Iedere openbaarheidsbeperking heeft een eigen specifieke maximum termijn. De termijn kan maximaal 20, 75 of 110 jaar zijn. Deze termijnen kunnen in de meeste gevallen korter toegepast worden. Je rekent de beperkingstermijn vanaf de creatie van het document. Soms kies je op basis van de inhoud van het document voor een kortere termijn, bijvoorbeeld aan de hand van de geboortedatum van een persoon.
Tijdsverloop speelt een belangrijke rol in het bepalen of een openbaarheidsbeperking nog nodig is. Is de informatie verouderd en daardoor niet meer actueel? Dan kunnen documenten meestal openbaar zijn.
Bij het combineren (of: stapelen) van meerdere beperkingsgronden, kies je de langste termijn. Als meerdere beperkingsgronden van toepassing zijn, lopen de beperkingstermijnen die daarbij horen tegelijkertijd. Dit maak je ook inzichtelijk in het Besluit beperking openbaarheid.
Beperkingsgronden met een maximum termijn van 20 jaar
De volgende beperkingsgronden kunnen maximaal voor een periode van 20 jaar na de creatie van een document worden toegepast:
- bescherming van vertrouwelijke bedrijfs- en fabricagegegevens;
- economische of financiële belangen van de overheid;
- opsporing en vervolging van strafbare feiten;
- inspectie, controle en toezicht;
- bescherming van niet-vertrouwelijke bedrijfs- en fabricagegegevens;
- beveiliging van personen en bedrijven;
- goed functioneren van de overheid.
Voorbeeld 1 | Inventarisnummer 15. Inspectieverslagen arbeidsomstandigheden op locatie X 2030-2034
De beperkingsgrond inspectie, controle en toezicht (art. 7.2.2.d) kan maximaal 20 jaar worden toegepast. De documenten in dit inventarisnummer worden uiterlijk in 2040 overgebracht, tien jaar na creatie van het oudste document. Ze kunnen daarna nog maximaal 10 jaar beperkt openbaar zijn, dus tot 1 januari 2051.
Voorbeeld 2 | Inventarisnummer 321. Geregistreerde overtredingen van omgevingsvergunning [zaaknummer] ten behoeve van bedrijf [naam geanonimiseerd], 2034-2039
De beperkingsgrond opsporing en vervolging van strafbare feiten (artikel 7.2.2.c) kan maximaal 20 jaar worden toegepast. Deze documenten worden uiterlijk in 2044 overgebracht, 10 jaar na creatie van het oudste document binnen het inventarisnummer. Ze kunnen daarna nog maximaal 10 jaar beperkt openbaar zijn na overbrenging, dus tot 1 januari 2055.
Beperkingsgronden met een maximum termijn van 75 jaar
De beperkingsgronden eenheid van de Kroon, veiligheid van de Staat en internationale betrekkingen van Nederland kunnen maximaal voor 75 jaar worden toegepast. In de praktijk adviseert de rijksarchivaris of de decentrale archivaris om deze gronden maximaal 50 jaar of korter toe te passen. Tenzij uit de motivering blijkt dat een termijn van 75 jaar noodzakelijk is.
Voorbeeld 3 | Inventarisnummer 24. Europese bijeenkomst omtrent schending mensenrechten in land X met COREU-berichten (Correspondance Européenne), 2030-2035
De beperkingsgrond internationale betrekkingen van Nederland (art. 7.2.2.a) kan maximaal 75 jaar worden toegepast. COREU-berichten zijn volgens Europese richtlijnen maximaal 30 jaar niet openbaar. Omdat het oudste document binnen dit inventarisnummer stamt uit 2030, kunnen deze documenten op 1 januari 2061 openbaar worden. Tenzij uit de motivering blijkt dat een langere termijn noodzakelijk is voor de andere informatie in het document.
Voorbeeld 4 | Inventarisnummer 69. Organisatie, werkwijze, taak en samenwerking van de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD), 2031-2035
De beperkingsgrond veiligheid van de Staat (artikel 7.2.1.b) kan maximaal 75 jaar worden toegepast. Deze documenten worden uiterlijk in 2041 overgebracht en kunnen daarna nog maximaal 65 jaar beperkt openbaar zijn, dus tot 1 januari 2107.
Beperkingsgronden met een maximum termijn van 110 jaar
De beperkingsgronden bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens, persoonlijke identificatienummers en Eerbiediging persoonlijke levenssfeer kunnen voor maximaal 110 jaar vanaf de creatie van een document of de geboortedatum van de perso(o)n(en) in kwestie worden toegepast. In de praktijk adviseert de rijksarchivaris of de decentrale archivaris om deze gronden maximaal 110 jaar toe te passen vanaf de geboortedatum van de jongste persoon in het document. Je gebruikt een termijn van 75 jaar of korter als de geboortedatum onbekend is. Mocht uit de context van het document blijken dat het hier kinderen of jongeren betreft, overweeg dan om het document langer dan 75 jaar te beperken.
Voorbeeld 5 | Inventarisnummer 40. Koninklijke onderscheiding aan A. Willems geboren 06-12-1992
De beperkingsgrond bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens (art. 7.2.1.d) kan maximaal 110 jaar worden toe gepast. In dit geval wordt de termijn gerekend vanaf de geboortedatum van de betrokken persoon, en niet vanaf de creatie of ontvangst van het document. Dit document kan op 1 januari 2103 openbaar worden.
Voorbeeld 6 | Inventarisnummer 60. Koninklijke onderscheidingen Willems – Wortelboer 2030-2035
Kost het onevenredig veel inspanning om de geboortedata te achterhalen? Hanteer dan een beperkingstermijn van 75 jaar of korter vanaf creatie. Dit document kan maximaal tot 1 januari 2106 beperkt openbaar zijn. Pas de beperkingstermijn korter toe als de leeftijd van de personen zich hiertoe leent.
Voorbeeld 7 | Inventarisnummer 19151. Samenstelling commissies onderzoek geloofsbrieven Statenleden, uitvoering Kieswet, 2033-2035
De beperkingsgrond eerbiediging persoonlijke levenssfeer (artikel 7.2.2.e) kan maximaal 110 jaar worden toegepast. Deze documenten worden uiterlijk in 2043 overgebracht, als het oudste document binnen het inventarisnummer tien jaar oud is. Deze documenten bevatten geen geboortedata en daarom wordt ook de beperkingstermijn gekoppeld aan het oudste document. In dit geval is duidelijk dat het niet om kinderen of jongeren gaat. Daarom kan een kortere beperkingstermijn van 75 jaar aangehouden worden. Na overbrenging zijn de documenten dan nog 65 jaar beperkt openbaar, dus tot 1 januari 2109.