De nieuwe Archiefwet schrijft voor dat overheidsorganen en archiefdiensten regels vaststellen voor het beheer van de fysieke documenten waar zij verantwoordelijk voor zijn. En dat zij passende technische en organisatorische maatregelen treffen om hun documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Hoewel in de eerste plaats opgesteld voor digitale documenten, zijn deze voorschriften ook van toepassing op fysieke documenten. Zie artikelen 2.6, 3.1, 3.5 van de Archiefwet 20XX.
Het opstellen van een collectiebehoudsplan betekent ook een controle op het voldoen aan artikel 4.1 (duurzame toegankelijkheid) van de Archiefwet 20XX en de daaruit volgende hoofdstukken 2, 5 en 6 van de Archiefregeling. Dit betreft artikelen over het gebouw, het klimaat en de verpakking van fysieke documenten.
| Art.Nr Archiefwet 20XX | Titel | Toelichting behorend bij de Archiefwet |
|---|---|---|
| 4.1. | Duurzame Toegankelijkheid | 1. Verantwoordelijke overheidsorganen treffen passende maatregelen om hun documenten duurzaam toegankelijk te maken en te houden. 2. Een passende maatregel kan er niet toe strekken dat deze wet of de daarop berustende bepalingen ten aanzien van de desbetreffende documenten buiten toepassing worden gelaten. 3. Indien documenten ten onrechte berusten onder een ander overheidsorgaan dan dat waaronder zij behoren te berusten, zorgen de verantwoordelijke overheidsorganen ervoor dat de documenten bij het juiste overheidsorgaan terechtkomen. 4. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld over het op passende wijze duurzaam toegankelijk maken en houden van documenten. 5. Onze Minister kan, in overeenstemming met Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en in aanvulling op hetgeen bij of krachtens de in het vierde lid bedoelde algemene maatregel van bestuur wordt bepaald, ten behoeve van de verantwoordelijke overheidsorganen, bedoeld in artikel 2.1, 2.4 en 2.5, normen vaststellen ter bevordering van de eenheid, de kwaliteit of de doelmatigheid van de duurzame toegankelijkheid van documenten. Van deze normen kan uitsluitend gemotiveerd door een verantwoordelijk overheidsorgaan worden afgeweken. 6. Onze Minister kan, in overeenstemming met Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de in het vijfde lid bedoelde bevoegdheid mandateren aan de rijksarchivaris. |
| Art.Nr. Archiefregelin 20XX | Titel | Toelichting |
|---|---|---|
| 2 | Duurzame Toegankelijkheid | 2.1. Algemene eisen duurzame toegankelijkheid 2.2. Aanvullende eisen voor langdurig te bewaren documenten 2.3. Aanvullende eisen voor over te brengen documenten |
| 5 | Eisen aan gebouwen en bewaar-omstandigheden | 5.1. Algemene eisen aan depots en plusdepots 5.2. Bewaaromstandigheden in depots en plusdepots. |
| 6 | Eisen aan verpakkings-materialen en te gebruiken materialen voor blijvend te bewaren fysieke documenten | 6.1. Eisen aan verpakkingsmaterialen voor blijvend te bewaren fysieke documenten 6.2. Eisen met betrekking tot te gebruiken materialen voor fysieke documenten. |