Ontwikkeling DUTO-raamwerk
De DUTO-eisen zijn in april 2024 vervangen door het DUTO-raamwerk. Met deze norm kan een organisatie nog beter de passende maatregelen bepalen om overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken. Alle modules van het DUTO-raamwerk zijn inmiddels gepubliceerd. Met de publicatie van het DUTO-raamwerk komen de DUTO-eisen te vervallen.
Wat zijn de DUTO-eisen?
De DUTO-eisen zijn een programma van eisen voor duurzame toegankelijkheid van de informatie in de informatiesystemen van overheidsorganisaties.
De eisen zijn generiek van aard en weerspiegelen de eisen die gebruikers stellen aan de toegankelijkheid van de informatie.
Voor wie zijn de DUTO-eisen bedoeld?
De eisen zijn bedoeld voor de volgende personen binnen een overheidsorganisatie:
- Adviseurs die eisen opstellen voor het (her)ontwerp van informatiesystemen en deze vertalen naar concrete plannen. Voorbeelden van deze adviseurs zijn architecten, informatiemanagers en -beheerders, proces-of informatieanalisten, inkoopadviseurs en adviseurs digitale archivering.
- Projectleiders die de opdracht voor het opnemen van de DUTO-eisen in informatiesystemen uitvoeren.
- Managers die verantwoordelijk zijn voor de werkprocessen en de bijbehorende informatiesystemen. Zij nemen de besluiten over de eisen en ontwerpen en zien er op toe dat deze besluiten worden uitgevoerd Bijvoorbeeld de directeur bedrijfsvoering of CIO. Managers zullen de DUTO-eisen niet zelf gebruiken, maar kunnen wel de opdracht geven ze toe te passen.
Waarom gebruik je de DUTO-eisen?
Als een overheidsorganisatie haar informatie duurzaam toegankelijk wil maken, dan zijn aanpassingen aan haar informatiesystemen noodzakelijk: het inbouwen van functionaliteit, op basis van een programma van eisen. Iedere overheidsorganisatie mag die voor zichzelf opstellen. Maar een eigen programma van eisen opstellen kost veel tijd en expertise. De DUTO-eisen bieden overheidsorganisaties een standaard programma van eisen.
Op die manier voldoen overheidsorganisaties aan de verplichting om toetsbare eisen op te stellen voor blijvend te bewaren informatie. In de praktijk zijn diezelfde toetsbare eisen net zo nuttig voor informatie die na verloop van tijd vernietigd wordt. Omdat die informatie vaak voor langere tijd toegankelijk moet zijn.
Zijn de DUTO-eisen verplicht?
DUTO-eisen hebben de status van een ’norm’. Dit wil zeggen: een erkende werkwijze van een bepaald onderwerp en toepassingsgebied die via consensus tot stand komt en door een erkende instelling wordt ontwikkeld en beheerd. Het toepassen van de DUTO-eisen is dus niet verplicht, maar wordt sterk aangeraden.
Waarop zijn de DUTO-eisen van toepassing
DUTO-eisen zijn van toepassing op alle informatiesystemen die een overheidsorganisatie gebruikt en op alle informatie die zij ontvangt of maakt bij het uitvoeren haar taken. Het maakt dus niet uit voor welke taak het informatiesysteem gebruikt wordt of wat de vorm of inhoud van de informatie is. Dit geldt zowel voor informatie die tijdelijk als blijvend bewaard moet worden en voor alle overheidsorganisaties.
Uitgangspunt voor toepassen van de DUTO-eisen is dat overheidsorganisaties al beschikken over een kwaliteitsmanagementsysteem waarbinnen de DUTO-eisen toegepast kunnen worden.
Hoe gebruik je de DUTO-eisen?
Bij de aankoop, bouw, aanpassing, migratie of uitfasering van een informatiesysteem pas je de DUTO-eisen toe. Door ze op te nemen als requirements op het moment dat er inrichtingskeuzes voor nieuwe informatiesystemen gemaakt worden. Denk aan de start van projecten en programma’s, het inrichten of herzien van startarchitecturen, of inkoopbestekken. Op deze manier wordt archiveren by design toegepast.
Relatie met de DUTO-scan
DUTO-eisen zijn de algemeen geldende eisen voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Zij worden toegepast volgens het ‘by design-principe’. Dat wil zeggen dat het toepassen van de DUTO-eisen samenhangt met inrichtingskeuzes van een organisatie voor nieuwe informatiesystemen.
In aanvulling op de DUTO-eisen kan een DUTO-scan worden uitgevoerd. Op basis van gebruikerswensen worden verdere aanbevelingen geformuleerd. Hiermee kan bij de inrichting rekening mee gehouden worden. Hiermee kan de duurzame toegankelijkheid van informatie verbeterd worden binnen een bepaalde scope. Bij deze werkvorm wordt uitgegaan van de vijf kenmerken voor (duurzame) toegankelijkheid.
Bredere toepassing
De DUTO-eisen kunnen ook breder toegepast worden dan per informatiesysteem. Bijvoorbeeld door ze onderdeel te maken van het CIO-beleid, programmaplannen, projectplannen of (enterprise)architectuur. En waar mogelijk in combinatie met de andere aspecten van informatiebeheer, zoals beveiliging, privacy en openbaarheid.
Audits
Zijn de DUTO-eisen opgenomen in het ontwerp van informatiesystemen? Dan kan een overheidsorganisatie ze ook opnemen in audits over die informatiesystemen.