Stappenplan bepalen waarderingen

Voordat je aan de slag kan gaan, heb je:

• De rolverdeling en organisatie besproken en vastgelegd. Gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen machtigen hun koepelorganisaties tot het opstellen van een gezamenlijke selectielijst. En dus ook voor de bepaling en onderbouwing van categorieën en waarderingen.
• De basiskeuzes gemaakt en vastgelegd.
• De verschillende analyses uitgevoerd.

Je hebt een overzicht van categorieën opgesteld.

Bekijk eerst met de proceseigenaar welke categorie(ën) van toepassing is/zijn.

Bespreek voor elke categorie of de beschrijving nog aangepast moet worden. Vind daarbij het evenwicht tussen algemeen en specifiek. Beschrijvingen mogen niet te algemeen zijn. Want dan worden deze nietszeggend. Scherp deze in dit geval aan. Of voeg een andere categorie toe. Maar beschrijvingen mogen ook niet altijd te specifiek zijn. Want dan zijn deze erg gedetailleerd en snel achterhaald. Controleer bij elke keuze ook steeds of de aansluiting op (dat onderdeel van) de informatiehuishouding nog steeds verzekerd is.

Vul nu het veld met de categorie in. Het kan voorkomen dat de volgende stappen meerdere waarderingen voor een categorie opleveren. Bijvoorbeeld omdat sectorale wetgeving een specifieke termijn voorschrijft voor een deel van de categorie. Of omdat het belang van de informatie erg groot is en de proceseigenaren ‘in control’ wensen te zijn. De categorie kan dan nog verder uitgesplitst worden. Daarna herhaal je de volgende stappen.

Fictief voorbeeld - te vage beschrijving

De beschrijving van deze categorie is in dit geval te vaag. Vervang dit bijvoorbeeld door:

Fictief voorbeeld - te specifieke beschrijving

De beschrijving van deze categorie is in dit geval te specifiek. Vervang dit bijvoorbeeld door:

Vraag aan de proceseigenaar welke type informatieobjecten onder deze categorie (kunnen) vallen. Voor procesgerichte selectielijsten hoeft dit geen volledige opsomming te zijn. Doel is vooral de selectielijst concreter en herkenbaarder maken, ook voor wie minder vertrouwd is met de organisatie. 

Mogelijke voorbeelden zijn: besluiten, adviezen, agenda’s, notulen, verslagen, websites, e-mails, beeldmateriaal, publicaties, offertes, rapporten, bezwaarschriften, onderzoeksdata, enz.

Vul nu het veld met informatieobjecten in.

Fictief voorbeeld

4.1. Bekijk de bestaande waardering 

Is er een overzicht van bestaande waarderingen?  Gebruik deze dan om samen met de proceseigenaar te bepalen welke waardering(en) van toepassing was/waren op de categorie. Laat deze waardering(en) meewegen bij de volgende stappen.

4.2. Bekijk de waardering bewaren

Bekijk samen met de proceseigenaar of de categorie aansluit op een van de systeemanalyse-bewaarcriteria. Met andere woorden: stel vast of de categorie in de systeemanalyse geïdentificeerd is als informatieknooppunt. Of - in het geval van decentrale overheden - voorkomt in een trendanalyse. 

Zo nee, ga dan naar stap 4.3 of stap 4.4.

Zo ja, vul dan:

• het veld Waardering in met  ‘bewaren’. 
• het veld Waardering – instrument(en) in met ‘systeemanalyse’. Of met ‘lokale trendanalyse’. 
• het veld  Waardering – toelichting’ in met een systeemanalyse-bewaarcriterium. Of met een trend. 

Fictief voorbeeld

4.3. Bekijk de waardering vernietigen

Wat niet bewaard wordt, wordt vernietigd. De vraag is: wanneer? Ga samen met de proceseigenaar voor elke categorie op zoek naar een geschikte bewaartermijn.

Bekijk met behulp van het eerder opgestelde overzicht van sectorale wet- en regelgeving of een wettelijke termijn van toepassing is. Het kan zijn dat de proceseigenaar je wijst op jou onbekende sectorale wet- en regelgeving. Vul in dat geval het overzicht van sectorale wet- en regelgeving hiermee aan. Is er een wettelijke maximale bewaartermijn met bijhorende vernietigingsplicht, neem deze dan over. 

Is die er niet, bepaal dan op basis van de risicoanalyse en in overleg met de proceseigenaar wat een goede termijn is. Bevat een categorie persoonsgegevens en heeft je organisatie een verwerkingsregister, controleer dan of deze termijn overeenstemt met de termijn in het verwerkingsregister. En pas je zo nodig een van beide aan.

Vul dan:

• het veld Waardering in met ‘vernietigen’. Vul dit vervolgens aan met een bewaartermijn, die je formuleert in de vorm van een cijfer (1, 3, 5, enz.) en een tijdsaanduiding in dagen, weken, maanden of jaren). Bijvoorbeeld ’5 jaar’. Verduidelijk tot slot het startmoment (de ‘trigger’) van de bewaartermijn. Dus vanaf welk moment geteld wordt. Bijvoorbeeld ‘na afsluiten dossier’, ‘na intrekking vergunning’, ‘na overlijden cliënt’, ‘na vervallen recht op bijslag’, ‘na creatie’, enz. Of door – zoals bij gemeenten – een procestermijn aan te geven die de periode verduidelijkt waarin de informatie actief gebruikt en/of geraadpleegd wordt ter ondersteuning van andere processen van de organisatie.
• het veld Waardering – instrument(en) in met ‘risicoanalyse’. 
• het veld met Waardering - toelichting in met een onderbouwing van de termijn. Hoe precies is afhankelijk van hoe je in de risicoanalyse de risico’s classificeert.

Termijnen zijn eenvoudiger toepasbaar als je bij het bepalen van het startmoment rekening houdt met de volgende aanbevelingen:

• Vermijd vage, nietszeggende startmomenten. Zoals ‘na vervallen belang’. 
• Vermijd gecombineerde startmomenten. Zoals ‘na vervallen/vervanging door een volgende versie’.
• Voorkom zoveel mogelijk dat handmatige acties nodig zijn om het startmoment te bepalen. Bijvoorbeeld ‘na overlijden cliënt’, wanneer de overlijdensdatum handmatig opgezocht en ingevoerd moet worden.
• Probeer het aantal verschillende termijnen en startmomenten te beperken. 

Fictief voorbeeld

4.4. Bekijk de waardering deels bewaren, deels vernietigen

Je kunt ook kiezen voor een waardering deels bewaren, deels vernietigen. Bij procesgerichte selectielijsten kan bijvoorbeeld een deel van de categorie bewaren voldoende zijn om een sterk gestandaardiseerd en terugkerend proces te kunnen reconstrueren. Houd er wel rekening mee dat deze waardering meestal handmatige selectie vraagt. Stel deze waardering dus alleen voor wanneer dat meerwaarde heeft.

Eén optie is het bewaren van een representatieve steekproef die de mogelijkheid biedt om algemene tendensen te reconstrueren. Een andere optie is het bewaren van willekeurig gekozen voorbeelden die tonen wat de opbouw en inhoud van deze informatieobjecten was. Een derde en laatste optie is het bewaren van eindproducten, bijvoorbeeld voor de resultaten van publiekscommunicatie. De informatieobjecten die geen voorbeeld zijn of die niet binnen de steekproef vallen of die geen eindproduct zijn, zijn op termijn te vernietigen. Voor steekproeven is een afzonderlijke handleiding ontwikkeld.

• Bekijk hier de Handleiding Steekproeven 

Je kunt dus in overleg met de proceseigenaar de waardering deels bewaren, deels vernietigen voorstellen. Vul dan conform de aanwijzingen bij stap 4.2 (voor het te vernietigen deel) en 4.3 (voor het blijvend te bewaren deel):

• het veld Waardering in. Vermeld duidelijk wat blijvend bewaard wordt. Bijvoorbeeld een steekproef.
• het veld Waardering – instrument(en) in. 
• het veld Waardering - toelichting in.

Fictief voorbeeld

Heb je consensus bereikt met de archivaris? Vul dan de eerder opgestelde concordantietabel aan met de nieuwe waarderingen. Als er geen voorgaande selectielijst is, hoef je dit niet te doen.

Fictief voorbeeld