Bereid je voor op een incident: vooraf regelen

In geval van een calamiteit is het belangrijk dat  betrokkenen inhoudelijk op de hoogte zijn van het volgende:

• Taken en verantwoordelijkheden (los van functies in de organisatie).
• Indien aanwezig: de prioriteitenlijst. Hier staan archiefstukken op die met voorrang behandeld moeten worden.
• Welke (be)handelingen wel en niet goed zijn om (verdere) schade aan de collectie te stoppen of nieuwe schade te voorkomen.
• De alarmprocedure: wie komt wanneer in actie en hoe lopen communicatielijnen.
• Er moet een eerste beoordeling van de situatie uitgevoerd worden om de te nemen acties te bepalen; wat moet als eerste gebeuren en wie is daarbij nodig.
• Welke hulp in te schakelen bij welke calamiteit; is er een Collectiehulpverleningsteam (CHV-team), zijn er betrokken collega’s, vrijwilligers, etc.
• Welke interne betrokkenen te informeren (afdeling of team Facilitaire Zaken, conciërge, gebouwbeheerder, depotmanager, restaurator, conservator, hoofd Collectie, huismeester, directeur, afdeling of team Communicatie etc.) 
• Welke externe betrokkenen te informeren (salvagebedrijf, verzekeraar, bruikleengever, politie/brandweer, gemeente, hoofdkantoor etc.).

Na de calamiteit is het belangrijk om:

• Genomen afspraken en besluiten vast te leggen;
• Ondernomen acties te evalueren; wat ging goed, wat kan/moet volgende keer beter;
• Afspraken en werkwijzen aan te passen als dat nodig is.

De directie en/of het bestuur van de organisatie heeft de plicht te zorgen voor goed beheer en behoud van de collectie. Ze is dus ook verantwoordelijk voor het nemen van maatregelen om incidenten te voorkomen en schade zoveel mogelijk te beperken als er toch iets voorvalt. Het CHV-plan ziet er voor elke organisatie anders uit. De focus van het plan ligt altijd op voorbereiding op of het voorkomen van incidenten en/of het zoveel mogelijk beperken van schade aan objecten als er toch iets voorvalt. In sommige organisaties is het CHV-plan onderdeel van het algemene calamiteitenplan. Terwijl in andere organisaties beide documenten apart worden opgesteld. 

Breng de veiligheidsmaatregelen in kaart

Er zijn maatregelen op diverse gebieden die voor veiligheid binnen een organisatie zorgen:

• Organisatorische maatregelen, zoals beleid, procedures en werkafspraken. Welke personen zijn betrokken en op welk moment en met welke taak. Denk aan bedrijfshulpverlening, belboom, depotmanager etc.
• Bouwkundige maatregelen. Dit zijn maatregelen die gevolgen beperken. Zoals het dichtvallen van branddeuren bij een brandalarm, veiligheidsdeuren, hang- en sluitwerk.
• Elektronische maatregelen. Zoals alarmsystemen en eerste verantwoordelijke als het alarm afgaat (binnen en buiten openingstijden), inbraakdetectie, etc.

Aanbeveling voor management en bestuur

• Bespreek met elkaar wat je wilt bereiken met het CHV-plan. En welke stappen daarvoor genomen moeten worden.
• Bespreek intern wie verantwoordelijk is voor het opstellen van het plan en het actueel houden ervan.
• Zorg dat er een permanent budget beschikbaar is voor:  
  1.  Aanschaf van middelen en materialen.
  2. Training van medewerkers en interne oefeningen.
  Neem dit ook op in het plan.
• Stel vervolgens daadwerkelijk een CHV-plan op.
• Stel het plan officieel vast (directie, MT, bestuur);
• Stel een permanent budget beschikbaar voor:  
  1. Aanschaf van middelen en materialen en 
  2. Training medewerkers en interne oefeningen.

Maak afspraken en leg deze vast in het collectiehulpverleningsplan.

Tip

Neem een paragraaf CHV op in het Bedrijfshulpverleningsplan en als onderdeel van het Integraal calamiteitenplan. 

Weet wat voor collectie in huis is

• Maak een overzicht van de diverse onderdelen van de collectie en waar die te vinden zijn. Zoals: archief in dozen, boeken, kaarten, foto’s, harde schijven, microfilms, geluidsbanden, bijzondere objecten, etc.
• Stel jezelf de vraag: hoe zou de collectie schade kunnen oplopen? 
• Weet welke (be)handelingen wel en niet goed zijn om (verdere) schade aan de collectie te stoppen of nieuwe schade te voorkomen. 
• Beschrijf kort een aantal scenario’s bij de grootste risico’s die je ziet voor de collectie en hoe hierop gereageerd moet worden. Houd in het achterhoofd dat het bij CHV gaat om onverwachte ongewenste gebeurtenissen en niet om schade door bijvoorbeeld verbleking of een verkeerd binnenklimaat.

Een aantal voorbeelden van incidenten zijn:

• Stroomuitval (langdurig) in het gebouw en/of de omgeving.
• Waterlekkage in een depot, tentoonstellingsruimte of opslagruimte.
• Schimmelvorming op objecten.
• Diefstal van objecten.
• Zware storm of hevige regelval.

Tip

Weet ook wat je vooral niet moet doen.

Weet waar je belangrijke zaken kunt vinden, zoals :

• Hoofdaansluiting gas/water/elektriciteit.
• Brandmeldinstallatie.
• Klimaatinstallatie.
• Gebouwbeheerssysteem.
• Noodstroomaggregaat.
• Technische ruimten.
• EHBO-ruimte/-koffers en AED;
• Gebedsruimte en kolfruimte.
• Reservesleutels.
• Opslagruimte camerabeelden.
• Serverruimte.
• Voorraad noodmaterialen (voorbeeld).

Gebouw specifieke zaken, zoals:

• Restauratie atelier.
• Chemicaliënkluis.
• Stoomketel.
• Nooduitgangen; bijvoorbeeld op een dak.
• Interne verbinding met een ander gebouw.

Tip

Maak foto’s van de gas-/water-/lichtaansluitingen en voeg deze toe aan het CHV-plan. En noteer de locatie op de plattegrond(en) van je gebouw.

Om adequaat te kunnen reageren op incidenten is het belangrijk te weten hoe de alarmering in de organisatie is ingericht of hoe je deze in kunt richten. En ook welke stappen genomen moeten worden als er een incident is en door wie. Dit kan helpen om veilig en snel te reageren.

Belangrijke punten om over na te denken:

• Wie reageert er binnen openingstijden op een melding? Is er een automatisch meldsysteem in het pand en waar/bij wie komt de melding uit? Bijvoorbeeld bij de beveiligingsloge. 
  Wat gebeurt er daarna met de melding; wie moet in actie komen?
• Waar of bij wie moet een incident gemeld worden als er geen automatische melding is?
• Wie reageert er buiten openingstijden op een melding? Is er bijvoorbeeld een (geprinte) belboom/telefoonlijst met noodnummers, oproepdienst of is er een particuliere alarmcentrale (PAC).

Tip

Maak een (geprint) stroomschema om in één oogopslag een overzichtelijk beeld te hebben van acties en aanspreekpunten.

Zelf een stroomschema maken in Word

1. Open een leeg document in Word.
2. Voeg vormen toe via “SmartArt “of “Vormen”.
3. Voeg tekst toe in de vormen die duidelijk maken waar het over gaat (naam of actie)
4. Voeg lijnen/pijlen toe tussen de vormen om aan te geven wat de relatie is of de volgorde van de handelingen
5. Voorbeeld van een stroomschema:

Er zijn veel voorbeelden van stroomschema’s te vinden op internet. Zorg dat het schema bekend is en beschikbaar (geprint) is.

Neem in het CHV-plan op dat betrokkenen regelmatig oefenen met wat in het plan is afgesproken. Dat hoeft geen ingewikkelde oefening te zijn. Kijk voor voorbeelden bij het onderdeel Bereid je voor op een incident: oefenen.

Interne personen

Denk ook aan interne personen die van belang kunnen zijn bij (de voorbereiding op) calamiteiten en het samenstellen van het CHV. Zoals Facilitaire Zaken, de conciërge, gebouwbeheerder, depotmanager/beheerder, restaurator, conservator, hoofd Collectie, huismeester, directeur en Communicatie.

Derden

Er zijn ook externe partijen die van belang kunnen zijn. Denk aan de verzekeraar, een gespecialiseerd reddings-/herstelbedrijf (salvage), bruikleengever, politie en brandweer, de gemeente, hoofdkantoor etc..

Hulpdiensten

Voorbereid zijn op een incident kan schade beperken. Een goede relatie met hulpdiensten zoals de brandweer kan daarbij helpen. Goede tips over hoe je dat kunt aanpakken vind je op de website van de Rijksdienst voor het cultureel erfgoed.

Erfgoedinstellingen

Zoek contact met erfgoedinstellingen in de buurt van je eigen organisatie zodat je elkaar kunt helpen. Bijvoorbeeld voor tips bij het opstellen van je CHV-plan. Of extra expertise in geval van calamiteiten. Misschien kun je materialen van elkaar lenen of kun samen materialen aanschaffen.

Buurtnetwerk

Zoek daarnaast contact met organisaties in de directe omgeving. Misschien kunnen jullie een beroep op elkaar  doen in geval van een calamiteit. 
Wil je meer weten over ‘buurtdraaiboeken’” laat je op de website 'Wacht niet op Water' inspireren.

Meldplicht incidenten

In sommige gevallen bestaat er een meldplicht op grond artikel 10.2 van de Archiefwet 2026. In de Archiefregeling 2026 staat deze bepaling onder Artikel 7.1 verder uitgewerkt.

Registratie incidenten

Het aan te raden zelf goed bij te houden welke incidenten zich met de collectie voordoen. Dit kan in een eenvoudig overzicht dat centraal bewaard wordt:

• Wat is er gebeurd 
• Waar in het gebouw / in welk depot
• Welke schade / welk materiaal betrokken
• Welke maatregelen zijn genomen
• Wie waren betrokken bij het incident en de afhandeling ervan (intern / extern).

Maak hierbij vooral ook gebruik van de informatie uit de quickscan, bij Uitvoering: Handelen bij een incident, stap 2. doe een quickscan.