Externe deskundige vragen om inbreng
Wanneer uw organisatie en het Nationaal Archief het onderling eens zijn over de inhoud van de conceptselectielijst, vraagt u de externe deskundige om zijn/haar inbreng. U deelt de adviesvraag ook met de begeleider vanuit het Nationaal Archief. In deze adviesaanvraag komt duidelijk naar voren wat van de externe deskundige verwacht wordt.
Aandachtspunten bij adviesvraag
U heeft namens de overheidsorganisatie contact met de externe deskundige en u legt de adviesvraag voor. Hier vindt u een voorbeeldbrief. Als u zelf een adviesvraag formuleert, neem dan de volgende elementen in de adviesvraag op:
- Bij de totstandkoming van de selectielijst is overleg geweest tussen het Nationaal Archief en de overheidsorganisatie. Wijs op het (in de selectielijst ingevoegde) verslag overleg.
- Benadruk dat u van de externe deskundige een advies verwacht vanuit het burgerbelang.
- Vermeld in de adviesvraag tot wie de externe deskundige zijn advies kan richten.
- Spreek met de externe deskundige af wanneer het advies uitgebracht wordt. U kunt ook een termijn aangeven waarbinnen u het advies wilt hebben.
- Voeg de conceptselectielijst bij de adviesaanvraag.
Voorbeeld adviesaanvraag externe deskundige
Advies verwerken
De externe deskundige adviseert over de selectielijst en stelt mogelijke wijzigingen voor. U deelt het advies direct met de begeleider vanuit het Nationaal Archief. Daarna wordt gezamenlijk besloten welke eventuele aanpassingen op basis van de inbreng van de externe deskundige aan de selectielijst worden gemaakt. Er bestaat geen verplichting om het advies van de externe deskundige (in zijn geheel) over te nemen.
Ook het ‘verslag overleg’ wordt beschreven welke wijzigingen in de selectielijst zijn aangebracht naar aanleiding van de inbreng van de externe deskundige. Wanneer delen van het advies niet worden overgenomen, wordt dit gemotiveerd in het verslag.
De nieuwe versies van de selectielijst en van het verslag overleg legt u aan de externe deskundige voor.
Bij de ministeries en grotere zelfstandige bestuursorganen wordt de selectielijst besproken in het strategisch informatieoverleg (SIO). De externe deskundige is deelnemer en kan zijn/haar inbreng toelichten en bespreekpunten aandragen. Bij overheidsorganisaties zonder SIO geeft de externe deskundige doorgaans schriftelijk zijn/haar inbreng.
Als het advies van de externe deskundige en eventuele besluiten van het SIO zijn verwerkt in de selectielijst, worden de definitieve versie van de selectielijst en het bijhorende ‘verslag overleg’ ter inzage gelegd bij het Nationaal Archief.