De digitale archiefstukken van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) zijn succesvol uitgeplaatst in het e-Depot van het Nationaal Archief. Een team van specialisten van zowel EZK als het Nationaal Archief heeft hier hard aan gewerkt. Resultaat: uitplaatsing én toegang tot het e-Depot voor geautoriseerde EZK’ers. EZK is het tweede departement dat digitaal archief uitplaatst in ons e-Depot. Eerder werd dit gedaan door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
Uitplaatsen
Bij uitplaatsen gaat het zorgdragerschap niet over naar de minister van OCW, maar blijft het in handen van in dit geval EZK. Het beheer van de archieven ligt bij uitplaatsing bij het Nationaal Archief. Net als de zorg voor de duurzame toegankelijkheid van die archieven. Bij digitaal archief doen we dat via het e-Depot.
Aansluitproces in een notendop
Maar wat komt er allemaal bij zo’n uitplaatsing kijken? De afgelopen maanden hebben EZK en het Nationaal Archief gezamenlijk uitgezocht wat daarvoor nodig is. Hiervoor maakten we onder andere gebruik van onze ervaringen met de uitplaatsing van het digitale OCW-archief. Dit leidde uiteindelijk tot het ontwikkelen van een aansluitproces.
Het aansluitproces op het e-Depot wordt gezamenlijk opgepakt. Een team van deskundigen van in dit geval EZK en Nationaal Archief starten met een impactanalyse. Hiermee bepalen we in welke mate het aan te sluiten digitale archief voldoet aan de normen van het e-Depot. Aan de hand van een dataset van het uit te plaatsen archief heeft het team in 3 weken tijd de impact geanalyseerd. De uitkomst van de impactanalyse geeft inzicht in wat er bijvoorbeeld nog moet gebeuren om het archief in goede, geordende en toegankelijke staat aan te leveren.
Een andere belangrijke stap in het aansluitproces is mapping. Mapping is het in kaart brengen van metadata; gegevens over het (digitale) document, zoals format, versie, datum, auteur. Metadata zijn nodig voor een soepele opname, beheer en ontsluiting. Daarvoor gebruiken we een speciaal uitwisselingsformaat waarop we het metadatamodel van EZK hebben geplot. EZK heeft zelf een exporttool ontwikkeld. Dit om opname van het archief (ordening, bestanden en metadata) en vervolgens het beheer in het e-Depot mogelijk te maken. Na een geslaagd testtraject is het archief formeel overgedragen aan het Nationaal Archief.
Meer informatie
Wilt u meer weten over het overbrengen en/of uitplaatsen van digitale archieven? Ga naar onze website. U kunt ook contact opnemen via het contactformulier of 070 331 5460.
