganisatie, óf van een provincie, dan verleent de algemene rijksarchivaris deze machtiging namens de minister. Als de documenten afkomstig zijn van een lokale overheid, zoals een gemeente, of van een waterschap, dan wordt deze machtiging verleend door de Gedeputeerde Staten van die provincie. Een machtiging heeft een maximale duur van tien jaar. Hierna moeten zorgdragers alsnog over brengen of een nieuwe machtiging aan vragen. De aanvraag wordt dan opnieuw getoetst aan de geldende voorwaarden.
Onder welke voorwaarden kan een machtiging tot opschorting worden aangevraagd?
Het opschorten van overbrenging is bedoeld voor documenten die volgens de Archiefwet weliswaar overgebracht moeten worden, maar nog dusdanig vaak worden geraadpleegd dat het overbrengen de bedrijfsvoering van de archiefvormer hindert. De aanvraag moet de volgende informatie bevatten:
- Gedetailleerde specificatie van de documenten: Het mag gaan om meerdere archiefblokken waarvoor opschorting wordt aangevraagd. Dit moet je wel duidelijk benoemen. Ook moet het gaan om blijvend te bewaren informatie. En moet de wettelijke overbrengingstermijn zijn verstreken bij ingang van de periode waarvoor opschorting wordt aangevraagd.
- Beschrijving van veelvuldig gebruik: Een machtiging tot opschorting wordt alleen verleend als de over te brengen informatie nog veelvuldig wordt gebruikt. Een voorbeeld is een dossier dat nog in gebruik is en wordt aangevuld, of naslagwerk dat nog vaak geraadpleegd moet worden.
- Impact op de uitvoering van de (primaire) taak: In de aanvraag motiveert de overheidsorganisatie waarom overbrenging hinder voor de taakuitvoering veroorzaakt.
Hoe kan een machtiging worden aangevraagd?
De zorgdrager vraagt een machtiging tot opschorting aan via de contactpersoon van de archiefbewaarplaats waar de informatie naartoe overgebracht moet worden. Bij het Nationaal Archief kun je, als de contactpersoon niet bekend is, contact opnemen met info@nationaalarchief.nl.