Stappenplan voor het opstellen van een Collectiebehoudsplan

• Begin met het in kaart brengen wie voor welke onderdelen van het behoud verantwoordelijk is of zijn. En wie daarvoor aanspreekpunt is. 
• Vervolgens kan een afvaardiging van deze mensen de Nulmeting Collectiebehoud invullen en op basis daarvan prioriteiten stellen in de uit te voeren acties. Het opstellen van het collectiebehoudsplan met meerdere collega’s die betrokken zijn bij het behoud van de collecties, zowel beleid als uitvoering, bevordert het daadwerkelijk uitvoeren van de acties.
  Zie de download ‘Overzicht en inzicht in de organisatie’ voor een invulformulier. 

• Vul de tabbladen beleid, kennis, bewaaromstandigheden, restauratie, digitalisering en collectieveiligheid van de Nulmeting Collectiebehoud in. Op elk van deze tabbladen staat een aantal stellingen.
• Beantwoord de stellingen met ‘op orde’, ‘deels op orde’ of ‘nog doen’. Hierdoor ontstaat een overzicht van wel/deels/niet getroffen maatregelen in de organisatie.
• Vraag zo nodig hulp van een collega die over de juiste kennis beschikt. Gebruik het eerder gemaakte overzicht van de organisatie (bijlage 1) om de juiste persoon te vinden.
• De laatste drie tabbladen van de Nulmeting Collectiebehoud zijn zogenaamde ‘planbladen’, onderverdeeld in ‘wettelijk vereist’, ‘noodzakelijk’, en ‘wenselijk’.  Tijdens het invullen wordt op deze planbladen automatisch een overzicht gevormd van het aantal maatregelen dat wel, deels, of niet uitgevoerd is.
• De overzichten in de planbladen gebruik je om de nadere planning en werkverdeling in te vullen.

De stellingen in de Nulmeting Collectiebehoud zijn ingedeeld in drie categorieën:

Met de ingevulde categorieën in de nulmeting kunnen eigen prioriteiten gesteld worden. Je kunt gebruikmaken van de tips die gegeven worden bij de stellingen. En er is ruimte om eigen ideeën over de aanpak te noteren. Doorloop onderstaande stappen met betrokken collega’s en/of verantwoordelijken: 

1. Prioriteer met de betrokken partijen de acties die uit het invullen van de nulmeting zijn gekomen. In eerste instantie gaat het dan om het voldoen aan de wettelijke eisen. Vervolgens kun je kijken of een actie: 
   -    een aantal issues tegelijk oplost;
   -    een ‘quick win’ is;
   -    betekent dat er efficiënter gewerkt kan worden.
   Acties die voldoen aan meerdere criteria leveren het meest op en kunnen dus als eerste worden opgepakt .
2.  Stel vervolgens vast:
   a.    Wie hebben we daarvoor nodig?
   b.    Wat hebben we daarvoor nodig?
   c.    Wat is het tijdspad?
   d.    Wie is voor deze actie verantwoordelijk?
3.  Noteer deze stappen per richtlijn in de planbladen van de nulmeting
   De resultaten van prioriteit 2 kunnen invloed hebben op de prioritering in 1, en andersom. Dat is onderdeel van het proces om vast te stellen waar het eerst aan gewerkt kan worden. Het resultaat is een actielijst voor het verbeteren van collectiebehoud.
    

Uitwerking van het onderdeel ‘Behandeling van de collectie’ binnen het collectiebehoudsplan is de basis voor een langetermijnplanning die nodig is voor begroting, uitvoering en samenwerking met andere afdelingen zoals studiezaal, educatie en digitalisering.

Prioritering van de behandeling van de collectie is vaak afhankelijk van het collectiebeleid. 

• Dat bepaalt immers hoe met de collectie omgegaan wordt en wat met welke archieven en collecties bereikt moet worden. 
• En bepaalt dus ook welke bestanden als eerste zodanig geconserveerd, gerestaureerd of gedigitaliseerd moeten worden. Om ervoor te zorgen dat raadpleging mogelijk is zonder risico op informatieverlies. 

Dat doe je op basis van de bestandsopname, zoals uitgelegd bij deel 3, Behandelen van de collectie. Het bepalen van het doel (managementinformatie of planning) beïnvloedt namelijk de manier van bestandsopname. Stel vervolgens een formulier op voor de bestandsopname (zie download Voorbeeldformulier bestandsopname voor een voorbeeld) en inventariseer welke archieven en collecties of individuele stukken:

• (betere) verpakking behoeven; 
• gedigitaliseerd moeten worden;
• schoongemaakt moeten worden;
• geconserveerd of gerestaureerd moeten worden.

Maak hierbij een inschatting van benodigde tijd, materiaal en capaciteit. Neem dit mee naar stap 3b prioritering.

Prioriteer, op basis van het collectiebeleid, met betrokken partijen met welke stap om de collectie te behouden begonnen wordt. Daarbij kunnen materiële en inhoudelijke redenen meegewogen worden, zoals de voorbeelden in onderstaande tabel. Ook de toelichtingen in de tabel zijn slechts een voorbeeld.