Deze pagina is onderdeel van de Eisen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie (DUTO-eisen).
Eis
Van elk informatieobject is een export beschikbaar, binnen redelijke tijd en inspanning.
Doel
De informatiegebruiker (mens of machine) kan het informatieobject bewaren en verwerken in de eigen gebruiksomgeving. Daardoor is de informatiegebruiker voor de toegang tot de informatie zo min mogelijk afhankelijk van de beheeromgeving.
Toelichting
Een export kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Bijvoorbeeld:
- Opname als afschrift van het informatieobject in de eigen administratie van de gebruiker.
- Om (met een viewer) een weergave te maken.
- Het maken van een nieuw informatieobject op basis van een bestaand object.
- Indexering door een zoekmachine.
- Data-analyse.
- Overbrenging van het informatieobject naar een archief.
Er mogen geen onredelijke technische of procedurele belemmeringen zijn om een export op te vragen (als een gebruiker daar recht op heeft: zie Eis 7). Wat een onredelijke belemmering is, hangt af van de aard van de informatie en de gebruikers. Het moet daarom voor elke geval apart worden vastgesteld. Omdat de technische mogelijkheden en maatschappelijke verwachtingen aan verandering onderhevig zijn, moet deze afweging geregeld herijkt worden.
Implementatieadvies
- Maak een persistente URL voor het opvragen van de export. Deze kan gebruikt worden om te verwijzen naar het informatieobject. Bijvoorbeeld vanuit een zoekresultaat, e-mail, metagegevens van een ander informatieobject of bookmarks.
- Stel vast wat de mogelijke gebruikersgroepen. Voer regelmatig gebruikersonderzoek onder deze gebruikersgroepen uit om te bepalen of de benodigde tijd en inspanning als redelijk ervaren wordt.
Bronverwijzingen
- NEN 2082 Eis 60: "Aan de hand van criteria kan een reeks archiefbestanddelen worden geselecteerd. De gehele reeks of een deel van de geselecteerde archiefbestanddelen moet kunnen worden gemarkeerd voor verdere verwerking. De verdere verwerking wordt uitgevoerd op individuele archiefstukken/archiefbestanddelen. De verdere verwerking kan bestaan uit bijv. vernietigen, overdragen of exporteren."