Archieven die door overheidsorganisaties worden overgebracht naar een archiefdienst, kunnen documenten bevatten die (tijdelijk) in openbaarheid beperkt moeten worden. In de module Openbaarheidsbeperkingen is te lezen welke informatie hiervoor in aanmerking kan komen. Vóór je een archief gaat overbrengen, bepaalt een verantwoordelijk overheidsorgaan óf dit archief deels of in zijn geheel in openbaarheid beperkt moet worden. Hierover neemt het een besluit. Het openbaarheidsproces bestaat dus uit twee fasen:
- onderzoek naar de beperking op openbaarheid van het over te brengen archief;
- het formeel vastleggen van openbaarheidsbeperkingen in het Besluit beperking openbaarheid (BBO).
Deze module gaat in op fase 1 en zet de stappen op een rij die hiervoor nodig zijn. Het Stappenplan Besluit beperking openbaarheid beschrijft de procedure van fase 2.
Het overbrengen van overheidsinformatie naar een archiefdienst is een complex proces. En bestaat uit meerdere fasen. Deze handreiking biedt praktische handvatten voor een deel van dit proces: het bepalen van openbaarheidsbeperkingen en het nemen van een formeel besluit daarover. Hier noemen we drie tips om dit proces te versoepelen.
Tips voor soepel overbrengen
Alles uitklappenDenk al vóór de creatie van documenten na over de aard van de informatie en de eventuele openbaarheidsbeperkingen die op deze informatie van toepassing kunnen zijn vanuit de Woo, de (U)AVG of de nieuwe Archiefwet. Je kunt bijvoorbeeld de processen in kaart brengen waarvan je op voorhand weet dat deze bijzondere persoonsgegevens genereren. Deze ’privacy by design’ valt onder archiveren by design. Een goed systeem voor het aanbrengen van metagegevens kan veel tijd besparen bij het beoordelen van Woo-verzoeken en bij het overbrengen. Metagegevensbeheer is een belangrijk onderdeel van het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie.
Binnen verantwoordelijke overheidsorganen zijn diverse medewerkers betrokken bij het overbrengingsproces. Bekijk hiervoor eens de interne beleidskaders, procedures en instructies, zoals een Besluit informatiebeheer of een Mandaatregeling. Voor het bepalen van openbaarheidsbeperkingen gaat het bijvoorbeeld om medewerkers die:
- het conceptbesluit, de adviesaanvraag en het uiteindelijke besluit opstellen;
- zorg kunnen dragen voor publicatie van een Besluit beperking openbaarheid (bijvoorbeeld in de Staatscourant of in het gemeenteblad);
- gemachtigd zijn om namens het verantwoordelijk overheidsorgaan te tekenen;
- leiding geven aan een afdeling die intern beschouwd wordt als de ‘proceseigenaar’ van de informatie;
- het gehele overbrengingsproces begeleiden.
Hoe de werkzaamheden precies verdeeld zijn, wisselt van organisatie tot organisatie. Door de juiste collega’s bij het overbrengingsproces aan te sluiten, voorkom je vertraging en frustratie.
Zoek al vroeg in het proces de aansluiting bij de archiefdienst. Medewerkers van archiefdiensten hebben veel ervaring met het overbrengingsproces en kunnen je op weg helpen. Ze kunnen meedenken bij het maken van afwegingen over het openbaar maken van over te brengen documenten.