Als verantwoordelijk overheidsorgaan regel je de openbaarheid van het over te dragen archief en beoordeel je of en welke informatie beperkt openbaar is. Vervolgens adviseert de rijksarchivaris je hierover. Wanneer de openbaarheid van een archiefblok beperkt wordt, leg je dit vast in een Besluit beperking openbaarheid. Dit besluit is een bijlage van de Verklaring van Overbrenging.
Processtappen
Alles uitklappenZijn er mogelijk beperkingen aan de openbaarheid op uw overheidsarchief? Dan stuur je een schriftelijke adviesaanvraag naar de rijksarchivaris.
Deze bevat:
- een aanbiedingsbrief
- een ingevulde concept-Verklaring van Overbrenging met beperkende bepalingen
- een ingevuld concept-Besluit Beperking Openbaarheid
- een goedgekeurde inventaris; dit is alleen nodig als het om decentraal rijksarchief gaat dat naar een Regionaal Historisch Centrum/archiefdienst wordt overgebracht
Je kan de adviesaanvragen sturen naar de (NA) adviseur overbrenging overheidsinformatie waarmee je in contact staat. Of, als je de verantwoordelijke medewerker/deze contactpersoon nog niet kent, dan kunt u de aanvragen versturen via e-mail aan info@nationaalarchief.nl, t.a.v. de rijksarchivaris, o.v.v. Adviesaanvraag .....
Als het nodig is vragen we om meer informatie om tot een oordeel te komen. Daarna stellen we een advies op.
Je besluit vervolgens of je het advies van de rijksarchivaris overneemt of niet. Daarna publiceer je het Besluit beperking openbaarheid in de Staatscourant. Dat is om iedereen de gelegenheid te geven om te reageren op het besluit.
Als je afwijkt van het advies, stuur dan een motivatie mee. Bij voorkeur in het Besluit beperking openbaarheid of als bijlage van het besluit. Zo kan iedereen, ook de burger, het hele proces volgen.
Ongevraagd advies van de rijksarchivaris
Als je geen beperkingen wilt stellen (en dus geen advies hoeft te vragen) kan het voorkomen dat de rijksarchivaris het daar niet mee eens is. De rijksarchivaris kan dan ongevraagd advies uitbrengen. Het is namelijk diens plicht je daarop te wijzen.
Voor meer informatie, een stappenplan en formats zie de handreiking Openbaarheid bij en na overbrenging
