Bij de voorbereiding op het overbrengen van archieven van jouw organisatie naar een archiefdienst, bepaal je of er documenten bij zitten waarvan de openbaarheid beperkt moet worden. Het Stappenplan bepalen van openbaarheidsbeperkingen werkt dit proces uit. Als dat het geval is, moet je organisatie een Besluit beperking openbaarheid nemen. De procedure hiervoor bestaat uit vijf stappen.
- Stap 1: stel een conceptbesluit op.
- Stap 2: vraag de archivaris om advies.
- Stap 3: verwerk het advies.
- Stap 4: zorg dat je organisatie het besluit neemt en bekendmaakt.
- Stap 5: behandel eventuele bezwaren.
Deze stappen komen voort uit de wet- en regelgeving, maar kunnen per archiefdienst anders ingevuld worden. Onderhoud daarom bij elke overbrenging goed contact met de archiefdienst.
Let wel: Deze procedure is alleen nodig als er beperkingen worden gesteld. Als het archief volledig openbaar overgebracht wordt, zijn een adviesaanvraag en het nemen van een Besluit beperking openbaarheid niet van toepassing. Wel kan de archivaris ongevraagd advies uitbrengen als deze van mening is dat het juist wel nodig is om beperkingen aan te brengen.
Wat is een Besluit beperking openbaarheid (BBO)?
In een Besluit beperking openbaarheid (BBO) legt een overheidsorganisatie formeel het besluit vast om een of meerdere inventarisnummers na overbrenging te beperken in openbaarheid. Het besluit voeg je toe als bijlage aan een verklaring van overbrenging. En is opgedeeld in artikelen. Het bevat per beperkingsgrond een overzicht van inventarisnummers en bijbehorende beperkingstermijnen. En een motivering per inventarisnummer of serie inventarisnummers met dezelfde inhoud.
Het gaat om een concretiserend besluit van algemene strekking onder de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Daarom moet het besluit gepubliceerd worden en is het mogelijk om gedurende een termijn van zes weken bezwaar tegen het besluit aan te tekenen.
Stappenplan
Alles uitklappenJe hebt, eventueel met de archiefdienst, een overzicht opgesteld van de inventarisnummers die je wilt beperken in de openbaarheid. Op basis van dit overzicht stel je een concept van het Besluit beperking openbaarheid op.
Er is een sjabloon voor een conceptbesluit beschikbaar. Dit is een voorbeelddocument dat je aan moet passen aan de betreffende overbrenging.
Over het concept van het Besluit beperking openbaarheid moet je de archivaris om advies vragen. Voeg hierbij een aanbiedingsbrief toe. We hebben een sjabloon adviesaanvraag beschikbaar.
Het kan zijn dat de medewerker van de archiefdienst bij het behandelen van de adviesaanvraag meer informatie nodig heeft. In die gevallen neemt deze contact op. De archiefdienst kan ook voorstellen om gezamenlijk documenten te bekijken voor afstemming over het uit te brengen advies.
Sommige archiefdiensten maken de adviezen die ze uitbrengen openbaar. Deze adviezen gaan over de gemaakte afwegingen bij het stellen van openbaarheidsbeperkingen. Net als de toelichting van het verantwoordelijk overheidsorgaan dat doet. Door deze adviezen openbaar te maken, worden deze inzichten voor iedereen beschikbaar. Het Nationaal Archief publiceert bijvoorbeeld sinds 2018 de adviezen die door de rijksarchivaris worden uitgebracht.
Waarom advies aanvragen bij de archivaris?
De adviesrol van de archivaris is in de Archiefwet vastgelegd. Dat is om te zorgen dat de openbaarheid goed en consistent geregeld wordt. Dus dat de juiste belangen behartigd worden bij de openbaarheid en beperking hieraan. Enerzijds om te voorkomen dat er te veel of te lange beperkingen gesteld worden. Anderzijds om recht te doen aan de mensen, bedrijven en organisaties die voorkomen in de documenten. De adviesrol van de archivaris behelst ook dat de voorgenomen openbaarheidsbeperkingen praktisch uitvoerbaar zijn voor de archiefdienst. De archiefdienst moet namelijk zorgen dat het archief beheerd en beschikbaar gesteld kan worden.
Archivarissen geven in de praktijk drie verschillende soorten adviezen:
| Advies | Verwerking |
|---|---|
| Neem een besluit conform het concept | Als het advies luidt het besluit conform het concept te nemen, dan zorg je dat het conceptbesluit definitief gemaakt wordt. En de verwijzing naar het uitgebrachte advies in het besluit opgenomen wordt. |
| Neem een aangepast besluit | Pas het conceptbesluit aan met behulp van de suggesties van de archivaris. Deze kan adviseren om een beperkingstermijn langer of korter te laten gelden. Of om (een deel van) het archief wel openbaar over te laten brengen. In de toelichting bij het besluit motiveer je of je dit advies wel of niet overneemt. En welke aanpassingen je hebt aangebracht. |
| Stel geen beperkingen aan de openbaarheid | Dit advies geeft de archivaris als het archief openbaar overgebracht kan worden. Als je dit advies overneemt, laat je dat weten aan de archiefdienst. Je hoeft dan geen Besluit beperking openbaarheid in te dienen. Als je dit advies niet overneemt, motiveer je die keuze in de toelichting bij het Besluit beperking openbaarheid. |
In de toelichting bij het uiteindelijke Besluit beperking openbaarheid geef je aan dat je advies hebt aangevraagd bij de archivaris. En wat daarmee gedaan is. Als je het advies opvolgt, moet je dat vermelden. En als je het advies niet overneemt ook. Met een duidelijke motivering. Als je het conceptbesluit hebt aangepast op basis van het advies, geef je een overzicht van die aanpassingen.
Je hebt nu een definitief besluit en weet wie gemachtigd is dit besluit te tekenen. Volg hiervoor de voor jouw organisatie geldende regels en procedures. Zoals een Besluit informatiebeheer of mandaatregeling of -besluit. Zorg dat intern de juiste functionarissen hun handtekening plaatsen onder het besluit.
Het Besluit beperking openbaarheid moet gepubliceerd worden. Iedereen moet kennis kunnen nemen van het besluit, want alleen dan kunnen burgers bezwaar maken. Geef zo concreet mogelijk aan bij wie, op welk adres en via welke contactmethode bezwaar kan worden gemaakt. Organisaties binnen de rijksoverheid publiceren hun besluiten in de Staatscourant. De besluiten van decentrale overheden komen in een gemeenteblad, een provinciaal blad, een waterschapsblad of in een blad gemeenschappelijke regeling.
Het aanleveren van publicaties voor de Staatscourant gebeurt centraal. En wordt verzorgd door het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP). Je levert alleen het besluit aan en niet de toegang/inventaris of de conceptverklaring van overbrenging. Het moet wel duidelijk zijn waar de inventaris geraadpleegd kan worden. Na aanlevering duurt het gemiddeld één tot twee weken voor het besluit gepubliceerd wordt.
Het besluit treedt een dag na publicatie in werking. De bezwaartermijn van zes weken gaat dan ook in. In het besluit staat de procedure voor het indienen van bezwaren vermeld. Burgers hebben er recht op bezwaar te kunnen maken als ze vinden dat een document onterecht beperkt openbaar is. En dat hun recht op informatie daarmee geschonden wordt. Dat geldt ook als ze vinden dat er bezwaren zijn tegen de openbaarheid van bepaalde documenten. Het Besluit beperking openbaarheid is namelijk een officieel overheidsbesluit dat valt onder de Algemene wet bestuursrecht.
Hoe lang duurt het nemen van een Besluit beperking openbaarheid?
De totale doorlooptijd van dit proces is afhankelijk van de hoeveelheid werk die in het opstellen van het (concept)besluit zit. En of er bijvoorbeeld een bezwaar ingediend wordt naar aanleiding van de publicatie van het besluit. Het kan ook van organisatie tot organisatie variëren. Bij het Nationaal Archief leert de ervaring dat je rekening kunt houden met een minimale doorlooptijd van vier tot vijf maanden van het opstellen van een conceptbesluit tot het afronden van de bezwaartermijn die aan het besluit verbonden is.
Wat gebeurt er na het nemen van een Besluit beperking openbaarheid?
Na het nemen van het besluit en het behandelen van eventuele bezwaren begint de volgende fase in het overbrengingsproces. Bij fysieke archieven wordt dan de materiële staat van de documenten gecontroleerd. Bij digitale overbrenging volgt bijvoorbeeld de ingest in een e-depot. De overbrengende organisatie moet voor fysieke archieven het transport regelen. En voor digitale overbrenging de documenten in het eigen systeem vernietigen. Daarnaast ondertekenen de overbrengende organisatie en de archiefdienst een verklaring van overbrenging (VVO).