Een collectiehulpverleningsplan legt uit wat te doen bij incidenten met de collectie. Het is een soort ‘eerste hulp bij ongelukken.’ Een incident zoals bedoeld in deze module is een onverwachte gebeurtenis die de normale gang van zaken verstoort en mogelijk schade aan de collectie kan veroorzaken. Het heeft meestal geen verregaande gevolgen voor de bedrijfscontinuïteit. De organisatie kan het probleem in eerste instantie zelf aanpakken met bestaande afspraken en procedures.
Deze module ondersteunt met name de professionals die nadenken over het opstellen van een collectiehulpverleningsplan.
- Diegenen die verantwoordelijk zijn voor het beheer en behoud van blijvend te bewaren fysieke documenten.
- Diegenen die werken aan het beheer en behoud van blijvend te bewaren fysieke documenten. Dat kunnen eigen (depot-, restauratie-, conserverings-)medewerkers zijn, maar ook ingehuurde krachten.
- Iedereen die een collectie beheert die voornamelijk bestaat uit fysieke documenten.
Deze module biedt handelingsmogelijkheden en is informerend van aard. De module is samengesteld op basis van opgebouwde kennis en ervaring van het Nationaal Archief en van collectiebeherende kennispartners.
Het ontwikkelen van een collectiehulpverleningsplan is geen directe verplichting die volgt uit de Archiefwet 2026.
De Archiefregeling 2026 schrijft wel een actueel beheers- en calamiteitenplan voor dat periodiek wordt geëvalueerd (art. 5.3, derde lid). Dit valt buiten de scope van deze module over het CHV-plan. In een beheersplan is opgenomen hoe risico’s ten aanzien van normale bedrijfsprocessen worden voorkomen en hoe deze worden beheerst om de kans op een incident zo klein mogelijk te houden. Een calamiteitenplan beschrijft de aanpak van een (ernstige) noodsituatie, inclusief crisisorganisatie en samenwerking met externe hulpdiensten. Het CHV-plan regelt de eerste interne response als er een incident plaatsvindt met de collectie.