Archiveren vereist een aantal algemene organisatiebrede maatregelen die het mogelijk maken duurzame toegankelijkheid per werksysteem te realiseren:
- Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden benoemen.
- In selectielijsten vastleggen hoelang verschillende categorieën informatie bewaard worden.
- Opnemen van de doelen, eisen en generieke ontwerpkeuzes over archivering in het informatiebeleid en de bijbehorende instrumenten. Zoals de enterprise architectuur, standaarden en templates.
- Beschikbaar stellen van voldoende middelen. Zoals voor archiveringsexpertise, een goed archiveringssysteem en voor aanpassingen aan alle individuele informatiesystemen.
- Zorgen voor voldoende kennis over archivering bij de ontwerpers van informatiesystemen. En omgekeerd voldoende kennis bij de archiveringsexperts over het ontwerpen van informatiesystemen.
- In projectopdrachten voor informatiesystemen eisen opnemen aan de duurzame toegankelijkheid. Tijdens de projectuitvoering toetsen of aan deze eisen wordt voldaan.
- Toetsing op duurzame toegankelijkheid opnemen in de processen waarmee de kwaliteit van informatiesystemen wordt bewaakt.
De maatregelen die nodig zijn voor het duurzaam toegankelijk houden van informatie bepaal je het beste op het moment dat de informatiesystemen gekocht, gebouwd, ingericht of aangepast worden. We noemen dit 'archiveren by design'. Zie hiervoor de handreiking archiveren by design.