Een overheidsorganisatie moet informatieobjecten die volgens een selectielijst blijvend te bewaren zijn, na een bepaalde periode overbrengen naar een archiefbewaarplaats. De nieuwe Archiefwet voorziet dat deze periode verkort wordt van twintig naar tien jaar. Maar ook los van deze belangrijke ontwikkeling wordt digitaal overbrengen steeds meer de norm. Nederlandse overheidsorganisaties werken al veel langer digitaal. En creëren en beheren dus vooral digitale overheidsinformatie. Deze handreiking geeft inzicht in digitaal overbrengen. Het biedt praktische handvatten die helpen bij de voorbereiding, uitvoering en afronding.
Overbrengen is een procedure vanuit de Archiefwet. Het verplicht overheidsorganisaties om informatie die op basis van een selectielijst blijvend bewaard moet worden, na een vastgestelde periode, over te brengen naar een daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats.
In het geval van digitale overheidsinformatie worden informatieobjecten zoals tekstbestanden, spreadsheets, websites, bestemmingsplannen, omgevingsvergunningen, audiotulen, digitale foto’s, filmpjes en meer overgebracht naar het e-depot van de archiefbewaarplaats.
Onder digitale overheidsinformatie wordt in deze handreiking zowel digital born als fysiek archief wat onder vervanging is gescand bedoeld.
Deze handreiking is primair voor iedereen die zich bezighoudt bij centrale en decentrale overheden met het overbrengen van digitale overheidsinformatie, zoals adviseurs informatiebeheer van overheidsorganisaties en archiefinstellingen.
Hoewel de handreiking bedoeld is voor specialisten, kunnen informatieprofessionals met deze handreiking het gesprek aangaan met andere belanghebbenden. Bijvoorbeeld beheerders van informatiesystemen, architecten en ontwerpers van informatiesystemen en afdelingsmanagers en projectleiders.
De handreiking is bedoeld voor overheidsorganisaties die het overbrengen van digitale overheidsinformatie zo soepel mogelijk willen laten verlopen.
Deze handreiking verduidelijkt wat overbrengen van digitale overheidsinformatie precies omvat. Geeft praktische handvatten bij de voorbereiding, uitvoering en afronding van het overbrengen van digitale overheidsinformatie. En beschrijft een aantal praktijkvoorbeelden van centrale en decentrale overheden en van verschillende vormen van digitaal overbrengen.
Beter toegankelijk voor gebruikers
Door overheidsinformatie na tien jaar naar een archiefbewaarplaats over te brengen, is deze beter toegankelijk voor burgers en onderzoekers. De meeste informatie bij archiefbewaarplaatsen is daarbij openbaar en voor iedereen in te zien. In sommige gevallen kan informatie voor een beperkte tijd niet of beperkt openbaar zijn. Voor rijksoverheidsorganisaties gaat de brochure Open tenzij hier dieper op in.
Kosten besparen en beheerlast verlagen
Het is bij digitale overheidsinformatie nog belangrijker dan bij papieren archieven om de duurzame toegankelijkheid vanaf het ontstaan te garanderen vanwege de vluchtigheid van het medium. Het bespaart overheidsorganisaties een hoop werk als zij informatiesystemen zo weten in te richten dat informatieobjecten eenvoudig kunnen worden overgebracht. Het overbrengen van digitale overheidsinformatie vermindert daarnaast de beheerlast van een overheidsorganisatie. Bijvoorbeeld, de verantwoordelijkheid om informatieobjecten duurzaam toegankelijk te houden en te voldoen aan de openbaarheid verschuift naar een archiefbewaarplaats.
Voldoen aan wet- en regelgeving
Wet- en regelgeving verplicht overheidsorganisaties hun informatie goed te bewaren. Overheidsinformatie is namelijk niet alleen belangrijk voor de bedrijfsvoering, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding, onderzoek en erfgoedwaarde. De algemene regels zijn beschreven in de Archiefwet, waarvan sommige regels verder zijn uitgewerkt in het Archiefbesluit en de Archiefregeling.