Archieven bestaan uit organisch materiaal en dus is schade door veroudering helaas niet te voorkomen. Daarnaast kunnen archiefstukken beschadigd raken door externe invloeden zoals licht, vocht, schimmel en plaagdieren. Ook mensen kunnen schade veroorzaken wanneer zij archiefstukken hanteren. Toch hoeft niet elke vorm van schade een probleem te zijn.
De documenten die we in archieven bewaren geven informatie over een gebeurtenis of een proces in het verleden. Soms is een beschadiging onderdeel van de informatie op dat document. Een snee in een notarieel document maakt bijvoorbeeld de overeenkomst erin ongeldig. Zulke ‘schade’ wordt nooit gerepareerd. Wel behandelen we schade die ervoor zorgt dat de informatie in het document slecht leesbaar is, of verloren dreigt te gaan.
Er kunnen ook praktische of esthetische argumenten zijn om schade te behandelen. Wanneer een document er bijvoorbeeld beter hanteerbaar door wordt. Of wanneer het er mooi moet uitzien voor een tentoonstelling.
De meeste archiefstukken bestaan uit organische materialen, zoals papier, perkament, waszegels, textiel en inkt. Dit soort materalen verouderen met de tijd.
- Papier verkleurt en wordt bros. Hoe snel dat gaat is afhankelijk van het materiaal waarvan het papier gemaakt is en de omstandigheden waaronder het bewaard is.
- Een andere vorm van schade ontstaat als papier nat wordt of gedurende lange tijd vochtig bewaard wordt. Er kunnen dan bruine vlekken ontstaan. Het kan beschimmeld raken, waardoor de samenhang in het papier verdwijnt en het zacht en pluizig wordt. Ook kunnen er roze, gele of groene vlekken ontstaan, dat zijn de restanten van de schimmel.
- Plaagdieren kunnen gaatjes in het papier knabbelen en zilvervisjes grazen de bovenkant van het papier af.
- Perkament kan minder flexibel worden. Het kan zelfs zo hard en bros worden, dat er gemakkelijk stukjes afbreken. Als het nat geweest is kunnen er vlekken ontstaan en schimmel. Ook kan de tekst er dan makkelijk afspoelen.
- De materialen waar boeken van gemaakt zijn verouderen ook: zoals leer, perkament, garen en sluitlinten. Een boek kan dan minder goed opengaan en het gaat snel stuk als je dat toch probeert. Ook kan het materiaal makkelijker scheuren of breken.
- Als laatste kan er schade ontstaan door onzorgvuldige omgang met archiefstukken door mensen. Of wanneer een archiefstuk slecht is opgeborgen of verpakt. Dat leidt tot kreukels, vouwen en scheuren.
Wanneer er geen conservator of restaurator in huis is, is het vooral noodzakelijk om verdere schade aan beschadigde archiefstukken te voorkomen. Dit kan door het beschadigde archiefstuk goed te ondersteunen bij het raadplegen. Of door het archiefstuk te digitaliseren en alleen deze digitale kopie te raadplegen. Het origineel kan dan veilig in het depot blijven.
Als gebruik van het document onmogelijk is door de schade, of als de schade erger wordt door het te gebruiken, dan moet het archiefstuk behandeld worden. Vraag een restaurator om advies wat in welke situatie de beste optie is. Het is namelijk afhankelijk van hoe het document gebruikt gaat worden welke behandeling het beste past. Voor raadpleging op de studiezaal is vaak een verdergaande behandeling nodig dan voor het digitaliseren. En een tentoonstelling vraagt om nog weer een andere behandeling.
Restauratieatelier
Schade aan de collectie van het Nationaal Archief wordt behandeld in het eigen restauratieatelier. Zo maken en houden we onze collectie raadpleegbaar. We voeren kleine behandelingen uit, zoals het droogreinigen van een document of het herstellen van een enkele scheur. Maar we voeren ook complexe restauraties uit aan documenten met ernstige schade.
Materiële voorbereiding
Meestal hoeft een archiefstuk niet gerestaureerd te worden voorafgaand aan digitalisering. In veel gevallen is het weghalen van vuil op de tekst en het gladstrijken van vouwen al voldoende. Dat noemen we materiële voorbereiding. Zie hiervoor ook de pagina Digitaliseren.
Soms is er meer schade die gerepareerd moet worden. Scheuren die groter dreigen te worden, bijvoorbeeld. Dat is specialistisch werk en kan alleen door een restaurator (of onder begeleiding van een restaurator) gedaan worden.
- De module Collectiebehoudsplan geeft informatie over welke maatregelen nodig zijn voor het behoud van een archief. Daarnaast helpt het bij het maken van een keus welk archief als eerste te behandelen of te digitaliseren.
- In de Schadeatlas voor Archieven staan verschillende vormen van schade beschreven, met duidelijke illustraties.