De nieuwe Archiefwet brengt een aantal belangrijke veranderingen met zich mee. Het Nationaal Archief ontwikkelt handreikingen om archiefvormers en archiefdiensten te helpen zich op de nieuwe regels voor te bereiden. Een daarvan is de handreiking Openbaarheid bij en na overbrenging.
De handreiking gaat over openbaarheid en het stellen van openbaarheidsbeperkingen wanneer archieven naar een archiefdienst overgebracht worden. De eerste modules van deze handreiking over openbaarheid bij overbrenging staan nu online.
Veranderingen in de Archiefwet
In de nieuwe Archiefwet staat dat documenten tien jaar na creatie of ontvangst naar een archiefdienst overgebracht moeten worden. Onder de Archiefwet 1995 was dat twintig jaar. Documenten worden bij overbrenging in principe openbaar. Maar het verantwoordelijke overheidsorgaan kan besluiten om de openbaarheid van archieven voor een bepaalde periode te beperken.
Archiefvormers moeten aangeven waarom ze de openbaarheid van documenten willen beperken. De oude wet noemde daarvoor drie brede beperkingsgronden. De nieuwe wet noemt veertien specifiekere gronden. Overheidsorganisaties moeten goed motiveren waarom een bepaalde beperkingsgrond van toepassing is. De handreiking Openbaarheid bij en na overbrenging biedt hierbij een handvat voor decentrale overheden en de rijksoverheid.
Wat biedt de handreiking?
De handreiking geeft een overzicht van de beperkingsgronden in de nieuwe Archiefwet. Het beschrijft hoe organisaties de beperkingsgronden kunnen toepassen. En hoe ze een formeel besluit erover nemen.
Nu al voorbereiden
Archiefvormers en archiefdiensten moeten al voordat de nieuwe Archiefwet in werking treedt (naar verwachting niet eerder dan 1 juli 2026) rekening houden met de nieuwe regels. Om dus na die datum volgens de nieuwe Archiefwet over te kunnen brengen. Het voorbereiden op een overbrenging, inclusief het eventueel bepalen van openbaarheidsbeperkingen, neemt namelijk best wat tijd in beslag. Daarom is de handreiking nu al beschikbaar. Zodat overheidsorganisaties een beeld kunnen vormen van de praktische gevolgen die de nieuwe Archiefwet met zich meebrengt.
Goed om te weten: voor overbrengingsprocessen die nog onder de Archiefwet 1995 vallen, dus afgerond zijn voor de ingangsdatum van de nieuwe wet, blijft de brochure ‘Open, tenzij’ beschikbaar.
Vervolgstappen
Naast de nu gepubliceerde modules over openbaarheid bij overbrenging ontwikkelen we dit jaar ook modules die gaan over de situatie na overbrenging. Hierin behandelen we het beoordelen van verzoeken tot inzage in beperkt openbare documenten. Het achteraf aanpassen van openbaarheidsbeperkingen. En de afwegingen die archiefdiensten maken bij het ter beschikking stellen van documenten.
Verder passen we de modules die nu gepubliceerd zijn zo nodig aan. Bijvoorbeeld wanneer bij het vaststellen van de definitieve wetstekst nog wijzigingen optreden. Of wanneer praktijkervaringen of relevante jurisprudentie beschikbaar komen.
Tot slot zijn er handreikingen in de maak over andere thema’s waarop de nieuwe Archiefwet invloed heeft. Zoals vervanging, vervreemding en opschorting. Houd de ontwikkelagenda in de gaten voor een volledig overzicht.
