Privacybeleid Nationaal Archief

De wijze waarop het Nationaal Archief persoonsgegevens verwerkt is vastgelegd in een Privacybeleid en Privacyreglement. Het Privacybeleid is het kader waarin is aangegeven aan welke principes het Nationaal Archief zich houdt.

1. Inleiding

1.1 Algemeen

Binnen het Nationaal Archief wordt gewerkt met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en (keten-) partners. Wanneer burgers gebruik maken van de diensten van het Nationaal Archief worden persoonsgegevens verzameld voor het goed uitvoeren van de (wettelijke) taken van het Nationaal Archief. 

Daarnaast beheert het Nationaal Archief archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Deze archiefbescheiden zijn op grond van de Archiefwet 1995 overgebracht. Na overbrenging is het Nationaal Archief niet verplicht om op de hoogte te zijn en te blijven van de  personen die in archiefbescheiden voorkomen. In het kader van archivering in het algemeen belang is dit niet langer vereist, behalve wanneer dit in verband met de toegankelijkheid noodzakelijk is. 

Betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat het Nationaal Archief zorgvuldig en veilig met persoonsgegevens omgaat. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve digitale voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van persoonsgegevens en privacy. Het Nationaal Archief is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

De Directieraad, het management en de medewerkers van het Nationaal Archief spelen een belangrijke rol bij het waarborgen van privacy. De Directieraad van het Nationaal Archief laat met  dit beleid zien dat zij de privacy waarborgt, beschermd en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van het Nationaal Archief. Dit privacybeleid van het Nationaal Archief is in lijn met het algemene beleid van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de relevante nationale en Europese wet- en regelgeving.

1.2 Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens

Het Nationaal Archief is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het privacybeleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

  • Grondwet (artikel 10)
  • Handvest van de Grondrechten van de Europese Unie (EHRM)
  • Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM)
  • Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europese Verordening: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Avg)
  • Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (invoeringsdatum nog onbekend)
  • Archiefwet 1995 (Aw)
  • Baseline informatiebeveiliging Rijksdienst TNK 2012
  • Informatiebeveiligingsbeleid ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

2. Uitgangspunten

Het Nationaal Archief gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. Het Nationaal Archief houdt zich daarbij aan de uitgangspunten die hierna staan beschreven. Deze uitgangspunten zijn verder uitgewerkt in het privacyreglement. 

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Met het privacybeleid, het privacyreglement, de privacyverklaring en het register van verwerkingsactiviteiten beoogt het Nationaal Archief duidelijkheid te geven over de wijze waarop de organisatie  met persoonsgegevens omgaat.

Voor de persoonsgegevens die zich in overgebrachte archiefbescheiden bevinden, vormt de Archiefwet samen met de Wbp (en de Avg) het wettelijk kader. Op de pagina over openbaarheid vindt u meer informatie over openbare en beperkt openbare archieven.

Grondslag en doelbinding

Het Nationaal Archief zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt. 

Persoonsgegevens die voorkomen in overgebrachte archiefbescheiden worden verwerkt met het oog op archivering in het algemeen belang. De Archiefwet 1995 schrijft voor dat archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats (artikel 12 Archiefwet). Welke archiefbescheiden dit zijn, wordt vastgelegd in een selectielijst (artikel 5 Archiefwet). Ieder overheidsorgaan is verplicht een selectielijst op te stellen. De selectiecriteria zijn: de waarde die de bescheiden vertegenwoordigen voor het nationale culturele erfgoed, het belang van de bescheiden voor de overheidsorganen zelf, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Dataminimalisatie

Het Nationaal Archief verwerkt de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt. 

Voor  persoonsgegevens in overgedragen archiefbescheiden vindt, in overeenstemming met de Archiefwet 1995 en de Avg, na overbrenging geen dataminimalisatie meer plaats. 

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens is nodig om de taken van het Nationaal Archief goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven. Zie hiervoor ook het register van verwerkingsactiviteiten.

Persoonsgegevens mogen op grond van de Avg voor langere perioden worden opgeslagen voor zover de persoonsgegevens louter met het oog op archivering in het algemeen belang worden verwerkt. Dit geldt in ieder geval voor de archiefbescheiden die volgens een selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Het Nationaal Archief heeft een wettelijke taak om overgedragen archiefbescheiden eeuwig te bewaren.

Integriteit en vertrouwelijkheid

Het Nationaal Archief gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt het Nationaal Archief voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

Overgedragen archiefbescheiden worden voor raadpleging en gebruik beschikbaar gesteld conform de Archiefwet 1995 en de Wbp/Avg. In principe zijn archiefbescheiden na overbrenging openbaar. Raadpleging of gebruik van openbare archiefbescheiden met daarin persoonsgegevens is mogelijk. Indien niet iedereen van archiefbescheiden met persoonsgegevens kennis mag nemen, kan de openbaarheid voor een bepaalde termijn worden beperkt. Dat is vaak het geval wanneer bijzondere persoonsgegevens in archiefbescheiden voorkomen. Meer informatie over het raadplegen van archiefbescheiden.

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt het Nationaal Archief afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet.

Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken burger zoveel mogelijk beperkt.

Voor overgebrachte archiefbescheiden betekent dit bijvoorbeeld dat met het oog op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer geen kopieën kunnen worden gemaakt van beperkt openbaar archief. Raadpleging van archiefbescheiden met deze beperking is alleen mogelijk wanneer aan een aantal voorwaarden is voldaan.

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene moet  in verhouding zijn met het doel van de verwerking.

Voor overgebrachte archiefbescheiden is deze afweging van belangen bij het vaststellen van de selectielijst gemaakt. Meer informatie over selectielijsten.

Rechten

Het Nationaal Archief honoreert alle rechten van betrokkenen, zover dit op grond van de Avg en de Uitvoeringswet Avg is voorgeschreven. 

Met betrekking tot persoonsgegevens die in overgedragen archiefbescheiden voorkomen gelden, conform de Avg en de Uitvoeringswet Avg, een aantal rechten van betrokkenen niet. Zie hiervoor ook het privacyreglement .


Den Haag, 7 mei 2018