Het Nationaal Archief heeft preserveringsbeleid opgesteld, en vastgelegd in een preservation policy. In ons preserveringsplan staat hoe we dit beleid uitvoeren. Dit plan is gebaseerd op het concept van Preservation Watch en op gestandaardiseerde modellen en processen.
Ons e-Depot biedt een softwareomgeving met preserveringsfunctionaliteit. Maar preservation speelt al een rol voordat informatieobjecten worden opgenomen in het e-Depot. Dat doen we bijvoorbeeld aan de hand van impactanalyses.
Het Nationaal Archief werkt met een Preservation Watch. De kern van deze Watch bestaat uit het gestructureerd monitoren van onze interne organisatie en externe omgevingen. Microsoft valt bijvoorbeeld onder de externe omgeving. Wanneer zij een nieuwe versie van Office uitbrengen, heeft dit mogelijk gevolgen voor de preservering van digitale informatieobjecten.
Het e-Depot zien we als Nationaal Archief als het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat de duurzame toegankelijkheid van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Dit e-Depot heeft in juli 2019 het CoreTrustSeal voor betrouwbare databewaarplaatsen (www.coretrustseal.org) toegewezen gekregen. Bekijk de lijst van gecertificeerde bewaarplaatsen en de gereviewde aanvraag van het Nationaal Archief op coretrustseal.org.
Het e-Depot van het Nationaal Archief kan digitale informatie in allerlei vormen en formaten ontvangen, duurzaam bewaren en beschikbaar stellen. Maar met het oog op digitale duurzaamheid heeft het Nationaal Archief wel een aantal voorkeuren voor formaten waarin zorgdragers informatie aanleveren. Hiervoor hebben we een document met een overzicht van voorkeursformaten opgesteld. Met deze handreiking kunnen zorgdragers al bij de creatie van hun informatie rekening houden met duurzame toegankelijkheid.
Als het door veroudering van bestandsformaten nodig is om bestanden te converteren naar meer duurzaam toegankelijke formaten, dan hebben we daar strategieën voor. Op het kennisplatform Preservation staat een blog over de eerste versie van de bestandsstrategieën van het Nationaal Archief.
Bij preservation gaat het om het vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale informatieobjecten. Op zo'n manier dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn. Hiervoor is het belangrijk dat de ‘significante eigenschappen’ van de informatieobjecten door de tijd heen bewaard blijven. Dit zijn de eigenschappen van een object die door de tijd heen bewaard moeten worden. En toegang, gebruik en betekenis voortdurend verzekeren. Zodat het informatieobject geaccepteerd kan worden als bewijs, omdat het is wat het zegt te zijn. Als Nationaal Archief werken we aan onze eigen visie op en aanpak van dit onderwerp. We werken ook aan een gezamenlijke aanpak in het kennisnetwerk Preservation. Een ander initiatief is het samen met de Archive Interest Group van de Open Preservation Foundation onderzoeken van de significante eigenschappen van spreadsheets.