De nieuwe Archiefwet schrijft voor dat overheidsorganen en archiefdiensten regels vaststellen voor het beheer van de fysieke documenten waar zij verantwoordelijk voor zijn. En dat zij passende technische en organisatorische maatregelen treffen om hun documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Ook heeft de nieuwe Archiefregeling (in voorbereiding) aandacht voor het zorgvuldig en bewust bewaren van fysieke documenten in de collectie. Daarom is het van belang een collectiebehoudsplan op te stellen voor de collectie.
Deze module verduidelijkt wat een collectiebehoudsplan inhoudt, waarom het belangrijk is, uit welke onderdelen het bestaat, welke maatregelen je kan of zelfs moet nemen en hoe je deze kunt documenteren.
Deze module is bedoeld voor:
Diegenen die verantwoordelijk zijn voor het beheer en behoud van blijvend te bewaren fysieke documenten. Diegenen die werken aan het beheer en behoud van blijvend te bewaren fysieke documenten. Dat kunnen eigen medewerkers zijn, maar ook ingehuurde krachten. Iedereen die een collectie beheert die (voornamelijk) bestaat uit fysieke documenten.
Deze module gaat over het opstellen van het collectiebehoudsplan voor de fysieke collectie van archief beherende instellingen. Het beschrijft waarom een collectiebehoudsplan belangrijk is, wat erin staat en geeft een methode om het plan op te stellen.
Deze module is informerend.
Deze module is specifiek van toepassing op (alle) blijvend te bewaren fysieke documenten. Onder ‘fysieke documenten’ verstaan we in dit document alle informatie die is vastgelegd op alle fysieke gegevensdragers. De methodiek voor het opstellen van een collectiebehoudsplan is bruikbaar voor iedereen die een archief beheert. En behoud en onderhoud ervan duurzaam en gestructureerd aan wil pakken.
De nieuwe Archiefwet stelt dat ‘beheersmaatregelen’ getroffen moeten worden om documenten duurzaam toegankelijk te houden. Deze bepaling geldt voor alle blijvend te bewaren digitale en fysieke documenten. Zowel als ze in beheer zijn bij de archiefvormer (bewaren bij de bron) als wanneer ze overgedragen zijn aan een archiefinstelling. Beheersmaatregelen zijn ook die maatregelen die nodig zijn voor langdurig (duurzaam) behoud van fysieke documenten. Om de juiste beheersmaatregelen te treffen moet de archiefinstelling of -vormer vaststellen wat precies nodig is voor behoud van fysieke documenten. Ook moet ze vaststellen of ze voldoet aan de bepalingen in de Archiefregeling over gebouw, klimaat, depothygiëne en verpakking. Het collectiebehoudsplan brengt al deze zaken in kaart. Lees meer over de wettelijke eisen voor een collectiebehoudsplan.
Met het collectiebehoudsplan breng je systematisch in kaart welke maatregelen nodig zijn om het behoud van fysieke documenten goed te organiseren. Het laat zien welke maatregelen al getroffen zijn. En welke nog ingevoerd moeten worden. Het maakt direct inzichtelijk wat goed gaat en waar verbetering nodig is. Het collectiebehoudsplan is een bron van informatie voor beleidsplannen en jaarplannen.
Het inventariseert welke fysieke documenten wat voor aandacht nodig hebben om langdurig behouden en toegankelijk te blijven. Hierdoor kun je prioriteiten stellen en een planning maken voor behoudsmaatregelen, conservering en digitalisering.
Hier lees je een nadere toelichting op de onderwerpen die in het collectiebehoudsplan beschreven moeten worden. We raden aan het collectiebehoudsplan periodiek, bijvoorbeeld om de vijf jaar, te evalueren en actualiseren.
Alle betrokken partijen binnen de organisatie, denk aan verantwoordelijke managers en uitvoerende medewerkers, stellen gezamenlijk het collectiebehoudsplan op. Deze brede aanpak zorgt voor overzicht en heldere afspraken over taken en rollen. Iedereen weet wie en wat precies nodig is om fysieke documenten duurzaam te behouden. Ook wordt op die manier de uitvoering ervan gedragen door de hele organisatie.
Naast een gezamenlijke aanpak is informatie nodig over het collectiebeleid. En over de collectie zelf.
Het collectiebehoudsplan bestaat uit drie delen. Voor elk onderdeel heeft het Nationaal Archief een hulpmiddel ontwikkeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van deze hulpmiddelen.
| Hulpmiddel | Toepassing |
|---|---|
| Overzicht en inzicht in de organisatie | Helpt om een beschrijving te geven van verantwoordelijkheden en aanspreekpunten voor collectiebehoud |
| Nulmeting module Collectiebehoudsplan | Een formulier om inzicht te krijgen in de maatregelen en procedures rondom het beheer en behoud van fysieke documenten |
| Voorbeeldformulier bestandsopname | Leidt tot een overzicht van fysieke documenten die behandeling nodig hebben om langdurig behouden te kunnen worden en (beter) toegankelijk gemaakt te worden. |
| Stappenplan | Dit stappenplan helpt de juiste informatie te verzamelen en samen te voegen tot een werkbaar plan. |