Omgaan met papier en boeken is zó gewoon dat we eigenlijk niet meer stilstaan bij de vraag hóe we dat doen. Helaas kan slordigheid of onwetendheid leiden tot vouwen, scheuren of zelfs losraken van stukjes papier. En als er op dat stukje papier tekst staat, dan betekent dat dat er informatie verloren gegaan is. Dit risico is vooral groot bij kwetsbaar materiaal, zoals het papier dat in de Tweede Wereldoorlog gebruikt werd. Dit is vaak van slechte kwaliteit. De volgende aanwijzingen helpen schade aan papieren archiefstukken voorkomen. In het depot én in de studiezaal.
Door met schone en droge handen te werken voorkom je dat er vlekken op archiefstukken ontstaan. Desinfectiegels en handcrèmes kunnen juist vlekken veroorzaken. Dus na het wassen en afdrogen van handen is het voor de meeste archiefstukken veilig deze met blote handen aan te raken. Een uitzondering hierop vormen fotografische materialen. Omdat archiefstukken vies en stoffig kunnen zijn is het verstandig ook na afloop handen te wassen.
Bevochtig je vingers niet voor het omslaan van pagina’s. Vuil of stof op de pagina wordt door vocht vastgeplakt aan het papier. Dit zorgt voor donkere vlekken die haast niet te verwijderen zijn. Het vocht maakt papier ook zwakker, waardoor het sneller beschadigt. Daarnaast is vocht aantrekkelijk voor schimmels. En als laatste: het likken aan vingers kan ongezond zijn: je weet nooit wat voor viezigheid of schadelijke stoffen er op de archiefstukken kan zitten.
Schrijf in de buurt van archiefstukken altijd alleen met potlood (zonder gum). Inkt van balpennen, vulpennen, viltstiften, markeerstiften en fineliners kan onbedoeld vlekken of strepen achterlaten. Die zijn bijna niet te verwijderen. Bovendien lijkt het dan alsof deze vlekken bij de ‘echte’ informatie van het document horen.
Houd eten en drinken uit de buurt van archiefstukken. Etensresten en kruimels kunnen vlekken veroorzaken. Daarnaast kunnen ze plaagdieren aantrekken. Gemorste vloeistoffen kunnen vlekken en vochtschade veroorzaken en op termijn zelfs tot schimmelvorming leiden.
Foto’s en fotonegatieven zijn heel gevoelig voor zuren en vocht van handen. Zelfs net gewassen en gedroogde handen laten vingerafdrukken op foto’s achter. Die gaan er nooit meer af. Foto’s moeten daarom altijd met nitril handschoenen vastgehouden worden. Deze zijn verkrijgbaar bij de uitgiftebalie in de studiezaal. Zijn er geen handschoenen beschikbaar of gaat het om een incidentele foto? Houd deze foto dan vast aan de randen. Is de foto bevestigd op papier, raak dan alleen het papier aan en niet de foto.
Ook een volgende onderzoeker wil de archiefstukken zien zoals ze overgedragen zijn aan het Nationaal Archief. Verander daarom nooit de samenstelling en/of volgorde van de stukken en haal niets weg.
Zorg dat archiefstukken overal goed ondersteund zijn. Zorg dat losbladige archiefstukken plat en volledig ondersteund op tafel liggen. Houd een stapel losse documenten netjes: dat voorkomt schade bij het opbergen. Gebruik leeskussens en indien nodig loodveters voor het raadplegen van ingebonden stukken. De kussens hangen aan de wanden van de studiezaal. Loodveters zijn verkrijgbaar bij de uitleenbalie.
Om een boek te raadplegen kun je een leeskussen gebruiken. Dit ondersteunt de band en het boekblok goed en voorkomt schade aan de constructie. Schud het kussen op en leg het met de effen zijde naar boven op tafel. Maak met je onderarm een langwerpige kuil in het midden en zet het boek daar gesloten in. Open het boek in het midden en blader vervolgens naar de gewenste pagina. Als pagina’s niet uit zichzelf vlak blijven liggen, gebruik dan een loodveter.
Wanneer je dingen (zoals een laptop, schrijfblok, telefoon of fototoestel) op een achiefstuk legt zorgt dat voor een plaatselijk verhoogde druk. Fragiele materialen kunnen hierdoor beschadigen. Om deze reden mag je ook niet leunen op documenten. Sommige voorwerpen kunnen bovendien vies zijn of warm, of iets anders bevatten dat schadelijk kan zijn voor het archiefstuk.
Ook al lijkt de vloer schoon, het kan toch zijn dat er vuil of stof ligt. Dat blijft plakken aan een archiefdoos als die op grond staat. En die archiefdoos neemt vervolgens dat stof mee het depot in. Terwijl we juist proberen te zorgen voor een schoon depot voor een zo schoon mogelijke depotomgeving. Daarnaast kan iemand struikelen over een op de grond geplaatste doos.
- Hanteer een doos met twee handen.
- Gebruik het gat in de doos niet als handvat.
- Het juiste inventarisnummer zoeken in een staande doos is prima. Maar haal het dossier uit de doos terwijl deze plat op tafel ligt. Zo kun je het dossier beter vasthouden en voorkom je dat losse documenten per ongeluk uit het omslag vallen. Bovendien helpt de zwaartekracht mee om een zwaar pak uit de doos te halen.
- Bij het doorbladeren van een boek hebben mensen meestal de neiging om de bladzijde in de rechter onderhoek te pakken. Dat is vaak een kwetsbare plek geworden. Kijk daarom waar het papier stevig en onbeschadigd is en sla daar de bladzijde om.
In de studiezaal is het mogelijk om kopieën te maken. Let daarbij op een aantal dingen:
- Hanteer foto’s en fotonegatieven met nitril handschoenen. Deze zijn verkrijgbaar bij de uitgiftebalie.
- Zorg dat documenten in de volgorde blijven liggen zoals je ze aangetroffen hebt.
- Verwijder zelf aangebrachte signaalstrookjes wanneer je klaar bent met scannen.
- Haal niet zelf nietjes of paperclips weg. Wanneer je de informatie niet goed kunt zien door een nietje of paperclip, vraag dan een studiezaalmedewerker om hulp.
- Boeken die moeilijk open gaan kunnen niet onder de boekenscanner. Deze kun je beter met je eigen camera of mobiele telefoon fotograferen. In de studiezaal zijn statieven aanwezig waar je je camera aan kunt bevestigen.
- Forceer boeken die moeilijk open gaan niet. Maar gebruik van een boekkussen en loodveters, of vraag hulp aan een studiezaalmedewerker
- Formaten groter dan A3 kunnen niet onder de boekenscanner. Je kunt een scan bestellen bij het Nationaal Archief.