Goede toegang tot overgebrachte, digitale informatie is belangrijk voor medewerkers van archiefvormers. Door deze toegang goed in te richten vormt het overbrengen van digitale informatie naar een archiefinstelling geen belemmering voor hun werkzaamheden.
Deze handreiking is dan ook voor archiefvormers. Het geeft inzicht in de verschillende vormen van toegang die mogelijk zijn na overbrenging van digitale informatie. En het geeft een mogelijke aanpak voor de realisatie daarvan. In samenspraak bepalen archiefvormer en archiefinstelling welke zaken in welke tijd en tegen welke kosten kunnen worden gerealiseerd.
Met archiefvormers wordt bedoeld de overheidsorganisaties waar de informatie ontvangen of gemaakt wordt bij het uitvoeren van taken.
De voorziening waar de digitale informatie wordt bewaard na overbrenging is meestal een e-depot of digitaal depot.
Volgens de Archiefwet zijn overheidsorganisaties verplicht om hun blijvend te bewaren informatie na twintig jaar over te dragen aan een archiefinstelling. Hier wordt het bewaard in een e-depot. De termijn van twintig jaar wordt met de nieuwe aangekondigde Archiefwet verkort naar tien jaar. Medewerkers van archiefvormers moeten vaak nog een beroep doen op deze ‘jonge’ informatie. Ook na overbrengen.
De behoefte aan inzicht in de wijze waarop toegang tot de door hen overgebrachte informatie geregeld kan worden, neemt naar verwachting mede door deze wetswijziging toe.
Deze handreiking gaat in op:
- Goede toegang: wat is dat en waarom is het belangrijk?
- Varianten van toegang.
- Voor- en nadelen zijn van deze varianten van toegang voor archiefvormers en –instellingen.
- Wat archiefvormers en archiefinstellingen kunnen doen om de toegang tot overgebrachte, digitale informatie goed te regelen.
Deze handreiking gaat niet in op het realiseren van een overbrenging en uitgeplaatste informatie. De toegang voor anderen, zoals burgers, tot overgebrachte, digitale informatie valt ook buiten de scope van deze handreiking.
Adviseurs en projectleiders bij overheidsorganisaties en hun ICT-leveranciers. Betrokken bij het maken van afspraken over toegang tot overgebrachte, digitale informatie en het ontwerpen van de voorzieningen hiervoor. Zoals informatieadviseurs en architecten van archiefvormers en -instellingen.
De toepassing van deze handreiking is niet verplicht, maar wordt wel aanbevolen. De Archiefwet 1995 schrijft voor dat blijvend te bewaren informatieobjecten uiterlijk na twintig jaar worden overgebracht naar een archiefinstelling (Art. 12). Met de nieuwe Archiefwet wordt dit mogelijk terug gebracht naar tien jaar. In het licht van een verkorting van de overbrengingstermijn is goede toegang extra relevant.
- Deze handreiking is van toepassing op alle overheidsorganisaties (in de wet aangeduid als overheidsorganen) zoals beschreven in de Archiefwet, waaronder gemeenten, waterschappen, provincies, uitvoeringsorganisaties en departementen.
- Deze handreiking is van toepassing op alle door overheidsorganisaties naar een archiefinstelling overgebrachte, digitale informatie.
- De toegang in deze handreiking is de toegang van medewerkers tot de door hun overheidsorganisatie overgebrachte, digitale informatie, zoals vermeld in art. 18 van de Archiefwet 1995.
- De overgebrachte, digitale informatie kan zowel openbaar, als beperkt openbaar zijn.
Gebruik deze handreiking op het moment dat je start met een project voor het overbrengen van digitale informatie naar een archiefinstelling. Ook wanneer een overbrenging al is gerealiseerd, kan deze handreiking helpen bij het maken van nieuwe of nadere afspraken hierover tussen archiefvormer en archiefinstelling.
Dit kan als volgt:
- Bepaal de criteria die de archiefvormer stelt aan de toegang.
- Selecteer een variant voor toegang op basis van de informatiebehoefte, kwaliteitscriteria en kosten.
- Realiseer de variant van toegang samen met de archiefinstelling.