Deel 1: Wie is waar verantwoordelijk voor
Een beschrijving van verantwoordelijkheden en aanspreekpunten voor collectiebehoud binnen de eigen organisatie. In bijlage 1 staat een overzicht van taken en verantwoordelijkheden. Vul dit formulier in om inzicht in de eigen organisatie te krijgen.
Deel 2: Nulmeting Collectiebehoud
Om maatregelen en procedures in kaart te brengen rondom het beheer en behoud van archieven en collecties, heeft het Nationaal Archief een Nulmeting Collectiebehoud ontwikkeld. Deze is geïnspireerd op de Benchmarks 3 – Conservation Planning Tool nulmeting van de National Conservation Service (UK). Het invullen van de nulmeting maakt duidelijk welke onderdelen van collectiebehoud op orde zijn en waar verbetering nodig is. In deze nulmeting staat stellingen over de onderwerpen beleid, kennis en bewustwording, bewaaromstandigheden, restauratie en digitalisering, en collectiehulpverlening.
Beleid
Dit onderdeel gaat vooral over hoe de organisatie omgaat met het collectiebehoudsplan. En of er bewust is gekozen om iemand in de organisatie verantwoordelijk te maken voor behoud van de fysieke collectie.
Kennis
Er is specialistische kennis nodig voor het op een juiste manier langdurig bewaren van fysieke documenten. In dit onderdeel staan stellingen hoe deze kennis is geborgd of in huis wordt gehaald.
Bewaaromstandigheden
Dit omvat alle maatregelen om fysieke documenten zo lang mogelijk te bewaren en te beschermen tegen beschadiging. Voor een groot deel gaat het hier om in de Archiefregeling omschreven eisen over gebouw en depot, klimaat, luchtkwaliteit en depothygiëne. Maar ook om verpakking, plaatsing in het depot, beschrijving en registratie.
Voor meer informatie over het belang van een goed klimaat en hoe dat te realiseren: zie de module Klimaatbeheer.
Voor meer informatie over schoonmaak van het depot, controle op schimmels en plaagdieren: zie de module Depothygiëne.
Voor meer informatie over verpakken: zie het normblad Materiële staat van het Nationaal Archief.
Restauratie, digitalisering
Als we het hebben over fysieke toegankelijkheid, dan gaat het om het zorgen voor raadpleegbaarheid van de fysieke documenten. In dit deel van de nulmeting staan stellingen over de uitvoering van behandelingen, schaderegistratie, hanteren, restauratie en digitalisering, documentatie en bruiklenen.
Collectieveiligheid
Het hebben van een collectiehulpverleningsplan is essentieel voor een archief beherende instelling. Door goed voorbereid te zijn op een calamiteit en te weten wat je moet doen als een calamiteit zich voordoet, kan veel schade voorkomen worden.
Deel 3: Behandelen van de collectie
‘Behandelen van de collectie’ laat zien wat er concreet met de fysieke documenten gedaan moet worden om deze in goede staat te brengen en te houden. Dit is nodig voor een langetermijnplanning. En heeft gevolgen voor de begroting, uitvoering en samenwerking met andere afdelingen. Zoals studiezaal, educatie en digitalisering. Hiervoor is een overzicht van de aanwezige archieven en collecties nodig. Op welke manier een bestandsopname gedaan wordt is afhankelijk van of informatie verzameld wordt voor het management of voor de planning van een project.
Om te bepalen wat met de collectie zelf moet gebeuren is het noodzakelijk een volledig overzicht van de archieven en collecties te hebben. Idealiter staat in dat overzicht vermeld of het archief goed verpakt is en of er schade is. Op basis van deze gegevens kunnen behandelkeuzes gemaakt worden. Bijvoorbeeld restauratie of reinigen. De volgorde van behandeling kun je baseren op de ernst van de situatie of populariteit van het archief.
Uitzoeken wat de meest geraadpleegde archieven en collecties zijn kan ook het startpunt zijn om te onderzoeken wat de benodigde behandeling is.
Voor goede duurzame bewaring en fysieke toegankelijkheid moet je twee vragen beantwoorden:
- Zijn de fysieke documenten deugdelijk verpakt?
Hieronder verstaan we ook dat de documenten vrij van stof, schimmel en plaagdieren zijn. Dat kunststof en nietjes waar nodig en wenselijk verwijderd zijn. Dat de verpakking zuurvrij is. En dat dozen en omslagen zijn voorzien van etiketten waarop staat wat het is. - Welk deel van de collectie heeft welke zorg nodig om zonder risico op (verdere) schade gebruikt te kunnen worden?
Het is belangrijk om een bestandsopname gericht op schade te laten uitvoeren door een behoudsspecialist die de ernst van de schade en de noodzaak van een behandeling goed kan beoordelen. Niet elke schade die er ernstig uitziet is een risico of betekent een tijdrovende restauratie, en andersom.
Om te weten wat nodig is om de materiële staat van de héle collectie op orde te brengen, neem je een steekproef op die hele collectie. Zo meet je bijvoorbeeld welk percentage van de hele collectie niet of slecht verpakt is. Of welk percentage niet naar de studiezaal kan vanwege de materiële staat.
Deze informatie is vooral nuttig voor management, beleidsmakers en fondsenwerving. De inventarisatie laat zien wat nodig is, maar niet voor welke collectie dat nodig is.
Een andere, meer praktische benadering is een steekproef op archieven of collecties waarvan bekend is dat deze veel geraadpleegd worden. Zo’n inventarisatie laat zien wat met deze archieven of collecties gedaan moet worden om ze te kunnen digitaliseren, tentoonstellen of ze naar de studiezaal te kunnen brengen.
Voor een dergelijke inventarisatie kan de handleiding Steekproeven van het Nationaal Archief gebruikt worden. Een voorbeeld van een bestandsopname- of schade-inventarisatieformulier vind je als bijlage. Een niet al te groot archief kan ook met een een-op-eeninventarisatie bekeken worden. Dat kost tijd maar is voor het hele proces praktisch. Door de nauwkeurige beoordeling kunnen kosten en planning aan de resultaten gekoppeld worden.