Voor de Rijksoverheid heeft het Nationaal Archief een werkproces ingericht om de benoeming van een externe deskundige in goede banen te leiden. Voor waterschappen, provincies en gemeenten is de benoeming anders geregeld.
Elke organisatie die een selectielijst opstelt, zoekt een eigen externe deskundige. De externe deskundige moet wel aan een aantal criteria voldoen.
Stappenplan benoeming voor de Rijksoverheid
Alles uitklappenAan de hand van het profiel externe deskundige zoekt u zelf een externe deskundige. Indien nodig ondersteunt het Nationaal Archief met het zoeken naar geschikte kandidaten.
Het is mogelijk de externe deskundige een financiële vergoeding toe te kennen voor zijn/haar bijdrage aan de totstandkoming van de selectielijst. Eventuele vergoedingen zijn voor rekening van de betreffende overheidsorganisatie. Ga hierover ook het gesprek aan met de kandidaat extern deskundige.
Als u een geschikte kandidaat gevonden heeft die voldoet aan het profiel, dan legt u uw keuze voor de beoogde externe deskundige eerst informeel voor aan het Nationaal Archief met motivering voor de keuze. De benoeming vindt namelijk plaats op voordracht van de overheidsorganisatie én de algemene rijksarchivaris (Nationaal Archief).
Indien het Nationaal Archief akkoord is met de kandidaat, benadert u deze persoon met de vraag of hij/zij de rol van externe deskundige wil vervullen. Als de kandidaat meer informatie wil, kunt u verwijzen naar dit informatieblad.
Als de beoogde externe deskundige bereid is om te adviseren, start de formele voordracht aan de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. U stelt een voordrachtsbrief op waarin u uw keuze motiveert aan de hand van het profiel externe deskundige.
De voordrachtsbrief beantwoordt aan de volgende voorwaarden:
- U stuurt het bericht aan de algemene rijksarchivaris, ter attentie van uw begeleider van de selectielijst.
- De volledige naam van de externe deskundige moet in de brief genoemd zijn.
- U geeft aan dat de externe deskundige onafhankelijk is en eventuele bijzonderheden hierbij.
- U geeft aan waarom u van mening bent dat de voorgedragen kandidaat deskundig is ‘op het gebied van de relatie tussen burger en overheid’ en ‘het belang van overheidsinformatie voor deze relatie’.
- U voegt het curriculum vitae van de externe deskundige bij.
Of u gebruikt de voorbeeldbrief die aan bovenstaande voorwaarden voldoet.
Voorbeeldbrief voordracht externe deskundige
Het Nationaal Archief zorgt voor de administratieve afhandeling van de benoemingsprocedure. De staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap benoemt de externe deskundige. Na de ondertekening van het besluit door de staatssecretaris, ontvangen de externe deskundige en de overheidsorganisatie een (digitale) afschrift van het benoemingsbesluit.
Benoeming bij waterschappen, provincies en gemeenten
Voor waterschappen, provincies en gemeenten verloopt de benoeming van de externe deskundige anders. Een externe deskundige voor lokale overheden wordt niet benoemd door de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, maar door de ‘zorgdrager van de archiefbewaarplaats’. Dit zijn de dagelijks besturen van waterschappen, Gedeputeerde Staten of colleges van Burgemeester en Wethouders. De voordracht gebeurt door de overige leden van het strategisch informatieoverleg (SIO) van de lokale overheden.
In de praktijk worden de koepelorganisaties Unie van Waterschappen, Interprovinciaal Overleg en Vereniging van Nederlandse Gemeenten door hun leden gemandateerd om dit benoemingsbesluit te nemen.