Onderdelen van deze handreiking
De handreiking bestaat uit enkele informerende onderdelen en twee stappenplannen. Grofweg is de opbouw van de handreiking:
| Onderdeel | Inhoud |
|---|---|
| Inleiding: Openbaarheid en overbrenging | In deze inleidende tekst lees je waarom openbaarheid belangrijk is en wat er precies gebeurt bij overbrenging naar een archiefdienst. |
| Openbaarheidsbeperkingen | Er zijn dertien beperkingsgronden op basis waarvan de openbaarheid van documenten beperkt kan worden onder de nieuwe Archiefwet. Deze module biedt een overzicht van deze beperkingsgronden. Iedere beperkingsgrond lichten we afzonderlijk toe met voorbeelden. |
| Stappenplan bepalen van openbaarheidsbeperkingen | Dit stappenplan is een praktisch handvat voor verantwoordelijke overheidsorganen om te bepalen of openbaarheidsbeperkingen nodig zijn. Er staan tips in die je kunt gebruiken tijdens het onderzoek naar de openbaarheid. De module licht ook toe hoe je het motiveert als je kiest voor een openbaarheidsbeperking. |
| Stappenplan Besluit beperking openbaarheid | Een Besluit beperking openbaarheid (BBO) is een officieel besluit waarin het verantwoordelijk overheidsorgaan vastlegt welke beperkingen aan de openbaarheid worden gesteld. Hier lees je welke stappen je moet doorlopen om dit besluit te nemen. |
| Veelgestelde vragen | In deze module werken we terugkerende thema’s en andere relevante vraagstukken nader uit. Je vindt hier bijvoorbeeld meer informatie over de verhouding tussen de nieuwe Archiefwet en andere informatiewetgeving. |
| Sjablonen | Voor het opstellen van een adviesaanvraag en het conceptbesluit zijn sjablonen beschikbaar. Deze sjablonen zijn bruikbaar voor zowel de rijksoverheid als decentrale overheden. |
Deze handreiking is bedoeld voor medewerkers bij centrale en decentrale overheidsinstellingen, waaronder ook archiefdiensten die betrokken zijn bij het overbrengen van archieven. Hierbij zijn verschillende doelgroepen te benoemen:
Verantwoordelijk overheidsorgaan
- De informatieprofessional die bij de inrichting van systemen of de opslag van documenten rekening wil houden met de openbaarheid na overbrenging.
- De medewerkers die bij overbrenging van documenten de openbaarheid beoordelen, bepalen en motiveren.
- De verantwoordelijke die op hoofdlijnen wil weten wat diens rol is.
Archiefdienst
- De medewerkers van de archiefdiensten die de verantwoordelijke overheidsorganen adviseren over eventueel te stellen openbaarheidsbeperkingen bij het bewerken of voorbereiden van het archief voor overbrengen.
- Archivarissen en andere medewerkers van de archiefdiensten die de overgebrachte beperkt openbare archieven beheren en beschikbaar stellen.
- Archiefinspecteurs.
Deze handreiking geeft een overzicht van de regels in de nieuwe Archiefwet op het gebied van openbaarheid van documenten bij en na overbrenging. Hierbij gaat het om alle overheidsorganisaties. En alle over te brengen archieven, papier en digitaal. De brochure ‘Open, tenzij’ gaat over openbaarheid onder de huidige Archiefwet.
Particuliere archieven vallen buiten de scope van deze handreiking. Particulier archief valt niet onder de Archiefwet. Particuliere archiefvormers beslissen zelf of en waar ze hun archief bewaren. Een archiefdienst kan particuliere archieven opnemen. En kunnen dan ook afspraken maken over openbaarheidsbeperkingen. Dit proces is echter niet hetzelfde als het archiefwettelijke proces voor overheidsarchieven waarover deze handreiking gaat.
Daarnaast gaat deze handreiking niet in op openbaarheid van documenten die (nog) niet naar een archiefdienst zijn overgebracht. Dit onderwerp valt onder de Wet open overheid of een sectorale wet.
Gerelateerde normen en handreikingen rondom het thema overbrenging zijn beschikbaar op de website van het Nationaal Archief. Bijvoorbeeld de handreiking Digitaal Overbrengen in de praktijk. In aanloop naar de nieuwe Archiefwet zijn ook andere kennisproducten in ontwikkeling. Houd de ontwikkelagenda in de gaten voor updates. Voor overbrenging onder de huidige archiefwet blijft de brochure ‘Open, tenzij…’ beschikbaar.
Als overheidsinformatie duurzaam toegankelijk is, maakt dat het overbrengingsproces (en het daarbij bepalen van eventuele openbaarheidsbeperkingen) makkelijker. Ook het werken volgens het principe van archiveren by design draagt hieraan bij. Over deze onderwerpen zijn kennisproducten beschikbaar:
Deze handreiking is gepubliceerd voor de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Hiermee hebben organisaties een handvat om zich voor te bereiden op de nieuwe wetgeving. Maar de wetteksten zijn nog niet definitief. Het is daarom mogelijk dat de wet nog wijzigt. Indien nodig passen we deze handreiking hierop aan.
De verwachte datum voor inwerkingtreding is bij publicatie van de eerste modules niet eerder dan 1 juli 2026. Doordat de wet dan pas ingaat, zijn er nu nog geen praktijkervaringen. Ook is er geen jurisprudentie. Zodra interessante praktijkervaringen of uitspraken beschikbaar zijn, voegen we deze toe aan deze handreiking. Zelf een praktijkvoorbeeld aandragen kan natuurlijk altijd. Vul hiervoor het contactformulier op de website van het Nationaal Archief in.
Na publicatie van de eerste modules (Q1 2025) werken we verder aan modules die ingaan op openbaarheid na overbrenging onder de nieuwe Archiefwet. Denk hierbij aan thema’s zoals:
- het beoordelen van verzoeken tot inzage in beperkt openbaar archief door een archiefdienst of door het oorspronkelijke verantwoordelijke overheidsorgaan (Onder de nieuwe Archiefwet is het nog steeds zo dat het oorspronkelijke overheidsorgaan aanvragen beoordeelt wanneer documenten beperkt zijn op grond van de eenheid van de Kroon, de veiligheid van de Staat, en de internationale betrekkingen van Nederland.)
- het achteraf aanpassen van openbaarheidsbeperkingen;
- de afwegingen die archiefdiensten maken bij het ter beschikking stellen van documenten.