Deze pagina werkt vragen nader uit die samenhangen met openbaarheid bij en na overbrenging onder de nieuwe Archiefwet. Dit gebeurt aan de hand van een aantal vragen die vaak terugkomen. Daarnaast zetten we de belangrijkste wetten en verdragen op het gebied van openbaarheid op een rijtje.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Archiefwet zijn complementair. De AVG staat als Europese verordening boven de Nederlandse Archiefwet. Alleen waar de AVG duidelijk en specifiek is. De AVG laat ruimte om in nationale wetgeving nadere regels te stellen. Dit is in Nederland onder andere in de Archiefwet gebeurd. Naleving van de Archiefwet betekent dus tevens naleving van bepaalde verplichtingen uit de AVG. De beperkingsgronden en -termijnen in de Archiefwet zijn op de AVG aangepast. Voor de dienstverlening van documenten met bijzondere persoonsgegevens baseren archiefdiensten hun procedure op artikel 24 van de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Archivarissen passen dus diverse wetten in samenhang toe. Het Nationaal Archief licht dit nader toe in een zoekhulp.
Ruimte in de AVG voor archivering in het algemeen belang
De Archiefwet heeft als principe ‘openbaar, tenzij…’. De AVG schrijft voor ‘geen bijzondere persoonsgegevens verwerken, tenzij…’. Dit kan leiden tot spanningen met de doelen die de Archiefwet nastreeft:
- persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn om informatie te interpreteren;
- door persoonsgegevens te verwijderen, tast je de authenticiteit van documenten aan. De informatie wordt zowel onbruikbaar voor de bedrijfsvoering van de overheid als voor het afleggen van verantwoording. Hetzelfde geldt voor de burger die de informatie zonder persoonsgegevens niet kan gebruiken om een recht te bewijzen.
Goed om te weten is dat de AVG ruimte biedt voor archivering in het algemeen belang. Voor de verwerking van persoonsgegevens is een grondslag in de AVG vereist, zoals een wettelijke verplichting. Verdere verwerkingen voor wetenschappelijk en historisch onderzoek, statistische doeleinden en archivering in het algemeen belang worden in de AVG verenigbaar geacht met het oorspronkelijke verzameldoel. ‘Verdere verwerking’ met het oog op archivering valt onder het beginsel van doelbinding. Dit zegt dat persoonsgegevens alleen voor ‘welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verwerkt’ (AVG, art. 5.1.b). Hiervoor zijn wel passende technische en organisatorische maatregelen nodig om de rechten en vrijheden van de betrokkene te beschermen.
Raadpleeg de handreiking ‘Weten of Vergeten’ (2020) van KVAN voor meer informatie over de samenhang in de uitvoering van de AVG en Archiefwet. Van deze handreiking is sinds 2024 een verkorte versie beschikbaar.
De Wet open overheid (Woo) is van toepassing op overheidsdocumenten die nog niet naar een archiefdienst zijn overgebracht. Na overbrenging is de Woo niet meer van toepassing. Dan geldt het openbaarheidsregime van de Archiefwet. En is de overheidsinformatie in principe openbaar, tenzij er een openbaarheidsbeperking is toegepast. In dat laatste geval: als de informatie beperkt openbaar is, kunnen burgers bij de archiefdienst een verzoek om inzage indienen.
Voordat overheidsdocumenten overgebracht worden, kunnen ze onder de Woo al openbaar gemaakt zijn. Houd daarbij twee dingen in de gaten:
- de Woo maakt onderscheid tussen actieve openbaarmaking (op initiatief van het overheidsorgaan, ten dele omdat het verplichte documentcategorieën zijn), en passieve openbaarmaking (op verzoek van aanvrager);
- de Woo maakt het mogelijk om informatie niet te verstrekken. Dit kan op basis van een aantal weigeringsgronden. De beperkingsgronden in de Archiefwet sluiten nauw aan op de weigeringsgronden uit de Woo.
Openbaarmaking onder de Woo betekent ook publicatie van informatie op internet. Documenten die openbaar zijn na overbrenging onder de Archiefwet zijn altijd ter inzage, maar worden niet altijd gepubliceerd. Daarnaast kan onder de Woo een gedeelte van een document of dossier openbaar zijn gemaakt; overbrenging zonder openbaarheidsbeperking maakt alle documenten integraal toegankelijk.
De beperkingsgronden uit de Archiefwet sluiten aan op de weigeringsgronden uit de Woo. Hierdoor is het eenvoudiger om bij overbrenging mogelijke openbaarheidsbeperkingen te bepalen. Geregistreerde weigeringsgronden uit de Woo dienen bij overbrenging als aanwijzing. Een nieuwe afweging is bij overbrenging vereist. Bij deze afweging kan een eerder geldende weigeringsgrond uit de Woo in de overweging worden meegenomen.
Drie weigeringsgronden uit de Woo zijn niet overgenomen als beperkingsgrond onder de nieuwe Archiefwet.
- Persoonlijke beleidsopvattingen (art. 5.2 Woo). Vanwege het tijdsverloop is deze weigeringsgrond op het moment van overbrenging niet meer relevant.
- Onevenredige benadeling (art. 5.1 lid 5 Woo). Dit was wel een grond onder de Archiefwet 1995, maar de andere Woo-gronden die in de nieuwe Archiefwet zijn overgenomen, worden beschouwd als specificering van deze bredere grond.
- Milieubescherming (art. 5.1. lid 2.g Woo). Deze beperkingsgrond is na verloop van tijd niet meer relevant.
De Woo is gebaseerd op een informatiestelsel. Dat betekent bijvoorbeeld dat de overheid binnen een document specifieke informatie kan lakken. En de rest van het document wel beschikbaar kan stellen. Het openbaarheidsregime van de Archiefwet is primair een documentenstelsel. Dat wil zeggen dat archiefdiensten documenten beheren die in hun geheel openbaar zijn. Of in hun geheel beperkt openbaar.
Deze verschillende regimes, waarbij onder de Woo documenten ook deels beschikbaar gesteld kunnen worden, terwijl archiefdiensten nu een binaire keuze maken bij verzoeken om inzage in beperkt openbare documenten: wel of niet. Dit zou als gevolg kunnen hebben dat documenten er na overbrenging in openbaarheid op achteruit gaan ten opzichte van het Woo-regime.
Inzage in andere vorm
Daarom is met de nieuwe Archiefwet bovenop het documentenstelsel ingevoerd dat in het geval een inzageverzoek niet gehonoreerd kan worden, archiefdiensten kijken of informatie uit beperkt openbare documenten in andere vorm verstrekt kunnen worden. De strikte scheiding tussen een informatiestelsel en een documentenstelsel geldt dus niet langer. Dat geeft een andere dynamiek bij het toekennen van een beperking aan de openbaarheid. De mogelijkheid tot inzage in andere vorm geldt ook voor archief dat onder de Archiefwet 1995 is overgebracht.
De nieuwe Archiefwet wijkt op verschillende punten af van de Archiefwet 1995. Er zijn verschillen in terminologie. In plaats van zorgdragers die archiefbescheiden overbrengen naar een archiefbewaarplaats heeft de nieuwe Archiefwet het over verantwoordelijke overheidsorganen die documenten overbrengen naar archiefdiensten. Ook op het gebied van openbaarheid zijn er belangrijke wijzigingen.
| Wijziging | Toelichting |
|---|---|
| Uitgesplitste beperkingsgronden | De Archiefwet 1995 had drie brede beperkingsgronden. De nieuwe Archiefwet heeft dertien specifiekere gronden. Hiermee sluit de Archiefwet aan bij de Woo. De uitsplitsing in gronden verplicht overheidsorganen om bij overbrenging specifieker te onderbouwen waarom documenten beperkt moeten worden in openbaarheid. |
| Mogelijkheid tot stapelen | De nieuwe Archiefwet maakt het mogelijk om de openbaarheid van informatie te beperken op basis van meer dan een beperkingsgrond. Het gebruik van iedere afzonderlijke beperkingsgrond moet goed gemotiveerd worden. Het combineren van beperkingsgronden wordt ‘stapelen’ genoemd. Onder de Archiefwet 1995 gebeurde dat nauwelijks en was het geen expliciete mogelijkheid. Doel van deze verandering is onder meer om beter in kaart te brengen waarom een openbaarheidsbeperking is aangebracht, zodat een archiefdienst een inzageverzoek beter kan beoordelen. |
| Verkorte overbrengingstermijn | In de nieuwe Archiefwet staat een overbrengingstermijn van tien jaar. In de Archiefwet 1995 was dit twintig jaar. Het doel van deze wijziging is om informatie sneller openbaar te maken. En door eerder over te brengen komt overheidsinformatie eerder in beheer bij archiefdiensten. Die hebben de meeste expertise in huis op het gebied van het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie. |
| Overbrengingstermijnen en beperkingstermijnen gerekend vanaf creatie | Onder de Archiefwet 1995 bestaat de praktijk om overbrengingstermijnen en beperkingstermijnen te berekenen vanaf het sluiten van een dossier. Het gaat hier om een praktische keuze bij de uitvoering. In de wet zelf staat dat de zorgdrager archiefbescheiden overbrengt “die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar.” Bij het opstellen van de nieuwe Archiefwet heeft de wetgever duidelijk gemaakt dat de termijnen voor overbrenging en openbaarheidsbeperking gerekend worden vanaf het moment dat documenten door een overheidsorganisatie gecreëerd of ontvangen worden. Bij dossiers met meerdere documenten en een looptijd van meerdere jaren, worden termijnen berekend vanaf het oudste document. |
Op het moment dat we de eerste modules van deze handreiking publiceren, (Q1 2025) is de verwachting dat de nieuwe Archiefwet niet voor 1 juli 2026 in werking treedt. Deze datum kan nog veranderen, want het parlement moet de wet nog vaststellen.
- Voor lopende overbrengingstrajecten die voor de ingangsdatum afgerond worden, verandert er niets. Deze overbrengingstrajecten vallen onder de regels van de Archiefwet 1995. De brochure ‘Open, tenzij’ licht openbaarheid en overbrenging onder de Archiefwet 1995 toe voor de rijksoverheid.
- Overbrengingstrajecten die na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet afgerond worden, vallen onder de nieuwe regels. Ook wanneer de voorbereidingen al voor de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet beginnen.
Verantwoordelijke overheidsorganen moeten zich verhouden tot de overgang van de Archiefwet 1995 naar de nieuwe Archiefwet. In samenspraak met archiefdiensten moeten ze bepalen welke overbrengingstrajecten onder de oude regels afgerond kunnen worden, en welke vallen onder de nieuwe regels.
Nee, de beperkingsgronden uit de Archiefwet 1995 hoeven niet te worden gewijzigd in een van de dertien beperkingsgronden uit de nieuwe Archiefwet. De Besluiten beperking openbaarheid die op basis van de Archiefwet 1995 genomen zijn, blijven gelden. De nieuwe wet heeft geen terugwerkende kracht. Zolang de onder de Archiefwet 1995 opgelegde beperkingstermijnen niet verlopen zijn, bestaan de oude en nieuwe beperkingsgronden naast elkaar.
De termijn voor overbrenging en voor eventuele openbaarheidsbeperkingen worden in beginsel berekend vanaf het moment dat een overheidsorganisatie documenten creëert (medewerkers maken zelf documenten aan) of ontvangt (bijvoorbeeld: een burger dient online een formulier in). De termijn voor overbrenging en voor eventuele openbaarheidsbeperkingen worden in beginsel berekend vanaf het moment dat een overheidsorganisatie documenten creëert (medewerkers maken zelf documenten aan) of ontvangt (bijvoorbeeld: een burger dient online een formulier in).
De Archiefwet drukt dit uit door het te hebben over documenten die overgebracht moeten worden wanneer ze "ouder zijn dan tien jaar" (art. 5.4). Ook spreekt de Archiefwet over openbaarheidsbeperkingen die niet van toepassing zijn op documenten die "ouder zijn" dan twintig, 75, of 110 jaar (art. 7.4, lid 1-3 - verschillende beperkingsgronden kennen verschillende beperkingstermijnen).
Dat deze termijnen gerekend worden vanaf creatie of ontvangst, wordt benadrukt in de toelichting op het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet. In de memorie van toelichting staat bijvoorbeeld op p. 85:
De overbrengingstermijn telt vanaf het moment van creatie of ontvangst van een document.
Dat ook maximale beperkingstermijnen vanaf creatie gerekend moeten worden, blijkt uit de reactie van de minister (Nota naar aanleiding van het nader verslag, p. 3) op vragen van leden van de vaste Kamercommissie voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschap:
Het startmoment voor de maximale beperkingsduur is in dit wetsvoorstel bovendien expliciet gekoppeld aan het moment van creatie of ontvangst van het document. De termijn start dus niet pas na overbrenging, of na sluiting van een dossier, zoals nu vaak gebruikelijk.
De memorie van toelichting (p. 91) werkt dit rekenkundig uit voor beperkingsgronden met een maximale beperkingstermijn van twintig jaar:
Voor de overige beperkingsgronden (…) is voorzien in een kortere beperkingstermijn van twintig jaar. Dit biedt met de verkorte overbrengingstermijn de mogelijkheid om de openbaarheid van documenten in beginsel nog gedurende tien jaar na overbrenging te beperken.
De memorie van toelichting beschrijft hier een scenario waarin een document tien jaar na creatie wordt overgebracht naar een archiefdienst. Nog eens tien jaar later (dus twintig jaar na creatie) vervallen eventuele beperkingen in de openbaarheid.
De achterliggende reden bij deze keuze is dat openbaarheid het uitgangspunt is. Door van het moment van creatie uit te gaan, en niet van een later moment, worden documenten eerder openbaar. Verder speelt mee dat de creatiedatum (zeker bij digitale documenten) helder wordt vastgelegd. Terwijl een moment zoals de sluiting van een dossier minder duidelijk te bepalen kan zijn.
Let wel: Voor bewaartermijnen (hoe lang documenten bewaard worden totdat ze worden vernietigd) zit het anders. Die kunnen wel vanaf verschillende startmomenten (‘triggers’) gerekend worden. Dat kan zijn ‘na creatie’ maar ook ‘na afsluiten dossier’, ‘na intrekking vergunning’, ‘na overlijden cliënt’ of ‘na vervallen recht op bijslag’. Dat startmoment moet in selectielijsten duidelijk aangegeven worden. Zie de handreiking Waardering en Selectie.
De termijnen voor overbrenging en openbaarheidsbeperking worden geteld vanaf het moment van creatie of ontvangst van documenten. In de praktijk worden vaak dossiers overgebracht die een periode van meerdere jaren beslaan. In dat geval worden termijnen voor overbrenging en openbaarheidsbeperking gerekend vanaf de creatie van het oudste document binnen een dossier. Hiermee wordt voorkomen dat die oudere documenten later worden overgebracht dan is toegestaan. Of dat een openbaarheidsbeperking langer van toepassing is dan is toegestaan.
Er zijn documenten die deel uitmaken van langer lopende zaken. En die nog nodig zijn voor de bedrijfsvoering. Voor deze documenten is het mogelijk om een tijdelijke opschorting van overbrenging aan te vragen bij de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (rijksoverheid en provincies) of Gedeputeerde Staten (overige decentrale overheden). In de aanvraag moeten verantwoordelijke overheidsorganen goed onderbouwen dat het gaat om documenten die nog veelvuldig gebruikt of geraadpleegd worden door medewerkers. Op een manier die niet eenvoudig door een archiefdienst gefaciliteerd kan worden (bijvoorbeeld omdat het gaat om fysiek archief). Over de aanvraag tot opschorting moet het verantwoordelijk overheidsorgaan advies aanvragen bij de archiefdienst.
Houd de ontwikkelagenda in de gaten voor updates over een nieuwe handreiking die het proces rondom opschorting nader toelicht.
Vaker en fijnmaziger overbrengen
De onderliggende gedachte bij het wetsvoorstel van de nieuwe Archiefwet is dat technologische ontwikkelingen het mogelijk maken om digitale archieven fijnmaziger te beheren. In de memorie van toelichting staat (p. 68)
Bij digitale documenten kan het aggregatieniveau van het geheel van gegevens dat als document wordt aangemerkt overigens verschillen. Afhankelijk van de context waarin de informatie wordt gebruikt en beheerd kan dat aggregatieniveau hoger (bijvoorbeeld een zaakdossier) of lager zijn (bijvoorbeeld afzonderlijke webpagina’s of aparte sets databasegegevens).
Een database kan volgens de memorie van toelichting (p. 30) bijvoorbeeld deels openbaar worden en deels afgeschermd:
Bij databases is het bijvoorbeeld mogelijk deze zo in te richten dat aan verschillende daarin opgenomen gegevens verschillende openbaarheidsniveaus worden toegekend.
Bij het inrichten van informatiesystemen en het overbrengen van digitale archieven kunnen zorgdragers er dus voor kiezen om metagegevens op een specifieker niveau aan te brengen. Door een lager aggregatieniveau te kiezen, kunnen ze aan jongere documenten een eigen, langere beperkingstermijn toekennen. Als ze een lager aggregatieniveau kiezen, kunnen overheidsorganen jongere documenten ook later overbrengen.
Ook rondom de frequentie van overbrenging is de verwachting in de memorie van toelichting (p. 50) dat de techniek rondom digitale archieven verandering teweeg zal brengen:
Voor digitale overbrenging is een dergelijke lange uitloop niet logisch en is het juist efficiënt om een kort-cyclisch en routinematig proces in te richten om documenten vanuit bedrijfssystemen over te zetten of te exporteren naar het beheersysteem van de archiefdienst.
In de nieuwe Archiefwet is het voor een verantwoordelijk overheidsorgaan mogelijk om ontheffing te krijgen van de overbrengingsverplichting. Ontheffing kan worden verleend door de Algemeen Rijksarchivaris. Dat kan alleen in bijzondere omstandigheden en onder voorwaarden (art. 5.6 Archiefbesluit). Om voor de burger zichtbaar en transparant te maken waar informatie zich bevindt, worden dan ontheffingsbesluiten gepubliceerd.
Een ontheffing wordt niet per overheidsorganisatie, maar per gegevensverzameling verleend. Het kan bijvoorbeeld gaan om een dataset die nog aangevuld wordt en die voor de bedrijfsvoering onmisbaar is. Een ontheffing kan worden ingetrokken als de organisatie niet meer aan de gestelde eisen voldoet.
Een van de voorwaarden voor een ontheffing is dat het verantwoordelijk overheidsorgaan een ‘adequate voorziening’ treft voor de beschikbaarstelling van documenten. De toegankelijkheid moet zo vergelijkbaar zijn als mogelijk met de situatie van overbrenging naar een archiefdienst. Dit voorkomt dat de informatiepositie van de burger wordt benadeeld door een ontheffingsverlening.
Voor een gegevensverzameling waarvoor ontheffing is verleend, blijft een sectorspecifieke wet of de Woo gelden. Om onderzoek in deze fase zo goed mogelijk te faciliteren, bevat ook de Woo een bepaling (art. 5.7) over historisch, statistisch, wetenschappelijk of journalistiek onderzoek.
Overzicht wetten en verdragen
In deze handreiking staat de Archiefwet centraal. Die wet regelt namelijk dat je openbaarheidsbeperkingen kunt aanbrengen (en: hoe je dat moet doen) bij overbrenging naar een archiefdienst. Maar de Archiefwet is niet de enige relevante wet. De Archiefwet bestaat in de context van andere belangrijke informatiewetten en internationale verdragen. Denk aan de Wet open overheid (Woo) en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De Archiefwet is de breedste informatiewet. Zij geldt vanaf het ontstaan van documenten. De Archiefwet eist duurzame toegankelijkheid voor de gehele levensduur van de informatie . In de Archiefwet komt ook de waardering en selectie van overheidsinformatie aan bod. Niet alle gecreëerde overheidsinformatie wordt blijvend bewaard. Alleen blijvend te bewaren informatie wordt overgebracht. Vóór overbrenging geldt andere wetgeving als het gaat om inzage of informatieverstrekking. Na overbrenging is de Archiefwet de belangrijkste wet.
Na overbrenging naar een archiefdienst zijn documenten in principe openbaar. Dit is het uitgangspunt van de Archiefwet. In sommige gevallen kan het nodig zijn om de openbaarheid te beperken. Dit kan alleen op basis van een beperkingsgrond. De beperking op de openbaarheid moet worden vastgelegd in een gemotiveerd beperkingsbesluit. Het beperkingsbesluit hoort bij de verklaring van overbrenging.
Openbaarheid van bestuur is een grondrecht, de Wet open overheid (Woo) geeft de burger recht op publieke informatie. Deze wet verplicht overheidsorganisaties om zich in te spannen voor de openbaarmaking van hun informatie. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen actieve en passieve openbaarmaking:
- actieve openbaarmaking wil zeggen: op eigen initiatief van het overheidsorgaan;
- passieve openbaarmaking gebeurt op verzoek. Verzoekers hoeven niet te motiveren welk belang ze hierbij hebben.
De Woo kent een aantal weigeringsgronden voor het verstrekken van informatie aan verzoekers. Deze weigeringsgronden sluiten nauw aan op de beperkingsgronden in de Archiefwet. De Woo is niet van toepassing op documenten die zijn overgebracht naar een archiefdienst.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een Europese verordening uit 2018. De AVG heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens in documenten voor én na overbrenging. De AVG hanteert een brede definitie van verwerken. Met verwerken bedoelt de AVG onder andere:
- verzamelen;
- vastleggen;
- opslaan;
- wijzigen;
- opvragen;
- raadplegen;
- gebruiken;
- verstrekken;
- wissen;
- vernietigen.
De wet raakt elke organisatie waarin persoonsgegevens omgaan. Bedrijven, verenigingen en zeker ook overheidsorganisaties.
In de AVG is ook ruimte geboden aan lidstaten om voor specifieke situaties nadere wet- of regelgeving aan te nemen. In Nederland is deze nader toegespitste wetgeving vastgelegd in de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG).
Persoonsgegevens onder de AVG
Onder persoonsgegevens verstaat de AVG persoonsgegevens in een gestructureerd geheel waarin ze op een makkelijke manier terug te vinden zijn. Zoals dossiers op naam of alfabetische lijsten. Dus geen losse persoonsgegevens in een lopende tekst op papier.
Gewone en bijzondere persoonsgegevens
De AVG maakt onderscheid tussen gewone en bijzondere persoonsgegevens.
- Gewone persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld adres en leeftijd.
- Bijzondere persoonsgegevens hebben betrekking op iemands ras, gezondheid, geloof of levensovertuiging en politieke gezindheid. Strafrechtelijke of genetische persoonsgegevens vallen onder een vergelijkbaar regime.
Of een persoonsgegeven gewoon of bijzonder is, kan afhankelijk zijn van de omstandigheden. Een adres is op zichzelf geen bijzonder persoonsgegeven, maar wanneer iemands adres dat van een psychiatrische inrichting is, zegt dit iets over de gezondheid. Voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens gelden strengere regels.
In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) zijn de algemene beginselen van behoorlijk bestuur vastgelegd. De Awb stelt daarom regels aan besluiten van bestuursorganen. Deze hebben onder andere betrekking op de bevoegdheid tot het nemen van besluiten. Maar ook op de voorbereiding, de belangenafweging, de motivatie en de bekendmaking van een besluit. Besluiten moeten dus voldoen aan de procedurevoorschriften van de Archiefwet én aan de algemene bestuursrechtelijke regels van de Awb.
Wanneer een verantwoordelijk overheidsorgaan een besluit tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid neemt, dan is dit een besluit van algemene strekking in de zin van de Awb. Het besluit moet daarom voldoen aan de Awb-procedurebepalingen. Zoals de motivatie- en de publicatieplicht.
Bij de bekendmaking van het besluit wordt opgenomen door wie, binnen welke termijn en bij welk orgaan bezwaar gemaakt of beroep ingesteld kan worden. Dit heet een rechtsmiddelenclausule. De procedure voor het opstellen van de openbaarheidsbeperkingen (of de opheffing hiervan) moet een overzicht opleveren, waarmee bij de publicatie van het besluit redelijkerwijs kenbaar wordt gemaakt welke documenten het betreft. Met andere woorden: een gemiddelde lezer moet kunnen begrijpen om welke categorieën documenten het gaat. Als het besluit bijvoorbeeld een verwijzing naar nummers in een archieftoegang bevat, dan moet voor de lezer duidelijk zijn waar die archieftoegang (online of op papier) beschikbaar is.
Volgens de Awb mag een verantwoordelijk overheidsorgaan afwijken van een advies, maar dit moet dan gemotiveerd worden. Burgers kunnen tegen het besluit bezwaar maken. Daarom is het van belang dat het advies van de archivaris schriftelijk is uitgebracht. En zo meegewogen kan worden in de behandeling van het bezwaar. In het Stappenplan Besluit beperking openbaarheid lees je meer over het besluit tot het nemen van een openbaarheidsbeperking en het advies van de archivaris.
Het Verdrag van Aarhus (1998, door Nederland geratificeerd in 2004) heeft het beschermen van de leefomgeving als doel. Het verdrag beschouwt toegang tot milieu-informatie als een belangrijke voorwaarde daarvoor. Bij het maken van afwegingen over openbaarheid wordt dus een bijzonder belang gehecht aan de openbaarheid van milieu-informatie. Milieu-informatie is alle informatie in geschreven, visuele, auditieve, elektronische of enig andere materiële vorm over:
- de toestand van elementen van het milieu, zoals lucht en atmosfeer;
- factoren zoals stoffen en straling;
- bestuurlijke maatregelen, milieuakkoorden, beleid, etc. die de elementen van het milieu raken;
- toestand van de menselijke gezondheid en veiligheid, de menselijke levensomstandigheden en cultureel waardevolle gebieden. Voor zover deze kunnen worden aangetast door de toestand van het milieu.
Ook emissie-informatie valt onder milieu-informatie. Meer informatie vind je in de Handreiking openbaarheid van milieu-informatie en emissiegegevens.
Het Verdrag inzake de internationale burgerluchtvaart (het Verdrag van Chicago of ICAO-verdrag) stelt eisen aan de openbaarheid van informatie betreffende luchtvaartongevallen. De informatie die verzameld is voor het onderzoek naar het luchtvaartongevallen mag volgens dit verdrag uitsluitend gebruikt worden voor de luchtvaartveiligheid. Als verantwoordelijke overheidsorganen deze documenten overbrengen, selecteren ze een absolute beperkingsgrond (in de meeste gevallen: beperkingsgrond veiligheid van de Staat) uit de Archiefwet. Dit om tegemoet te komen aan de vereisten onder dit verdrag.