Wanneer en hoe bepaal je welke variant het beste past?

Om een variant te selecteren kunnen verschillende afwegingen worden gemaakt. De belangrijkste factoren hiervoor zijn:

1. Verwachte informatiebehoefte van de archiefvormer. 
2. Kwaliteitscriteria voor toegang.
3. Ontwikkel- en beheerkosten. 

Verwachte informatiebehoefte

De eerste vraag die gesteld moet worden is wat de verwachte vraag en informatiebehoefte van de archiefvormer naar toegang is. 
Deze behoefte kan verschillen naarmate de tijd verstrijkt. Recent overgebracht materiaal wordt vaker opgevraagd. Na verloop van tijd neemt het aantal aanvragen sterk af. 
Wanneer er geen concrete behoefte aan toegang bij de archiefvormer is, zijn de kwaliteitscriteria ondergeschikt en kunnen de ontwikkel- en beheerkosten doorslaggevend zijn.  

Op basis van de volgende vragen is na te gaan wat de verwachte informatiebehoefte is.

• Wie kan om inzage vragen en met welk doel?
  En is dat vaak door dezelfde medewerkers of juist niet? 
   
• Hoe vaak kun je inzage verwachten? 
  Wordt er regelmatig om inzage verzocht? Dit kan verschillen per soort informatie. 
  Is slechts eenmalig toegang nodig, maar wel grootschalig, zoals bij een parlementair onderzoek? Of is toegang eenmalig nodig voor een individuele gebruiker? 
   
• Kan toegang per individuele medewerker worden geregeld, of moet een archiefmedewerker hierin een schakel zijn?
  Organisatorische afspraken bij de archiefvormer kunnen zorgen dat toegang via een centrale afdeling moet worden geregeld. Dit kost de medewerker van de archiefvormer meer tijd bij een inzageverzoek, maar maakt het autorisatiebeheer binnen de systemen eenvoudiger. 
   
• Hoe groot is de behoefte aan inzage in beperkt openbaar materiaal? 
  Als er weinig inzageverzoeken zijn voor beperkt openbaar materiaal, is het misschien gunstig om zoveel mogelijk gebruik te maken van de bestaande kanalen die ook voor openbaar materiaal voor burgers en andere gebruikers ingezet worden. 
   
• Hoe ver liggen de archiefinstelling en de archiefvormende organisatie geografisch gezien uit elkaar?
  Informatie inzien op locatie van de archiefinstelling kan bij een regionale of landelijke archiefinstelling een grotere belemmering zijn dan bij een stadsarchief. Dit kan de keuze voor variant 1 doorslaggevend maken. 

Kwaliteitscriteria 

Afhankelijk van de behoefte aan toegang kan een keuze worden gemaakt voor een variant van toegang. In onderstaande tabel wordt de mate weergegeven waarin de varianten over het algemeen voldoen aan de kwaliteitscriteria. Dit kan uiteraard per situatie verschillen. Toets daarom de scores altijd aan de eigen specifieke situatie. 

Uitleg scores:
☹    de variant voldoet matig tot slecht aan het kwaliteitscriterium.
?    de variant voldoet redelijk tot goed aan het kwaliteitscriterium.

Ontwikkel- en beheerkosten

De kosten voor de varianten zijn divers. Per variant kan het verschillen of deze kosten (meer) bij de archiefvormer of bij de archiefinstelling liggen. Vooral als er sprake is van de technisch meer uitdagende varianten 4 en 5 moet rekening gehouden worden met de ontwikkel- en beheerkosten.

Technische factoren die bepalend kunnen zijn voor de kosten:

• Zijn de bestaande bronsystemen of eigen zoek- en e-depotoplossingen geschikt voor gegevensuitwisseling met elkaar?
  Wanneer gegevensuitwisseling tussen twee systemen een uitdaging vormt, kunnen de ontwikkelkosten van een koppeling bij de varianten 4 en 5 hoog uitvallen. Maatwerk kan in onderhoud hoge kosten met zich meebrengen. Indien een metadatastandaard zoals MDTO zowel bij de archiefvormer als de -instelling is geïmplementeerd, hoeft dit echter geen probleem te zijn. 
  In sommige gevallen, als er bijvoorbeeld sprake is van legacy-systemen, kan het zelfs zo zijn dat het realiseren van een koppeling bij variant 5 onmogelijk is. In dat geval kan een organisatorische oplossing worden overwogen, waarbij een (zicht-)kopie wordt gebruikt.
   
• Beschikken de systemen over de gewenste viewmogelijkheden? Of zijn er investeringen nodig om bestanden goed te kunnen inzien, ook als het om bijzondere bestandsformaten gaat?
  Wanneer een e-depotoplossing niet de viewmogelijkheden biedt die de medewerker van de archiefvormer nodig heeft om het werk goed uit te voeren, kan er voor een variant worden gekozen. Hierbij wordt gebruikgemaakt van de viewer in het bronsysteem (variant 5) of het eigen zoeksysteem (variant 4). Het ontwikkelingen van een viewer voor variant 4 kan hoge kosten met zich meebrengen. 
   
• Hoe lang gaat het bronsysteem (nog) mee?
  De levensduur van een ICT-systeem is beperkt. Bij vervanging moet – wanneer gekozen is voor variant 4 of 5 a – de toegang met een koppeling opnieuw worden geregeld. 
   
• Welke kosten moeten er worden gemaakt om full text op de informatie te kunnen zoeken?
  Als dit er al is, bijvoorbeeld in de eigen zoeksysteemoplossing (variant 4), kan het verstandig zijn de toegang zo te organiseren dat daarvan gebruik kan worden gemaakt. Maar ook het implementeren van full text--zoekmogelijkheden in het e-depot of bronsysteem (voor variant 5) behoort – wanneer die er nog niet zijn – tot de mogelijkheden.
   
• Hoeveel geld en tijd kost het om het zoeken op domeinspecifieke metagegevens mogelijk te maken? En op welke manier? 
  Het ondersteunen van verschillende metadataschema’s van archiefvormers door archiefinstellingen kan erg uitdagend zijn. Soms is een tussenstap ook mogelijk. Bijvoorbeeld in de vorm van een XML (eXtensible Markup Language) Hiermee kunnen gegevens op een gestructureerde manier vastgelegd worden. Deze XML wordt meegeleverd met het bestand, zodat in die XML ook gezocht kan worden.
   
• Beschikken beide organisaties over voldoende medewerkers met de juiste kennis?
  Om een meer technische variant zoals varianten 4 en 5 a in te kunnen richten, is technische kennis nodig; kennis van koppelvlakken/gegevensuitwisseling, zoektechnieken en viewmogelijkheden. Dit brengt kosten voor opleidingen voor medewerkers of inhuur van de juiste kennis met zich mee.