Inzage in beperkt openbaar archief

Wilt u inzage krijgen tot beperkt openbaar archief? Maak dan gebruik van deze zoekhulp.

Alles uitklappen

Het overgrote deel van de archieven die het Nationaal Archief bewaart, is volledig openbaar en daarmee zonder meer in de studiezaal in te zien. Een klein deel van de archieven is nog niet of beperkt openbaar.  In deze zoekhulp vindt u waarom sommige archieven beperkt openbaar zijn, onder welke voorwaarden er wel inzage gegeven kan worden en hoe u een verzoek tot inzage indient.

Beperkt openbare archieven kunnen alleen onder bepaalde voorwaarden worden ingezien. Wanneer (een deel van) een archief beperkt openbaar is, staat dat altijd vermeld in de inventaris van dat archief. U vindt deze informatie onder het kopje 'Aanwijzingen voor de gebruiker'. Bij de beschrijving van beperkt openbare inventarisnummers ziet u staan wanneer zij openbaar worden. Deze inventarisnummers  kunt u niet via de website reserveren.

Het Nationaal Archief bewaart twee soorten archieven: overheidsarchieven en particuliere archieven. Particuliere archieven kunnen gevormd zijn door families of personen of door stichtingen, verenigingen en andere niet-overheidsorganisaties. Bij het overbrengen van hun archieven mogen zij zelf bepalen of deze openbaar zijn of niet. Dagboeken, privécorrespondentie of persoonlijke ledendossiers blijven vaak een tijdje beperkt openbaar. Particulieren mogen ook beslissen dat hun hele archief pas na een aantal jaar openbaar wordt. Zij hoeven daarvoor geen reden te geven.

De openbaarheid van overheidsarchief is aan strenge regels gebonden. Volgens de Archiefwet horen archieven die naar een archiefinstelling zijn overgebracht, openbaar te zijn. Er zijn drie redenen om de openbaarheid te beperken:

  • de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele nog levende personen
  • het belang van de Staat of zijn bondgenoten
  • onterechte bevoordeling of benadeling van personen of instanties

Bij de overbrenging van archieven naar het Nationaal Archief, bepaalt de organisatie die het archief gevormd heeft, van welke inventarisnummers de openbaarheid beperkt moet worden. De organisatie moet daar een officieel besluit over nemen dat bekend wordt gemaakt in de Staatscourant.

In dat besluit staat niet alleen welk archief en welke inventarisnummers een openbaarheidsbeperking krijgen, maar ook waarom dat gebeurt en tot wanneer deze beperking geldt. De maximale termijn voor een openbaarheidsbeperking is 75 jaar. Alleen bij hoge uitzondering wordt een langere beperking gesteld. Het Nationaal Archief is verplicht het besluit van de archiefvormer uit te voeren.

Meer informatie over het stellen van openbaarheidsbeperkingen.

De openbaarheid van archieven wordt meestal beperkt omdat zij informatie bevatten die de belangen van anderen kan schaden. Om die belangen te beschermen, kunnen deze archieven alleen onder bepaalde voorwaarden worden ingezien. Wat die voorwaarden zijn, kan per archief verschillen. Voor particuliere archieven gelden andere regels dan voor overheidsarchieven.  

De overheid mag de openbaarheid van archieven op drie gronden beperken:

  • de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele nog levende personen
  • het belang van de Staat of zijn bondgenoten
  • onterechte bevoordeling of benadeling van personen of instanties

Bij iedere grond horen andere inzagevoorwaarden. De medewerkers van het Nationaal Archief kunnen u vertellen op welke grond de beperking aan de openbaarheid is gesteld. Voor particuliere archieven en archieven van de burgerlijke stand kunnen bijzondere regels gelden.

Archief dat beperkt openbaar is vanwege de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen, wordt bij het Nationaal Archief in twee verschillende categorieën ingedeeld. Er wordt onderscheid gemaakt tussen beperkt openbare archieven met gewone persoonsgegevens (categorie A) en beperkt openbare archieven met bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens (categorie B).

De categorie bijzondere persoonsgegevens wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) als volgt omschreven: gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

De verwerking van bijzondere persoonsgegevens en persoonsgegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen zijn in principe verboden.

De medewerkers van het Nationaal Archief kunnen u per archief en archiefstuk informeren of u te maken heeft met een beperking A of B.

A-beperking

U kunt deze stukken alleen raadplegen in de studiezaal van het Nationaal Archief. Van te voren een afspraak maken is niet nodig en is ook niet mogelijk voor dit type archiefstuk. Het gewenste inventarisnummer kan, uitsluitend tijdens uw bezoek aan de studiezaal, door de medewerker van de informatiebalie voor u worden aangevraagd. Wachttijd na aanvragen bedraagt maximaal een half uur. Een andere manier van reserveren is er niet. Het Nationaal Archief doet geen vooronderzoek, een bewijs van overlijden is niet nodig en een onderzoeksopzet is niet van toepassing.

U krijgt bij deze gelegenheid van de medewerker van de infobalie een officieel besluit voor inzage van het specifieke inventarisnummer (of nummers) met een A-beperking. Dit besluit is een jaar geldig. Komt u nogmaals voor hetzelfde inventarisnummer, laat dan het besluit zien aan de medewerker. Onze medewerker kan dan meteen het gewenste inventarisnummer voor u aanvragen. In deze archiefstukken komen persoonsgegevens van nog levende persoon voor. U bent ervoor verantwoordelijk dat de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen van wie u de gegevens hebt ingezien niet wordt geschaad. 

Wat zijn de beperkingen voor u:

  • U kunt de inventarisnummers niet zelf (van te voren) reserveren, ook niet als u in het bezit bent van het officiële inzagebesluit.
  • Reproducties zijn in principe niet mogelijk, tenzij voor u een wettelijke uitzonderingsgrond geldt, zoals de noodzaak om het document als  juridisch bewijsstuk te gebruiken.
  • Indien van toepassing: u bent er verantwoordelijk voor dat de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen van wie u gegevens hebt ingezien, niet wordt geschaad.  

De beperkingen gelden voor ieder soort onderzoek, ook voor wetenschappelijk onderzoek.

B-beperking

In stukken met een B-beperking bevinden zich bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens of andere gevoelige gegevens. In principe is het verwerken van dergelijke gegevens verboden, tenzij een wettelijke uitzonderingsgrond geldt. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer sprake is van een wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistisch doeleinden en u aan de overige voorwaarden voldoet. Daarnaast kunnen zich andere wettelijke uitzonderingsgronden voordoen, bijvoorbeeld wanneer u de stukken nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Deze uitzonderingen zijn opgenomen in artikel 9  van de AVG en uitgewerkt in de UAVG (met name artikelen 22, 24 en 32).

Inzage in het dossier van een of meerdere  personen is daarom alleen mogelijk op basis van een gemotiveerd schriftelijk verzoek. In dat verzoek geeft u aan welk dossier  (archiefinventaris en inventarisnummer) of wiens dossier (volledige naam en geboortedatum) u wilt inzien. In sommige gevallen vraagt het Nationaal Archief om aanvullende informatie, bijvoorbeeld bij vonnissen van de rechtbank. Voor uw verzoek toont u aan:

  1. dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, is overleden, of
  2. dat u de uitdrukkelijke toestemming heeft van de perso(o)nen wiens archiefstukken met bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, of
  3. dat u kunt aantonen dat het overleggen van een bewijs van overlijden of het vragen om uitdrukkelijke toestemming onmogelijk is of een onevenredige inspanning kost, en
  4. dat de raadpleging noodzakelijk is op grond van één van de uitzonderingsgronden genoemd in de AVG of de Uitvoeringswet AVG, zoals de noodzaak om de gegevens te gebruiken voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, of
  5. dat raadpleging plaats vindt voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden. Hiervoor geldt een aparte procedure die onder 3 nader is beschreven.

Bewijs van overlijden

Als bewijs van overlijden gelden de volgende documenten:

  • een kopie van een uittreksel uit het overlijdensregister van de burgerlijke stand
  • een kopie van de persoonskaart van de betrokkene (op te vragen bij het Centrum voor familiegeschiedenis www.cbg.nl)
  • een vermelding op www.joodsmonument.nl
  • een vermelding op oorlogsgravenstichting.nl
  • eventuele andere schriftelijk bewijzen zoals een origineel overlijdensbericht of overlijdensadvertentie

Wanneer u een dossier of documenten wilt inzien van een persoon die meer dan 100 jaar geleden is geboren, vervallen voor die persoon bovenstaande voorwaarden. Een schriftelijk verzoek tot inzage blijft dan wel noodzakelijk.

Toestemming

Wanneer de persoon van wie u het dossier of documenten wilt inzien, nog in leven is, heeft u zijn of haar toestemming nodig. Deze toestemming moet bestaan uit een ondertekende verklaring en kopie van het identiteitsbewijs van degene over wie het dossier gaat. Op deze kopie dient de handtekening van de betrokkene duidelijk leesbaar te zijn. Wanneer het uzelf betreft, moet u een kopie van uw eigen legitimatiebewijs meesturen. Hoe een veilige kopie gemaakt kan worden, vindt u op Rijksoverheid.nl.

Wanneer u bovenstaande punten voldoende heeft aangetoond, krijgt u toestemming om de aangevraagde stukken in te zien. De toestemming wordt verleend met een officieel besluit. In dit besluit staat geschreven dat aan u toestemming is verleend voor de inzage van dit specifieke stuk. In het besluit wordt het betreffende archiefstuk altijd volledig benoemd: naam van het archief, nummer van de archiefinventaris en inventarisnummer. Dit besluit is een jaar geldig. Wanneer u de dossiers na een jaar nogmaals wilt inzien, dient u opnieuw een verzoek in. Ook wanneer geen inzage wordt verleend, wordt hiervan een officieel besluit verstrekt. Tegen dit besluit is bezwaar en eventueel beroep mogelijk.

Wanneer overheidsarchief beperkt openbaar is vanwege het belang van de Staat of zijn bondgenoten, mag het Nationaal Archief niet zelf een beslissing nemen op uw verzoek tot raadpleging. Het Nationaal Archief moet in dat geval uw verzoek zo snel mogelijk doorsturen naar de organisatie die het archief heeft gevormd, de voormalige zorgdrager. U ontvangt hiervan een bericht.

De voormalige zorgdrager moet op uw verzoek reageren met inachtneming van de wetgeving die van toepassing was vóór de overbrenging van het archief naar het Nationaal Archief. In de meeste gevallen zal het dan om de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) gaan. Het Nationaal Archief is na het doorsturen niet langer betrokken bij de afhandeling van uw verzoek.

Wanneer u een archiefstuk wilt inzien dat beperkt openbaar is om te voorkomen dat personen of instanties onevenredig bevoor- of benadeeld worden, moet u daarvoor een gemotiveerd verzoek bij het Nationaal Archief indienen. In dit verzoek legt u uit om welke stukken het gaat, u noemt de archiefinventaris en de inventarisnummers, en waarom u deze stukken wilt inzien. Naar aanleiding van uw verzoek zal worden uitgezocht of bij afweging van de van toepassing zijnde belangen, raadpleging van het archief mogelijk is.

Wanneer u een archiefstuk met een openbaarheidsbeperking wilt inzien dat gevormd is door een privé-persoon of een niet-overheidsinstantie, kunt u bij het Nationaal Archief navragen wat de aard van deze openbaarheidsbeperking is. Particuliere archieven kunnen soms ook langer beperkt openbaar zijn dan een termijn van 75 jaar. Af en toe zijn particuliere archieven voor een bepaalde periode helemaal niet raadpleegbaar. Medewerkers van het Nationaal Archief kunnen u informeren over de openbaarheidsbeperkingen en de (on)mogelijkheden om particulier archief te raadplegen.

Bij het Nationaal Archief bevinden zich kopieën van de archieven van de burgerlijke stand van Zuid-Holland en koloniale gebieden. De geboorteakten daarin worden na 100 jaar openbaar, de huwelijksakten na 75 jaar en de overlijdensakten na 50 jaar. Het is niet mogelijk deze archieven in te zien voordat die termijn is verstreken. Meer informatie over de archieven van de burgerlijke stand vindt u in de zoekhulp Burgerlijke Stand in de provincie Zuid-Holland vanaf 1811.

In lid j van artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en artikel 24 van de Nederlandse Uitvoeringswet AVG is opgenomen dat het verbod op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens niet van toepassing is voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden. Op basis hiervan kunnen onderzoekers bij het Nationaal Archief inzage krijgen in dossiers met bijzondere persoonsgegevens, zonder dat betrokkenen overleden zijn of toestemming voor inzage hebben gegeven en als zij kunnen aantonen dat het leveren van bewijs van overlijden of het vragen van toestemming een onevenredige inspanning is. Als onderzoeker bent u verantwoordelijk voor de verdere verwerking van persoonsgegevens van eventueel nog levende personen die in de archiefstukken voorkomen.

Wanneer u wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistisch onderzoek wilt uitvoeren in dossiers van personen die wel overleden zijn, dient u van deze personen een overlijdensbewijs te overleggen. Om onderzoek te kunnen doen in dossiers van personen die mogelijk nog in leven zijn, moet uw onderzoek aan alle onderstaande punten voldoen:

  • De verwerking van de gegevens is noodzakelijk voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek.
  • Het onderzoek dient een algemeen belang.
  • Het vragen van uitdrukkelijke toestemming c.q. het tonen van een bewijs van overlijden (indien korter dan 100 jaar geleden geboren) is onmogelijk of kost een onevenredige inspanning.
  • Bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad.

Onderzoeksopzet

Om te kunnen toetsen of uw onderzoek aan bovenstaande punten voldoet, moet u bij het verzoek tot inzage een onderzoeksopzet toevoegen. Een belangrijke voorwaarde bij het verlenen van inzage is de vraag of de privacy van in de dossiers genoemde personen voldoende wordt gewaarborgd. Dit zal beoordeeld worden naar aanleiding van uw beantwoording van onderstaande vragen. Daarnaast willen we met deze informatie een beeld krijgen van uw onderzoek. In eerste instantie om te beoordelen of uw aanvraag aan de voorwaarden voldoet. Wellicht kunnen we met u meedenken welke archieven nog meer relevant zijn.

  1. Inleiding (wat is de aanleiding om dit onderzoek te doen?).
  2. De onderzoeksvraag.
  3. Doelstelling (wat moet het onderzoek opleveren: boek, artikel, promotie etc.?).
  4. Opbouw van het onderzoek en de onderzoeksmethode(n).
  5. Welke beperkt openbare dossiers van het Nationaal Archief zijn noodzakelijk voor het beantwoorden van de onderzoeksvraag?
  6. Waarom is verwerking van de persoonsgegevens in deze dossiers noodzakelijk voor het onderzoek?
  7. Waarom is het niet mogelijk schriftelijke toestemming van de betrokkenen of bewijzen van hun overlijden te verkrijgen?
  8. Hoe wordt de privacygevoelige informatie van nog levende personen, overgenomen uit de dossiers, beveiligd? Worden gegevens bijvoorbeeld opgeslagen op een beveiligde USB-stick of beveiligde computer?
  9. Hoe wordt voorkomen dat de persoonlijke levenssfeer wordt geschaad? De resultaten worden bijvoorbeeld alleen statistisch verwerkt, namen van betrokken personen worden niet genoemd, wijze van anonimiseren etc.

Wilt u uw onderzoeksopzet puntsgewijs indienen, dus genummerd van 1 t/m 9?

Inzage

Medewerkers van het Nationaal Archief toetsen het verzoek en de onderzoeksopzet aan de openbaarheidsbeperkingen die aan de gevraagde archiefstukken zijn gesteld, in samenhang met de AVG en de Uitvoeringswet AVG. Is aan alle voorwaarden voldaan, dan wordt toestemming voor raadpleging verleend met een officieel besluit. In dit besluit staat beschreven dat aan u toestemming is verleend voor de inzage van dit specifieke stuk. In het besluit wordt het betreffende archiefstuk altijd volledig benoemd: naam van het archief, archiefinventaris en inventarisnummer. Ook wanneer geen inzage wordt verleend, wordt hiervan een officieel besluit verstrekt. Tegen dit besluit kunt u een bezwaarschrift indienen en is eventueel beroep mogelijk. Het besluit om de archieven te mogen raadplegen, is een jaar geldig. Wanneer u de dossiers een jaar na dagtekening van het besluit nogmaals wilt inzien, zult u opnieuw een verzoek moeten indienen. U zult wel áltijd een afspraak moeten maken om de stukken in te mogen zien.

Wanneer u vragen heeft of een inzageverzoek wilt doen, kunt u deze sturen naar info@nationaalarchief.nl. Ook zijn we, op dinsdag tot en met vrijdag van 13.00 uur tot 17.00 uur, telefonisch bereikbaar op tel.nr. 070 - 3315444.

Bewijsstukken voor inzageverzoeken kunnen gescand worden bijgevoegd. Verzoeken kunnen ook per post (wel graag een e-mailadres vermelden) worden gestuurd aan:

Nationaal Archief
Afdeling Dienstverlening
Postbus 90520
2509 LM  Den Haag

Het Nationaal Archief is er voor verantwoordelijk dat beperkt openbare archieven volgens de wettelijke regels en afgesproken voorwaarden ter inzage worden gegeven. Wie inzage heeft gekregen, is zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop hij met deze gegevens omgaat (de verdere verwerking van persoonsgegevens). Eenieder heeft de wettelijke plicht de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet onevenredig te schaden.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het is mogelijk om bij de Autoriteit een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens. Iemand die schade lijdt doordat ten opzichte van hem of haar in strijd met de AVG is gehandeld, kan recht hebben op een schadevergoeding.

Naar aanleiding van een rechterlijke uitspraak verstrekt het Nationaal Archief geen reproducties meer uit beperkt openbare archieven. Door het verstrekken van reproducties uit beperkt openbare archieven worden in feite de openbaarheidsbeperkingen opgeheven. Met alle mogelijke, schadelijke gevolgen voor de persoonlijke levenssfeer van de in de stukken genoemde personen.

Het Nationaal Archief heeft onvoldoende capaciteit om alle beperkt openbare stukken waarvan kopieën worden verlangd, te controleren op persoonsgegevens van nog levende personen. Daarbij komt dat het maken van kopieën uit beperkt openbare archieven (en het eventueel bewerken van die kopieën) geen wettelijke taak van het Nationaal Archief is. Dit beleid is door de Raad van State als redelijk geoordeeld.

Er zijn een paar wettelijke uitzonderingen waarbij het toch mogelijk is om te kopiëren uit beperkt openbaar overheidsarchief te krijgen. De meest voorkomende uitzonderingen zijn kopieën van documenten die als juridisch bewijsstuk moeten dienen. In dat geval moet u aantonen dat de kopieën noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Een tweede uitzonderingsgrond betreft de schrijnende gevallen waarbij er via de hardheidsclausule toch kopieën kunnen worden verstrekt. De kopieën worden dan alleen voor eigen gebruik verstrekt en mogen niet verder worden verspreid dan in huiselijke kring.

Hardheidsclausule

In schrijnende gevallen is het mogelijk om via de hardheidsclausule toch een kopie te kunnen krijgen van beperkt openbaar materiaal. Het gaat hierbij om losse documenten die een grote emotionele waarde hebben, zoals een foto van een overleden familielid of een persoonlijk handgeschreven briefje. Als u een beroep wilt doen op de hardheidsclausule dan kunt u een schriftelijk verzoek indienen. U gebruikt hiervoor het formulier 'verzoek kopieën beperkt openbaar archief'. Vul het volledig in en stuur het uitgeprinte formulier, voorzien van een handtekening naar:

Nationaal Archief
T.a.v. Afdeling Dienstverlening
Postbus 90520
2509 LM   Den Haag

formulier 'verzoek kopieën beperkt openbaar archief'